Category Archives: gd-thought

Productivity Diary #5: Mengatasi marah, takut, dan “amygdala hijack” lainnya

 

Ini temanya masih nyambung dengan posting sebelumnya, karena setelah catatan #2 dan #3, productivity diary saya akan makin banyak membahas peran otak dalam meningkatkan produktivitas. Dan sejak #4, bisa dibilang saya sampai saat menulis ini masih struggling. Mulai bisa memahami tapi secara praktik masih on-off. Kadang-kadang berhasil, lebih sering blong :)

Kali ini adalah catatan tentang usaha saya memahami dan mengurangi kemarahan yang datang tiba-tiba, rasa takut dan khawatir yang berlebihan. Kenapa penting buat saya? Betul, karena perasaan seperti itu bikin saya tidak produktif. Malah sering “menghancurkan satu hari” karena gara-gara marah-marah di pagi hari, saya kehilangan mood untuk bekerja.

Eits bukan cuma saya. Pernah lihat anggota DPR yang adu pukul di Senayan? Ingat Zinedine Zidane menghantamkan kepalanya ke pemain Italia, yang menyebabkan ia dikeluarkan dari lapangan dan akhirnya Perancis kalah di Final Piala Dunia 2006?

Nothing as it seems…

Beberapa orang yang mengenal saya terutama lima tahun ini pada umumnya mengenal saya sebagai orang yang cukup sabar (hahaha…). Tapi bagi yang sudah mengenal saya cukup lama, sering bekerja bareng ataupun berada di sekitar saya cukup rutin (misalnya istri dan keluarga saya), mungkin akan punya pendapat bahwa kadang-kadang saya masuk kategori pria “darah tinggi” :)

Dalam pekerjaan, saya pernah berdebat sampai pada titik dimana saya sangat defensif dan mengucapkan berbagai pernyataan “tidak pas” untuk membela diri atau menyerang lawan. Jika melihat sebuah pekerjaan tidak diselesaikan dengan baik oleh tim saya, “bakat terpendam” sering muncul; rekan dan tim saya ada yang memberikan feedback, bahwa kadang-kadang saya bisa menjadi sangat sinis dan bermulut tajam.

Di lapangan basket, saya pernah hampir berkelahi secara fisik! Mungkin kejadian ini banyak dialami teman-teman lain, cuma untuk kasus saya yang jadi lucu adalah lawan saya masih SMA dan waktu itu saya sudah bekerja di sebuah perusahaan. Sungguh memalukan…(untung ada yang lebih epic kayak tragedi Zidane di atas).

Saat menyetir, seringkali kendaraan saya diserobot oleh kendaraan lain dalam sebuah kemacetan yang sangat panjang dan saya menjadi sangat agresif mulai dari klakson sampai tindakan-tindakan nekat yang membuat istri saya sangat marah.

What was I thinking?!

Apa yang terjadi? Kenapa bisa seperti itu? Apa yang ada di pikiran saat itu?

Sekali lagi hal ini penting buat saya karena setelah mengalami kejadian seperti di atas butuh waktu yang lama untuk mengembalikan mood agar bisa bekerja produktif. Itu belum termasuk “damage control” untuk meminta maaf, menghilangkan rasa malu dan mengembalikan kredibilitas. Hahaha!

Nah, ini yang menarik…

Marah hanya satu dari sekian banyak emosi kita.

Siapa yang pernah mengalami ini…

Kita diminta untuk melakukan presentasi ke Board of Director minggu depan, dan selama 7 hari 7 malam perut kita mules setiap kali membayangkan pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan atau membayangkan kita akan melakukan ketololan. Tapi saat ingin mempersiapkan diri malah tidak bisa konsentrasi, karena otak tidak bisa diajak kerjasama lagi…

Kita membaca berita-berita tentang resesi, inflasi, dan pemutusan hubungan kerja besar-besaran. Tanpa disadari, bayangan itu menghantui dan menyebabkan rasa khawatir berkepanjangan yang menyebabkan susah tidur. Akibatnya? Di saat jam kerja kita malah mengantuk dan tidak bersemangat! Keinginan sih bisa tidur di malam hari dan tidak terlalu khawatir. Namun yang terjadi sebaliknya…kenapa jadi seperti itu?

Ada opportunity yang ditawarkan seorang rekan, namun dalam pikiran kita rasanya tidak mampu. Takut gagal. Malas juga rasanya untuk harus bertemu orang di industri yang tidak kita kenal dengan baik. Ada keinginan untuk mencoba, ada juga rasa takut. Akhirnya galau!

Mengenal Amygdala Hijack

(image: Amazon.com)

Istilah Amygdala Hijack diciptakan oleh Daniel Goleman, sang Bapak Emotional Intelligence. Namun istilah dan inspirasi tentang cara menghandle ini saya dapatkan dari buku berjudul Search Inside Yourself, sebuah buku yang ditulis Chade Meng Tan, seorang engineer Google, berdasarkan training di perusahaan terkenal itu.

