5 Hal Yang Wajib Dilakukan Setiap Perusahaan Saat Bisnis Sedang Lesu

Produktif

 

Di saat geliat ekonomi lokal (atau global) melambat atau sebuah perusahaan mengalami penjualan yang semakin menurun, seringkali kita melihat usaha penghematan disana-sini. Ditandai dengan program training yang dikurangi drastis, business travel yang menjadi kegiatan “haram”, stok teh atau kopi yang tiba-tiba menghilang dari pantry bahkan sampai pengurangan pegawai. Walaupun masuk akal dan bisa menghemat biaya, menurut saya tindakan-tindakan diatas juga “berhasil” menghilangkan motivasi karyawan untuk bekerja dengan baik.

Kadangkala pimpinan perusahaan juga sering mengatakan bahwa walaupun cost-saving dengan meniadakan training atau kopi itu tidak seberapa, pimpinan ingin menciptakan sense of crisis agar karyawan sadar dan bangun bahwa saat ini dibutuhkan kerja keras dan usaha ekstra. This is not business as usual! Sekali lagi, niat mulia itu bagi karyawan lebih banyak negatif dibanding manfaatnya. Yang tercipta adalah “meta-depresi”, alias depresi karyawan karena memikirkan situasi ekonomi yang memang depresi. Maka tidak heran dimana-mana yang kita temukan karyawan yang mengeluh, bukannya berikhtiar atau melakukan usaha ekstra.

Oleh karena itu, ini 5 hal yang harus dilakukan setiap perusahaan di saat bisnis menurun:

1. Deep learning on company’s financial data

Saat dulu saya bekerja di bagian marketing di GE Money, di tahun 2008 dimana dunia sedang mengalami krisis finansial global, dalam kondisi budget yang sangat ketat kami berusaha mencari cara untuk bisa mengalokasikan anggaran agar bisnis masih bisa berjalan. Salah seorang pimpinan saya mengajukan pertanyaan yang sampai saat ini masih saya ingat:

  • Berapa % customer kita yang menghasilkan profit buat perusahaan?
  • Bisakah kita menghitung profitability untuk setiap customer kita?
  • Seberapa efektif marketing & operation cost kita terhadap kontibusi growth atau market share jika kita lihat data 3 tahun terakhir?

Saya teringat saat itu awalnya saya tidak tahu jawabannya. Selama ini tim kami selalu berlari mengejar sales, growth, dan revenue. Yang saya tahu hanya Revenue, EBITDA dan Net Income. Selesai. Saya dan tim seringkali tidak menganalisis dengan dalam data keuangan yang ada. Nah, di saat krisis atau bisnis lesu, inilah saat yang tepat untuk step back dan menganalisis hal-hal seperti diatas dengan seksama.

Jika anda sekarang berpikir setiap customer anda profitable, maka inilah saat yang tepat untuk menugaskan karyawan terbaik anda untuk mendapatkan jawabannya. Jangan biarkan talenta brilian di perusahaan anda kehilangan tantangan. Dan ini bukan hanya untuk perusahaan-perusahaan yang mempunyai customer/pelanggan secara langsung. Perusahaan-perusahaan minyak atau tambang, bisa mengajukan pertanyaan yang mirip. Apakah setiap sumur atau area tambang profitable? Berapa % dari profit yang disumbang oleh sumur/area yang profitable?

Saya garansi, dengan mendapatkan dan mengevaluasi jawaban dari pertanyaan-pertanyaan diatas akan membawa sebuah insight yang luar biasa yang akan memicu penghematan ataupun potensi growth yang selama ini anda tidak lihat.

2. Housekeeping

Jika aktivitas no 1 lebih banyak bekerja dengan data, angka dan laporan di depan komputer, maka kegiatan no 2 adalah kegiatan yang memerlukan pimpinan untuk menyingsingkan lengan baju untuk berkunjung ke garis depan, turun ke pabrik, melihat warehouse, ke kantor cabang, sampai oil field.

Saya kadang-kadang mendengar keluhan dari karyawan yang lesu karena “bingung Mas, lagi tidak banyak kerjaan”, sementara kondisi pabrik penuh oli berceceran atau kantornya berantakan. Di saat bisnis lesu, adalah sangat baik jika perusahaan menggalakkan usaha yang rendah biaya untuk mengatur lagi pabrik, membersihkan mesin atau pompa hingga kantor cabang. Membersihkan dan mengatur ulang inventory di warehouse. Jika ada biaya, lakukan juga pengecatan ulang mesin agar tidak keropos, bersihkan semua peralatan atau tata ulang kantor anda tanpa harus membeli barang baru. Manfaatkan waktu santai di hari Jumat setelah olah raga mingguan untuk bekerjasama. Buat lomba selfie atau tim dengan housekeeping terbaik. Intinya, manfaatkan talenta dan sumber daya yang ada untuk memperbaiki kantor dan peralatan di saat waktu sedang banyak tersedia, sambil tetap memompa semangat. Untuk aktivitas di kantor, manfaatkan jugahousekeeping untuk memastikan tercapainya clean desk policy dan information security management berjalan dengan baik.

