Kenapa entrepreneurs dan start up perlu SOP?

Belakangan ini banyak sekali pertanyaan dan diskusi yang saya ikuti berkaitan dengan SOP (Standard Operating Procedures). Oleh karena itu saya pernah menulis tentang tips membuat SOP secara sederhana.

Diskusi yang baru-baru ini saya ikuti, membuktikan banyak pengusaha muda yang sudah mengerti pentingnya SOP namun belum juga memiliki SOP. Ternyata masalahnya adalah karena kesibukan dalam mengurus bisnis yang makin besar sehingga belum sempat membuat SOP, pemikiran bahwa SOP itu tambahan pekerjaan/cuman ngerepotin aja, serta ada juga yang sudah membuat SOP sederhana namun itupun sering tidak dijalankan oleh pegawainya. Belum lagi banyak isu yang timbul tentang bagaimana mengawasi dan memastikan bahwa SOP itu dijalankan, terutama saat kita sebagai pemilik dan pimpinan perusahaan sedang tidak di tempat.

Sekilas, isu-isu diatas seperti tidak berhubungan. Namun berdasarkan pengalaman saya, seluruh isu  itu terkait dengan bagaimana seorang pengusaha memahami konteks arsitektur bisnisnya, melihat usahanya dalam kacamata menyeluruh. Korespondensi saya dengan seorang kolega berkebangsaan Inggris yang sekarang menetap di Dubai yakni Dr. Yachine Chibane, mengingatkan saya tentang pentingnya membagi pengetahuan ini kepada pengusaha yang baru memulai bisnisnya. Walaupun korespondensi dan diskusi saya dengan Dr. Chibane awalnya dalam konteks korporasi besar yakni integrasi end-to-end process serta penerapan Lean thinking, namun keterlibatan saya dalam proyek WSP/Worldbank untuk mendukung penyiapan bisnis sanitasi bagi pengusaha kecil, mendukung Inkubator Bisnis Mandiri dalam operation/process coaching, serta terlibat dalam pembuatan SOP beberapa perusahaan kecil meyakinkan saya bahwa melihat hubungan Value Proposition, System, dan People Management adalah merupakan blueprint bisnis yang harus dipahami  start up dan pengusaha muda.

Penting bagi para pengusaha menyadari bahwa dengan berjalannya waktu, ide asik yang tadinya lahir dari dari angan-angan dan diskusi segelintir orang, lambat laun (jika memang ide itu banyak yang “beli”) akan berkembang menjadi bisnis yang perlu ditangani dengan serius.

Membangun sistem adalah tahap selanjutnya saat start up kita mulai tumbuh. Tanpa sistem, perusahaan kita menjadi terkekang oleh kemampuan dan capability kita sebagai manusia. Padahal bisnis yang baik akan outgrowth kita dalam waktu yang sangat singkat!

Grafis dibawah mencoba menggambarkan transformasi itu.

Pada awalnya adalah 1-2 orang dengan sebuah ide gila…

arsitektur bisnis finalDiagram segitiga Value Proposition-System-People, menggambarkan bahwa saat bisnis kita mulai berkembang, kita sebagai pengusaha harus memastikan bahwa apapun yang menjadi value proposition (keunikan, competitive advantage kita) harus bisa dieksekusi oleh seluruh karyawan.

Caranya? Membuat sistem yang bisa memastikan itu terjadi. SOP adalah salah satu cara untuk membuat sistem. Cara lain adalah menggunakan teknologi (IT, automation, tracking, barcoding, dan banyak lagi).

Sistem adalah jembatan yang memastikan alignment antara Value Proposition (sebagai kristalisasi ide pengusaha) dengan karyawan yang menjadi ujung tombak eksekusi di lapangan. Di masa-masa awal usaha dimulai, antara ide dan eksekusi tidak menjadi masalah. Kenapa, karena sang pengusaha melakukannya sendiri :)

Disaat usaha sudah berkembang, akan ada gap antara sang pemilik ide/value proposition dengan para pelaksana. Oleh karenanya, sistem dalam bentuk standar kerja dan SOP adalah cara yang lebih simpel untuk memastikan konsistensi eksekusi value proposition itu.