Amygdala adalah bagian otak yang salah satu fungsinya adalah menyimpan memori terkait emosi. Jika di awal evolusi-nya manusia menyentuh api dan terbakar, maka amygdala menyimpan memori ketakutan dan rasa sakit terbakar itu. Jika dulu nenek moyang kita kesakitan karena digigit ular beracun, amygdala menyimpan memori abadi tentang ular dan bahayanya. Otak manusia berfungsi memastikan survival ras-nya dan amygdala memegang peran besar dalam tugas itu.

Nah, di saat otak melihat ada “ancaman” terhadap kita, amygdala akan membajak mekanisme berpikir rasional dan menyiapkan respon super cepat yang hanya terdiri dari tiga pilihan: FlightFightFreeze.

Moto dari amygdala (kalau ada) adalah “it’s better safe than sorry”.

Misalnya kita melihat ular, dan tanpa pikir panjang kita lari terbirit-birit, maka itu termasuk amygdala hijack. Otak rasional kita di by-pass dan memerintahkan tubuh kita langsung lari. Tanpa berpikir, seluruh tubuh kita sudah lari secepat kilat. Otot menegang, jantung memompa lebih kencang, dan kaki terasa sangat ringan. Itu contoh flight response.

Dalam keadaan terdesak, seorang ibu menyelamatkan anaknya dari serangan perampok. Tanpa diperintah, sang ibu mengeluarkan semua tenaga dan jurus untuk melindungi anaknya. Fight response.

Saat mendapatkan berita yang mengagetkan, tubuh kita kaku tidak bergerak. Pikiran kosong, tidak tahu harus berbuat apa. Freeze response.

Lalu apa hubungannya dengan produktivitas kita?

Karena amygdala hijack juga bisa memberikan sinyal palsu.

Kekhawatiran kita akan presentasi di depan Board of Director, bagi amygdala diasosiasikan sebagai “ancaman” terhadap diri kita. Otak rasional kita langsung dibajak dan secepat kilat menyiapkan flight response. Jantung berdegup keras, tubuh dan otot menegang. Perut mules. Pengennya, kita ngga usah presentasi.

Kekhawatiran kita akan ekonomi yan memburuk, membuat amygdala membajak pikiran jernih kita. Langsung freeze mode. Bengong, bingung dan tidak tahu harus berbuat apa.

Intinya, saat kita melakukan sesuatu tanpa disadari, itu adalah bagian dari amygdala hijack. Ada yang bagus dan tepat (misalnya lari saat melihat ular), ada yang tidak bagus (misalnya “lari” saat diberikan tanggung jawab pekerjaan baru).

Yang kita perlu lakukan adalah mengenal mana stimulus yang benar, mana yang palsu. Karena jika rasional kita terlalu sering dibajak oleh amygdala, saat itulah produktivitas kita hilang!

Menyelamatkan otak rasional dari pembajakan

Berita bagusnya dari semua hal diatas adalah, kita bisa melatih diri kita untuk memahami dan menangani amygdala hijack.

Berita buruknya, perlu waktu dan latihan. Terus terang saja, saya termasuk murid yang lambat dalam hal ini. Dan ini sebabnya saya menulis hal ini panjang lebar, sebagai sebuah catatan untuk diri sendiri, serta membuat diri saya accountable di depan orang banyak yang membaca tulisan ini!

Karena saya menulis ini dalam konteks produktivitas bekerja, maka sebenarnya kejadian kita akan mendapat ancaman nyata (seperti nyawa terancam oleh binatang berbahaya) sangat kecil terjadi.

Oleh karenanya, ini langkah yang saya sedang lakukan setiap kali saya mulai merasa emosi saya ke arah negatif:

  1. Wait, sit and just breath

Victor Frankl terkenal mengatakan “antara stimulus dan respon, ada sebuah ruang. Dalam ruang itu terletak kebebasan dan kekuatan kita untuk memilih respon apa yang ingin kita keluarkan.”

Setiap saya mulai merasakan emosi seperti marah, malu, takut, atau khawatir, yang pertama kali saya lakukan adalah memberikan waktu paling tidak 15 detik untuk memahami “apa yang saya pikirkan?”. Sebelum saya mengeluarkan kata apapun atau melakukan tindakan apapun (misalnya menulis komentar di facebook!), saya memberikan kesempatan frontal neo cortex saya (alias si pikiran rasional) untuk memahami kenapa saya ingin melakukan hal itu?

Sambil duduk saya akan memusatkan pikiran pada nafas saya. Breath in; breath outJust breath, like your life depends on it. Pada intinya, berikan jarak, waktu, dan ruang, antara apa yang kita lihat/pikir, dan apa yang kita katakan/lakukan.

