Productivity Diary #3: Produktif dengan smartphone (GTD 201)

Cerita minggu lalu…

Salah satu keinginan terbesar saya adalah bagaimana menggunakan handphone pintar yang “setia setiap saat” bersama saya bisa menjadi external brain untuk meringankan beban otak beneran yang ada di kepala saya. Juga bisa menggunakan smartphone untuk menjadi alat produksi dalam pekerjaan (sehingga selalu disetujui istri kalau mau beli smartphone yang keren hihihi *evilgrin*).

Secara teori sangat memungkinkan. Kenapa?

Smartphone yang kita gunakan saat ini mempunyai kapasitas dan computing power yang lebih besar dibanding komputer yang digunakan oleh NASA meluncurkan manusia ke bulan di tahun 1969 (apakah benar sampai di bulan atau tidak, kita bahas kapan-kapan ya!). Intinya, selain kita pakai untuk email, messenger, facebook dan instagram, si telepon pintar ini berpotensi tinggi menjadi alat untuk produktif, karena ini adalah sebuah komputer yang bisa dikantongin. Dan pekerjaan saya kebanyakan bukanlah serumit rocket science :)

Secara teori, kita semua yang sedang membaca tulisan ini adalah James Bond atau Ethan Hunt dengan alat super canggih di kantong, hanya saja misi kita lebih mulia yakni mencari sesuap nasi untuk keluarga di rumah, bukan meledakkan musuh.

Dari pencarian saya untuk bisa menggunakan smartphone untuk produktif bekerja, saya akhirnya mengkombinasikan metode Getting Things Done (GTD) dengan 3 aplikasi andalan saya yakni: Trello, Evernote, dan Dropbox. Aplikasi ini saya pilih berdasarkan referensi, diskusi dan mencoba-coba. Yang jelas kriteria saya memilih adalah aplikasi yang berkualitas bagusgratis, dan berbasis cloud agar bisa digunakan di laptop dan handphone (baik yang berbasis Android maupun iOS).

Digitized — Getting Things Done (GTD 201)

Jika dilihat skema GTD 101 dari cerita minggu lalu, ini diagram GTD jika semua flow yang secara manual dengan post-it, sekarang saya transformasikan untuk menggunakan smartphone dan komputer. Saya menyebut ini sebagai versi GTD 201:

Bagaimana cara kerjanya?

Step 1: Capture

Pada dasarnya saya menggunakan Trello untuk menjadi papan “post-it digital” saya. Aplikasi ini diperkenalkan oleh sahabat saya Arthur Panggabean saat dia menerangkan ide-ide kreatif yang sedang dia kerjakan.

Papan post-it manual untuk inbox dari cerita minggu lalu, secara digital akan menjadi seperti ini jika menggunakan Trello:

Ingat, “inbox” dalam GTD adalah tempat kita menuangkan APAPUN yang ada atau melintas otak kita. Tujuannya, agar otak kita tidak overload karena terlalu banyak memikirkan berbagai hal dari yang penting, yang urgent, keluarga, ide bisnis baru, politik, sampai memikirkan siapa nama calon anak-nya Kim Kardashian.

Step 2: Clarify

Nah, setelah kita filter dan tanyakan, apa action yang diperlukan (atau jika tidak ada action), papan Trello saya sekarang menjadi seperti ini:

Step 3: Organize

Setiap hari, saya akan mulai untuk melihat Calendar. Yang menarik, Trello bisa disinkronisasi dengan aplikasi lain:

  • Untuk Bagian Calendar saya mengatur otomisasi untuk langsung masuk Google Calendar. Ini dengan pertimbangan kalendar di Google secara seamless bisa dilihat di berbagai device yang saya gunakan.
  • Untuk Wishlist/Maybe dan Referensi saya mengatur untuk secara otomatis masuk ke Evernote.

Untuk melakukan otomatisasi saya menggunakan aplikasi Zapier sekarang; alternatif lain adalah dengan apps bernama ifttt alias bikin “resep” if this than that.

Misalnya, saat saya menemukan online training bagus dari Stanford University yang berjudul How to Create Online Course, dengan membuat sebuah “kartu” di bagian Referensi,

secara otomatis (oleh Zapier) catatan saya itu akan disimpan di Evernote:

  • Untuk aktivitas yang masuk kategori Projects, ada dua langkah yang saya lakukan:

Pertama, membuat Checklist di dalam proyek seperti berikut ini:

Kedua, membuat direktori folder proyek di Dropbox, sesuai dengan nama proyek untuk menyimpan semua file proyek di dalam folder itu:

Intinya saya mencoba untuk membuat sebuah proses mengikuti alur GTD menggunakan aplikasi yang bisa diakses baik dengan smartphone ataupun laptop.

Mind Like Water…powered by a smartphone

Sekarang saya merasakan manfaat besar dengan mengabungkan metode GTD dengan kecanggihan telepon genggam, dan sampai sekarang masih terheran-heran bagaimana barang di tangan saya ini benar-benar bisa menjadi “otak kedua”.

Tujuan dari semua exercise saya diatas bukanlah untuk bikin hidup saya rumit. Kalau bikin susah, saya akan coba cara lain.

And this is not to impress anyone, walaupun mungkin saya sangat sering merekomendasikan cara ini kepada sahabat dan rekan kerja saya termasuk menulis artikel ini. Sharing dan tulisan ini bertujuan untuk mencari teman yang punya ide sama atau yang lebih simpel lagi.

Kenapa?

Tujuan saya adalah agar saya bisa memastikan semua yang terlintas di kepala saya terorganisir dengan baik, sehingga kepala saya bisa fokus pada hal yang penting untuk saat ini.

Being present and mindful. Live in the moment.

Kita lanjut minggu depan untuk topik, bagaimana menjadi produktif, otak yang tidak overload and being present.

Nantikan dan jangan lupa komentarnyaaaaaaaaa…..

Catatan penutup:

  1. Setelah merasakan manfaatnya, sekarang ini saya menggunakan layanan Dropbox dan Evernote premium (alias bayar). Biaya per bulan kira-kira secangkir kopi Starbuck, jadi menurut saya OK-lah.
  2. Ada yang bertanya: “bagaimana kalau handphone kita hilang? Hilang dong otak kedua kita?” Jawaban: “the beauty of cloud, datanya tersimpan di server dan di semua device kita.” Tapi ini juga berarti kita HARUS memastikan security setiap aplikasi dan device kita. Dalam hal ini saya sangat beruntuk mendapatkan ilmu Information Security Management dari salah satu klien saya.
  3. Diari ini berisi catatan struggle saya, bukan kisah sukses. Secara teknis masih banyak yang bisa diperbaiki. Secara hasil, sampai sekarang masih sering overload dan stress, walaupun jauh berkurang. Namanya juga hidup ya…;)

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>