Jika kita adalah pengusaha restoran, bagaimana kita bisa memastikan rasa, takaran, dan look dari makanan kita selalu sesuai dengan yang kita inginkan? SOP

Jika kita pelaku industri kreatif, bagaimana caranya kita memastikan setiap bertemu klien, team Marketing kita selalu menawarkan hal yang sama dengan pricing yang sama? Dengan promise waktu yang sama? SOP

Jika kita adalah pengusaha fashion, bagaimana kita memastikan stok, min-max inventory selalu terjaga? Penagihan billing ke klien selalu konsisten? SOP

Tentunya, cita-cita kita adalah hal-hal diatas bisa kita automate semuanya menggunakan teknologi seperti Amazon.com :) Tapi saat kita baru mulai, lebih murah untuk menuliskan standar kerja dan SOP. Bahkan, jika anda tidak punya waktu untuk membuatnya, banyak sekali konsultan yang bisa membantu untuk mendevelop SOP setelah mengamati dan duduk bareng dengan anda dan karyawan anda. Yang jelas, semakin besar perusahaan anda, semakin penting SOP dan sistem dibuat.

 KPI sebagai pengganti Pengawasan

Lanjut pada pertanyaan, lalu bagaimana memastikan SOP yang sudah dibuat bisa dilakukan oleh karyawan? Apakah perlu saya sebagai pemilik nongkrongin terus usaha saya? Tentu tidak. Justru dengan sistem yang baik, anda sebagai pengusaha bisa fokus dalam hal yang menjadi nilai tambah anda: dreaming & growing the business.

Pengawasan bisa kita substitusikan dalam bentuk KPI: Key Performance Indicators.

Untuk memulai, saya merekomendasikan 6 KPI saja, 3 KPI bulanan dan 3 KPI harian.

3 KPI bulanan adalah indikator yang menunjukkan sehat atau tidaknya bisnis kita:

1. Monthly Sales (dalam Rupiah)

2. Monthly Cost (dalam Rupiah)

3. Monthly Profit (dalam Rupiah dan % profit margin)

3 KPI harian adalah indikator untuk memonitor jalannya bisnis kita di level operasi atau eksekusi oleh karyawan. Indikator ini ditentukan disesuaikan dengan Value Proposition yang menjadi jualan utama bisnis anda. Ini 3 hal yang bisa menjadi contoh jika anda dalam bisnis makanan/restoran:

1. Daily customers/visitors (dalam jumlah orang)

2. Average service time per order (dalam menit)

3. Jumlah complaint per hari (dalam angka dan isi complaint)

Sekali lagi, KPI harian bisa dipilih dan disesuaikan dengan jenis usaha dan apa yang menjadi keunikan bisnis kita. Apakah boleh KPI lebih dari 6 diatas? Tentu saja  boleh, yang penting datanya memang bisa didapatkan dengan konsisten dan valid.

Selain tracking, tentunya kita sebagai pengusaha harus menetapkan target dan standar untuk semua KPI yang ada. Dari situ kita bisa melihat bagus atau tidaknya kinerja perusahaan kita.

KPI bulanan akan menunjukkan seberapa bagus usaha kita berjalan, dan seberapa bagus kita sebagai pengusaha :) Jadi jika Cost terlalu tinggi atau % Profit tidak sesuai target, salahkanlah diri anda sendiri, dan mulai berbenah.

KPI harian menunjukkan kinerja pegawai anda. Anda tidak perlu lagi turun setiap hari (kecuali jika anda punya waktu, ya lebih baik selalu turun) cukup lihat daily tracking. Fokus membenahi hal-hal yang secara konsisten kinerjanya tidak sesuai target.

Consequence Management

Sebagai penutup, membicarakan KPI tentu tidak lepas dari yang namanya consequence management. Ada feedback yang harus diberikan baik kepada team kita. Artinya apa? Jika KPI berjalan sesuai target, kita perlu memberikan positive reward (pujian, insentif, piagam penghargaan). Jika KPI tidak sesuai target, kita perlu memberikan negative reward (teguran, pemotongan insentif, surat peringatan).  Namun menurut saya, dalam positive dan negative reward, sebisa mungkin tidak terlalu fokus pada uang, karena bisa menciptakan perilaku yang tidak tepat. Selain itu, saya termasuk yang tidak terlalu setuju jika KPI dan consequence management nantinya menjadi ukuran utama untuk menaikkan gaji atau memberikan kenaikan pangkat. KPI dan consequence management sebaiknya kita gunakan benar-benar sebagai dashboard kita dalam menjalankan usaha, mengukur kinerja dan melakukan corrective action segera.

Selamat melakukan, dan feel free to share jika ada keberhasilan ataupun kendala dalam pelaksanaanya.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>