2. Perhatikan perubahan pada tubuh

Menurut para pakar emosi, lebih mudah mengamati perubahan emosi dari perubahan pada tubuh kita. Jantung yang mulai berdegup lebih kencang; rahang menegang, tangan mengepal, keringat mengalir atau bulu kuduk berdiri (hehehe…ini kalau lewat tempat gelap). Selain fisik luar, kita juga bisa merasakan perut yang mules, persendian lemas ataupun pikiran yang terasa penuh dan kalut.

Pada intinya, kita harus selalu awas dan menyadari perubahan yang ada. Kita tahu, amygdala sedang membajak pikiran kita…

3. Tandai dan sebutkan emosi yang kita rasakan

Cara yang ketiga dianjurkan oleh Matthew Lieberman, seorang pakar dari UCLA. Ia menyebutnya sebagai affect labelling.

Jika saya merasa sangat marah, setelah step 1 dan 2 diatas, saya harus mengatakan “ Saya sangat marah!”. Kalau saya takut, saya mengucapkan “saya takut.”

Menurut penelitian ilmiah, dengan menandai (labelling) dan mengatakan apa yang kita rasakan, peran amygdala akan berangsur di ambil alih oleh Medial Pre Frontal Cortex (MPFC) yang merupakan pusat keputusan di otak kita. Si rasional.

Permasalahan terbesar dari usaha diatas adalah menyadari bahwa kecepatan amygdala membajak pikiran kita adalah dalam kecepatan nano-detik, sehingga mengatasi emosi bukanlah hal yang mudah. Mau rasional, tapi omongan kasar udah keburu keluar :)

Namun mengingat emosi-emosi negatif yang tidak terkontrol bisa menyebabkan kinerja kita menurun dan tidak produktif, saya mendorong diri saya untuk berusaha melakukan tiga hal diatas.

Selain itu ada dua hal yang menyemangati saya.

Pertama, lanjutan dari kutipan Victor Frank diatas (Pak Victor ini belakangan menjadi idola saya. Bukunya Man’s Search for Meaning menjadi pegangan saya di saat galau):

“in our response lies our growth and happiness”.

Kedua, mengatasi emosi negatif bisa membantu saya untuk masuk dalam kondisi in the zone. Kondisi berkarya terbaik karena produktif dan menyenangkan.

Menurut saya, kesulitan melakukan semua hal diatas sepadan. Saya bahkan belum bisa dibilang mengatasi emosi saya dengan baik, tapi sudah mulai melihat ada kemajuan ke arah yang lebih baik. Agak mendingan lah dibanding sepuluh tahun lalu.

Bersambung ke catatan berikutnya…

Productivity Diary #2: Berkenalan dengan Metode GTD (GTD 101)

Cerita minggu lalu…

Seperti yang dikisahkan sebelumnya, melompat dari pekerjaan kantoran ke pekerjaan independen (“kerja sendiri”) ternyata membawa konsekuensi pada produktivitas yang cukup rendah karena berbagai godaan dan keteteran mengelola waktu.

Selain itu, memulai usaha sendiri membuat saya harus mengerjakan atau terlibat langsung dengan berbagai aspek dalam mendapatkan pekerjaan karena tim tidak selengkap seperti kantor pada umumnya. Mulai dari proposal, kontrak, eksekusi, invoicing, keuangan sampai pajak, dll yang semua mempunyai pernak-pernik printilan sendiri-sendiri. Belum ditambah dengan kesibukan sebagai orang tua dari anak-anak yang masih balita, urusan keluarga besar, sampai isu harian seperti macet dan riuhnya kota Jakarta dan sekitarnya. Tanpa disadari, beberapa pekerjaan mulai ada yang terselip, appointment yang terlewati dan otak yang selama 24 jam/7 hari berusaha mengingat semua hal yang harus saya ingat dan saya tangani.

Cognitive Overload, begitu para ahli menyebutnya. Terlalu banyak yang harus dihandle oleh pikiran kita dalam satu periode. Kelelahan, dan kekhawatiran ada yang missed membuat saya terjebak dalam ritme yang rusuh dan gila. Crazy busy life.

Untunglah dengan bantuan internet terutama situs Lifehack, saya bisa berkenalan dengan sebuah metode yang disebut Getting Things Done.

David Allen:”From Crazy Busy to Mind Like Water

Tentu saja saya termasuk sangat terlambat mengenal metode GTD karya David Allen ini (bukunya terbit tahun 2001). Bahkan untuk saat ini masih taraf mencoba sambil dipelajari. Coba bayangkan orang yang sedang belajar nyetir mobil…nah kurang lebih itu level saya untuk metode ini.