3. Mereview dan memperbaiki SOP (Standard Operating Procedures)

Di saat bisnis sedang tidak terlalu sibuk juga saat yang tepat untuk merapikan lagi SOP. Saat bisnis sedang lari kencang, meng-update SOP sering kalah prioritas dibanding isu-isu yang datang tiada berhenti. Di saat laju ekonomi mulai melambat, manfaatkan orang-orang terbaik anda untuk melihat lagi SOP:

  • Apakah SOP kita sudah cukup up to date?
  • Apakah SOP kita sudah cukup jelas dan mudah di-mengerti? Apakah kita mempunyai checklist atau Work Instruction (WI) untuk memudahkan para pelaksana di lapangan?
  • Apakah SOP yang ada selama ini sudah dilaksanakan? Bagaimana pengukuran dan monitoring-nya?

Jika kita melakukan tiga hal diatas untuk SOP, perusahaan anda akan sangat siap di saat ekonomi mulai bergeliat untuk lari lagi.

4. Encourage cross-training and knowledge sharing

Di dalam satu pabrik yang menggunakan CNC (Computerized Numeric Control) machining hal ini sering terjadi. Bagian operasi tidak mengerti dengan baik mesin yang dia operasikan karena terlalu canggih. Bagian maintenance tidak terlalu mengerti isu-isu operasional di lapangan karena terlalu sibuk dengan tugas sehari-hari. Bagian engineering walaupun mengerti konsep dan teknologi-nya, tidak terlalu memahami teknik fine-tuning mesin dengan detil. Apalagi bagian operasi sering melakukan by-pass dan improvisasi di lapangan;)

Di saat penjualan sedang lesu ataupun order dari pelanggan sedikit yang datang, ini saatnya untuk para teknisi dan operator belajar lebih banyak dari engineer tentang design philosophy dari sistem yang dijalankan. Operator juga belajar dari engineer dan teknisi. Engineer belajar turun ke lapangan dan memahami isu-isu dengan detil di level alat secara aktual. Di dalam menjalankan proses bisnis, setiap karyawan sebaiknya memperdalam ilmu yang menjadi bidangnya sambil meluaskan horison agar mengerti proses secara menyeluruh. Para ilmuwan menyebutkan kapabilitas ini seperti huruf T. Memiliki keahlian yang mendalam sebagai jangkar, dan mengerti bagian-bagian terkait dalam konteks yang lebih luas.

Kapan lagi kita bisa melakukan itu kalau tidak di saat bisnis sedang berjalan pelan?

5. Adakan olimpiade mini di kantor, lomba karaoke, atau piknik di sekitar kantor.

Kebanyakan perusahaan mengikuti downward spiral di saat krisis. Karena revenue turun, budget di pangkas. Karena budget turun, karyawan mulai lesu mengingat aktivitas bisnis juga diturunkan. Karena karyawan kehilangan motivasi, output dan inovasi juga menurun. Akhirnya penjualan semakin turun…demikianlah terjadi spiral menuju titik terendah. Tak lama kemudian karyawan mulai di rumahkan dan lalu di PHK :(

Jangan ikuti siklus kiamat itu. Hidupkan semangat!

Oleh karenanya, akan sangat luar biasa jika para pimpinan perusahaan justru mengadakan kegiatan bersenang-senang di saat bisnis sedang krisis. Tentu saja harus dibuat acara yang tidak perlu biaya besar. Beberapa perusahaan ada yang mengadakan olimpiade mini atau lomba karaoke ataupun mengadakan “outing” di tempat yang bisa dicapai dengan cepat dari kantor. Lomba housekeeping bisa menjadi bagian dari acara ini. Intinya, ini saatnya mendorong generasi muda dan millenial untuk memimpin karyawan lain membuat acara kreatif yang fun.Saat-saat ekonomi sedang tidak bagus adalah saat yang tepat untuk menumbuhkan kebersamaan.

They say, misery loves company….

Selamat mencoba!

One thought on “5 Hal Yang Wajib Dilakukan Setiap Perusahaan Saat Bisnis Sedang Lesu

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>