Tujuan diary ini untuk mengundang para suhu untuk membagi pengalaman (Secara kebetulan, minggu lalu saya bertemu dengan teman saya, Adhy Hosen, dan karena membaca posting minggu lalu, ia bercerita bahwa ia pernah mengikuti seminar GTD langsung dari pemegang lisensinya di Asia Pasifik. Minimum saya tahu ada tempat bertanya).

Ketertarikan saya terhadap GTD terutama karena pandangan David Allen tentang bagaimana otak bekerja. Menurutnya, kebanyakan orang menggunakan otaknya untuk memproses, mengingat, menganalisa segala hal yang perlu kita pikirkan dan kita lakukan. Juga memproses semua informasi yang memnorbardir otak kita. Akibatnya pikiran kita menjadi “penuh” alias crazy busy. Ideal-nya, kata Pak David ini, pikiran harus seperti air: Tenang, jernih, mengalir. Hanya memikirkan hal yang perlu kita pikirkan di saat ini. Mind like water.

Oleh karenannya ia merekomendasikan kita untuk membuat sebuah proses yang sistematis yang menjadi external brain kita. Bayangkan seperti mempunyai semacam external card untuk handphone kita yang memori-nya sudah pas-pasan dan mulai lemot :)

Intinya: saya harus bisa meng-capture dan menuangkan semua yang ada di pikiran kita ke dalam bentuk tertulis (manual atau digital) dan mempunyai struktur untuk mengghandle itu.

Tujuan utamanya adalah untuk memastikan otak kita tidak terbeban oleh terlalu banyak pikiran.

Dari buku Getting Things Done, saya menggambarkan ulang diagram berpikir metode GTD ini:

Step 1: Capture

Manfaat terbesar setelah saya mulai mengikuti flow ini adalah sebuah kebiasaan untuk “menangkap” dan menulis semua yang ada di pikiran saya. Itulah yang disebut sebagai “stuff” dalam diagram diatas. APAPUN yang muncul di kepala, TANGKAP dan TULIS. Awalnya saya menggunakan sticky notes/post it untuk menuliskan. Anggaplah dalam pikiran saya sedang kepikiran beberapa hal misalnya:

  • Proposal yang harus dibuat untuk Clien A
  • Invoice yang harus dikirim untuk Client B
  • Rencana mengisi/furnishing apartment untuk disewakan
  • Teman kantor lama ngajak buka bareng
  • Anak-anak ingin berlibur

Semuanya saya tangkap dalam post it, dan saya masukkan ke dalam inbox seperti gambar dibawah ini:

Tanpa kita tulis, pikiran-pikiran itu mungkin akan berputar-putar terus di kepala saya, dan akan bertambah banyak dengan ide-ide lain yang muncul. Inbox ini akan terus bertambah banyak, oleh karena itu saatnya masuk ke Step 2.

Step 2: Clarify

Selain pikiran terkait pekerjaan atau urusan rumah tangga, banyak sekali pikiran-pikiran atau ide-ide yang bermunculan. Baca buku inovasi, muncul ide. Lihat orang jualan batu akik dan sukses, jadi pengen jualan batu akik. Liat orang kaya karena korupsi, pikiran langsung emosi (dan ada sedikit penyesalan kenapa ngga ikut korupsi aja hahaha..).

Yang dulu belum saya jadikan kebiasaan adalah melakukan klarifikasi terhadap ide-ide dan pikiran saya, untuk melihat apakah ada ACTION yang bisa kita lakukan? Sekarang dengan GTD, ide-ide yang TIDAK ADA ACTION, langsung di BUANG, atau kita simpan di dalam folder Wishlist alias kapan-kapan dilihat lagi, ataupun saya simpan di folder Referensi kalau berupa informasi/dokumen/brosur yang menarik. Intinya buang atau taruh di tempat yang gampang. Terus LUPAKAN.

Untuk “stuff” yang perlu ACTION, pertanyaan pertama:

Apakah bisa dilakukan dalam 2 menit atau kurang? Kalau YA, just Do it. Dalam contoh diatas, misalnya mengirim Invoice ke Client B.

Jika perlu lebih banyak waktu, pertanyaannya apakah perlu kita delegasikan ke orang yang lebih tepat (Delegate) oleh karena itu masuk kategori Waiting for untuk kita cek dari waktu ke waktu (contohnya Furnishing Apartment, atau kita tunda (Defer) karena memang saatnya belum perlu (Calendar) contohnya Buka Bareng, atau kita tunda untuk menjadi Next Action setelah yang Do it selesai.

Jika action itu perlu persiapan dan beberapa langkah, maka saya akan masukkan dalam kategori Proyek. Dalam GTD, definisi proyek adalah apapun aktivitas kita jika tidak bisa dilakukan dalam sekali action. Dalam contoh saya, saya memasukkan aktivitas Proposal ke Client A dan Kids Holiday Trip dalam kategori Proyek. Kenapa? Karena dua-duanya perlu planning yang perlu beberapa kali diskusi, telepon dan merangkumnya.

Nah, sekarang isi pikiran saya berubah menjadi seperti ini:

Setiap hari saya akan memprioritaskan melihat “Calendar” hari itu, dan memprioritaskan bagian “Do it”. Setelah itu baru “Next Action” dan “Waiting For”.

Step 3 (Organize), Step 4 (Reflect), Step 5 (Engage) akan disambung minggu depan, karena untuk mengatur ini dalam dunia yang serba digital saya mendapatkan bantuan dari berbagai aplikasi terutama trio maut Trello, Evernote dan Dropbox.

The External Brain

Mungkin cara saya menggunakan metode GTD masih belum tepat. Namun sejak mulai membiasakan diri dalam pola berpikir dan bertindak seperti flow diagram diatas, saya mendapatkan manfaat yakni pikiran saya menjadi jauh lebih tenang.

Kepala yang dulu sering penuh, mumet dan mulai memperlihatkan tanda-tanda pikun (lupa appointment, 3 x ketinggalan handphone saat melewati scanner di 3 bandara yang berbeda, selalu lupa tempat parkir :)) lambat laun menjadi lebih sedikit beban-nya.

Sekarang saya mengandalkan otak kedua saya untuk menyimpan dan mengelola banyak hal, dan otak di kepala saya untuk hanya memikirkan hal terpenting di saat ini.

Mind like water? Belum. Masih Jauuuh…

Lebih happy? Sudah :)

Saya sambung minggu depan…jangan lupa komentar dan tips-tips/best practice-sharing nya. Tujuan saya adalah bisa lebih produktif, tidak terlalu pada metode atau aplikasi. Jadi semua gaya dan saran saya terima dan akan dicampur-campur sendiri ala bartender!

Productivity Diary #1: Memecat iPad + Atur Waktu Tepat

 

drive

 

Tulisan pertama tentang struggle saya mencari ritme kerja

Sejak memutuskan keluar dari pekerjaan kantoran yang normal, ternyata saya mengalami kesulitan dalam menyesuaikan waktu dan cara bekerja. Produktivitas yang saya pikir akan naik signifikan (karena menghilangkan waktu terbuang di jalan gara-gara macet) ternyata setelah bekerja independen malah cenderung sama atau kadang-kadang lebih jelek dibanding kerja kantoran!

Bekerja di kantor dengan ritme yang konstan (misalnya antara jam 9 pagi sampai jam 6 sore, dengan makan siang yang lamaaa dan kopi-gocip sore) ternyata masih bisa lebih produktif jika dibandingkan bekerja di rumah 24 jam tanpa perlu kemana-mana. Nah, lo! Teorinya sih, kerja dari rumah bisa jauh lebih produktif. Kenyataannya, di akhir hari saya sering melihat hasil kerja saya hari itu nol besar!

Sejak tiga tahun terakhir saya mulai lebih serius untuk mencari metode produktivitas yang sistematis. Setelah mencoba-coba beberapa sistem, akhirnya saya menggunakan metode Get Things Done (GTD) dari David Allen sebagai referensi utama, ditambah poin-poin pikiran Tim Ferriss dalam bukunya The 4-Hour Workweek. Dari situs blog Lifehack dan diskusi dengan teman-teman (khususnya Arthur Panggabean) saya mendapatkan tips dan aplikasi yang bisa saya gunakan mendukung metode GTD. Pada akhirnya sampai saat ini saya menggunakan trio maut: Trello, Dropbox dan Evernote.

Catatan ini saya buat sebagai dokumentasi pribadi dan mengundang pengalaman dan kolaborasi dari teman-teman yang mempunyai struggle yang sama. Contohnya saya ingin banget menggunakan aplikasi Slack sebagai tool kolaborasi dalam tim, tapi masih belum berjalan.

Productivity Diary ini saya akan bagi menjadi beberapa tulisan, yang dimulai dari keputusan saya berhenti menggunakan Ipad.

Memecat iPad

Kenapa? Karena tablet ini terlalu bagus. Penuh godaan untuk ngga produktif! Alat ini begitu bagus sehingga ibaratnya Arjuna bertapa digoda bidadari-bidadari, maka saya bekerja digoda iPad (dan juga bidadari-bidadari…hahahaha).

(image: Apple store)

Hasil observasi saya terhadap “alat-alat produksi” yang saya gunakan dalam bekerja sehari-hari (laptop, tablet, dan handphone) belakangan mulai tampak jelas bahwa iPad salah satu sebab produktivitas saya yang menurun. Bukan karena alat ini lemot atau usability-nya rendah, justru sebaliknya. Karena sangat nyaman digunakan untuk menikmati online content dengan speed yang sangat bagus.

Namun, produktivitas bagi saya adalah ada tangible output yang terukur. Karena perkerjaan utama saya adalah trainer/konsultan yang mulai menjajaki karir sebagai penulis/penerbit pemula, output yang penting bagi saya adalah presentasi/report untuk klien, materi training baru atau 1–2 halaman tulisan untuk buku atau blog. Harus ada hasil nyata.

Tablet keluaran Apple ini tidak banyak membantu saya.

iPad mempunyai tampilan visual yang sangat cantik sehingga godaan untuk mengkonsumsi input jauh lebih besar daripada kemampuan saya untuk menghasilkan output. Membaca timeline di Twitter atau Facebook terasa enak dan nyaman. Tanpa terasa sudah 2 jam hanya menelusuri berbagai komentar dan link. Youtube menyajikan kemampuan terbaiknya untuk menikmati banyak sekali content, dari yang inspiratif sampai sampah-sampah digital. Belum lagi aplikasi dengan desain keren seperti Flipboard dan Zite.

Sungguh bagi saya, tablet adalah alat pemuas nafsu konsumtif untuk informasi. Sewajarnya saya harus memecatnya.

Catatan:

1. Memecat iPad artinya saya tidak lagi menggunakan tablet ini dalam kegiatan kerja. Gadget ini masih rutin saya gunakan di saat yang sudah saya tentukan. Lihat tulisan dibawah.

2. Keputusan ini tentu bersifat pribadi, karena saya tahu banyak teman saya sangat produktif dalam menggunakan tablet. Ia bisa menggambar doodle atau sketsa untuk pekerjaan atau memberikan perintah kerja melalui Whatsapp atau email. Untuk saya, kombinasi yang pas adalah laptop dan handphone.

Atur Waktu yang Tepat

Selama bertahun-tahun saya memulai hari dengan cara yang salah. Sejak bekerja dan email digunakan sebagai komunikasi utama di kantor, saya memulai hari dengan membaca email yang masuk begitu sampai di kantor, memprioritaskan hal-hal yang harus di follow up segera dan membalas email-email penting. Malah begitu email kerja disambung ke laptop atau device yang bisa dibawa pulang, saya membaca email begitu bangun dari tempat tidur.

Rasanya selalu ada urgency untuk cepat mendapat informasi.

Sejak dunia sosial media marak, selain membaca-membalas email, pagi-pagi saya juga diselingi membaca celotehan teman-sahabat-idola di linimasa. Kadang-kadang pagi-pagi langsung panas atau bete karena membaca berita korupsi atau posting yang ditulis oleh orang yang mengidap dengkul-migren kronis.

Menurut Tim Ferris dan banyak artikel di Lifehack, kebiasaan diatas adalah a waste of energy!

Menurut orang-orang yang produktif, waktu paling berharga setiap manusia adalah dalam 2 jam saat kita bangun tidur, karena otak kita masih sangat segar. Bagi yang terbiasa bangun pagi, momen setelah bangun pagi adalah waktu yang sangat penting.

Menggunakan untuk membaca email dimana ada isu-isu kecil disana-sini yang membawa energi negative akan merusak mood kita, karena langsung kita masuk dalam suasana serba cepat dan serba rusuh. Tidak sempat berpikir tenang, seperti yang saya selalu rasakan.

Di pagi hari (tepatnya subuh), umat Muslim melakukan shalat. Ini contoh memulai hari dengan cemerlang. Dalai Lama melakukan meditasi disusul lari di treadmill dan ritual berdoa ala Buddha Tibet. Tim Ferris memulai dengan meditasi.

Kalau saya simpulkan, yang saya lihat dari semua habit diatas, terlepas dari agama atau apa yang kita percaya setelah bangun tidur harus saya mulai dengan keheningan dan waktu intim dengan diri sendiri.

Setelah itu baru mulai menjawab pertanyaan penting ini.

Apa yang harus saya lakukan pertama pagi ini?

Sekali lagi Tim Ferris memberikan tips yang menjadi pegangan saya saat ini. Setelah silent moment beberapa menit, kita mulai hari dengan mengajukan satu pertanyaan penting ini:

“Aktivitas apa yang kalau saya lakukan pagi ini sampai selesai, itu akan membuat sisa hari saya akan jauh lebih ringan?”

Ibaratnya, kalau kita terpaksa ngga ngapa-ngapain setelah yang kita kerjakan pagi ini, setoran hari ini udah beres! Tidak ada hal penting yang mengganjal pikiran.

Pertanyaan ini membantu saya untuk selalu membuat prioritas di pagi hari diantara jam 5 sampai jam 7 pagi, untuk memanfaatkan waktu saya yang paling produktif. Setelah jam 7 pagi tentu saja masih banyak yang harus dilakukan, namun sebelum jam 7 pagi, pekerjaan terpenting hari ini harus sudah saya lakukan. Pekerjaan atau ide yang muter terus di kepala. Invoice yang harus dikirim. Laporan selesai proyek. Atau draft buku yang belum sempat dilanjutkan.

Sampai detik saya menulis ini, saya masih struggling menjadikan ini sebagai kebiasaan; artinya, masih bolong-bolong.

Namun manfaatnya sudah mulai terasa. Tidak ada lagi perasaan terburu-buru karena banyak masalah yang harus diselesaikan gara-gara saya membaca email dari handphone begitu bangun tidur. Membaca email saya lakukan secara sepintas setelah jam 7 pagi, dan baru mulai lebih detail diatas jam 9 pagi. Antara jam 7 sampai jam 9 saya coba untuk olahraga misalnya jalan kaki atau hanya exercise ringan di rumah.

Sosial media saya berikan waktu sebagai pengisi waktu. Menunggu mandi*, saat lagi bengong di perjalanan (di mobil, kereta), atau saat santai setelah makan siang atau di sore hari.

Untuk sosial media, saya mengikuti petunjuk untuk mengambil jarak. Don’t keep up, just catching up later.

Jika ingin saya simpulkan, untuk bisa produktif saya harus bisa menggunakan energi saat masih fresh untuk pekerjaan paling penting di hari itu. Sebuah aktivitas yang menghasilkan output yang tangible.

Email dan sosial media adalah hal yang menjadi detractor utama saya. Selalu ada keinginan untuk mengintip sedikit, tapi lalu terjebak untuk berlama-lama. Walaupun penting untuk diakses, tapi tidak perlu dilakukan sebagai hal pertama di saat kita masih segar.

Catatan:

1. Mengakses sosial media sambil menunggu mandi bisa berakibat pada waktu mandi yang semakin tertunda… :)

2. Waktu produktif setiap orang berbeda-beda, karena ada orang yang lebih produktif pagi hari (contohnya saya) dan sudah kelelahan di sore hari. Ada yang baru bangun jam 10 pagi setiap hari, namun bisa produktif di malam hari. Intinya adalah gunakan energi terbaik kita untuk hal yang paling penting dan menghaslkan output nyata.

3. Mayoritas orang kemungkinan mempunyai ritme yang mirip dimana pagi hari digunakan untuk persiapan dan perjalanan ke kantor; namun, tetap prinsipnya sama, hal pertama yang perlu dilakukan di kantor adalah bukan membaca email, tapi mengerjakan prioritas terpenting di hari itu.

Catatan berikutnya adalah tentang metode Get Things Done (GTD) dan bagaimana saya menggunakan aplikasi digital untuk pekerjaan saya.

Tentang Pujangga & Prajurit: membangun bisnis yang tidak membelenggu

“The smartest thing I ever did was to hire my weakness” – Sara Blakely

(image from shutterstock)Seorang teman bercerita bahwa ia menjadi korban kesuksesannya sendiri. Belakangan ia menyadari, semakin sukses usahanya, semakin ia susah berlibur. Semakin banyak customer-nya, semakin ia terbelenggu didepan komputer; bahkan saat ia sudah “berhasil” berlibur ke sebuah pulau terpencil yang cantik.

Teman yang lain, seorang creativepreneur, mempunyai permasalahan yang hampir serupa. Ia baru menyadari betapa kreativitas bisa menjadi belenggu yang mengharuskannya menghabiskan waktu luar biasa banyak untuk melatih karyawan yang baru masuk. Tadinya, sebagai seorang seniman, ia merasa bahwa setiap orang mempunyai ide dan gaya yang akan memperkaya kreativitas perusahaannya, sehingga ia sangat membebaskan karyawannya untuk berkreasi. Namun semakin banyak klien mengeluh betapa perusahaannya menghasilkan karya yang tidak konsisten.

Jika saat ini anda memiliki kisah dan kesulitan diatas..selamat! Anda sudah meninggalkan masa startup masuk ke zona scaling up!

Para pujangga moderen…para entrepreneur

Mari sadari faktanya. Kebanyakan founder perusahaan adalah seorang pemimpi, seorang Pujangga. Mereka visioner dan punya keberanian mengubah ide menjadi bisnis. Mereka juga mampu menginspirasi orang lain. Mereka seorang pemikir besar, dengan kelemahan besar: tidak suka detil dan tidak suka menjalankan hal rutin yang melelahkan.

Saat seorang entrepreneur memulai usaha, hanya perlu satu-dua orang mengerjakan, dan semuanya terasa mengasikkan. Tantangan untuk mendapatkan klien  menjadi sebuah kegiatan yang mengasikkan. Sang pengusaha berada dalam periode terbaiknya: mewujudkan mimpi dan mendapatkan pembeli pertama. Membuktikan bahwa idenya dicintai orang lain.

Masalah mulai muncul saat bisnis berjalan baik.

Good problems to have.

Klien dan pelanggan berdatangan, keuangan membaik. Karyawan mulai bertambah, dan bisnis mulai terasa membosankan dengan detil, proses dan aktivitas yang membosankan.

Namun mesin sudah terlanjur dinyalakan…

Saatnya memanggil bala bantuan…para prajurit moderen

Kebanyakan pengusaha memiliki intuisi bahwa mereka  memerlukan para pekerja yang mampu menjalankan tugas rutin dengan baik. Berita baiknya adalah banyak yang bersedia menjadi pekerja. Mereka adalah para prajurit di era moderen yang telaten mengerjakan prosedur rutin dan melelahkan. Mereka adalah orang-orang praktis dan pragmatis yang tidak terlalu suka berangan-angan. Mereka tipe orang yang suka kepastian dan rutinitas.

Para pekerja ini membutuhkan panduan dalam melakukan pekerjaan. Dalam dunia bisnis moderen, panduan usaha ini adalah SOP (Standard Operating Procedure) dan sistem.

Sayangnya, bagi startup dan UKM, ternyata SOP merupakan sesuatu yang sudah lazim diketahui manfaatnya, namun belum lazim dilaksanakan. Akibatnya, pertumbuhan bisnis yang pesat malah membuat banyak pengusaha semakin lelah. Banyak entrepreneur tahu bahwa SOP sangat penting namun mereka tidak sempat meluangkan waktu karena banyaknya kesibukan dari pagi sampai malam.

Dan kita perlu ingat.

Saat SOP dan sistem kita siapkan, masih ada yang harus dilakukan. Masalah belum selesai.

Punya SOP dan sistem, tidak berarti para karyawan akan langsung mengerjakannya. Bisa jadi karena tidak mengerti caranya, atau karena mereka perlu diawasi.

Kadang seorang Pujangga butuh Kepala Prajurit…

Sosok pujangga ternyata sering kesulitan untuk mengatur para prajurit. Seorang founder yang memiliki visi jauh ke depan, banyak yang kesulitan untuk mengawasi detil pekerjaan setiap hari. Terutama karena seorang pemilik usaha memang fokus pada pelanggan/klien dan pertumbuhan bisnis, bukan mengurus “printilan” di kantor.

Di sisi lain, para prajurit yang terbiasa dengan arahan dan pengawasan terus menerus, bisa jadi kesulitan menerjemahkan sebuah tugas besar dalam bentuk rutinitas sehari-hari.

Jika terjadi seperti itu, sepertinya kita membutuhkan seorang Kepala Prajurit. Ia bertugas menerjemahkan visi sang entrepreneur, memastikan SOP dan sistem berjalan, dan mengawasi para prajurit.

Sebut ia sebagai Operational Manager, Kepala Rumah Tangga, General Manager, Tangan Kanan, Supervisor, Orang Kepercayaan, atau apapun namanya. Mungkin saja ia merangkap jabatan lain, jika perusahaan masih kecil. Tapi jika anda pengusaha berkarakter Pujangga, cari orang ini. Tumbuhkan dari dalam perusahaan anda, atau rekrut dari luar.

Seorang Kepala Prajurit harus memenuhi kriteria ini:

  • Bisa dipercaya dan diandalkan
  • Senang rutinitas dan keteraturan
  • Bekerja penuh di tempat kerja anda
  • Terbiasa bekerja sistematis
  • Mampu mengawasi dan menegur anak buah/rekan-kerjanya.

The next frontier…scaling up!

Memulai usaha sangat tergantung kepada ide seorang pengusaha dan keberaniannya melanjutkan itu menjadi bisnis. Tanda keberhasilan ditunjukkan oleh adanya klien/pelanggan yang berdatangan dan angka penjualan yang terus tumbuh. Disinilah kekuatan utama seorang entrepreneur. Disini juga kelemahan para Prajurit, bahkan Kepala Prajurit. Kekuatan mereka pada detil dan rutinitas, menyebabkan mereka pada umumnya tidak bisa menciptakan hal baru dari nol.

Sebuah startup membutuhkan seorang pemimpi.  Jika saat startup berlanjut menjadi scaling up, sang Pujangga membutuhkan sang Kepala Prajurit memimpin para Prajurit untuk memastikan mimpi itu menjadi sebuah mesin usaha yang konsisten dan berkembang.

Sang pemimpi bertugas memastikan bahwa mesin itu tetap membawa marwah yang ia tanamkan. Dan pada saatnya sang Pujangga bertugas menciptakan mimpi yang baru.

Dalam setiap kisah moderen, sepertinya Sang Pujangga dan Prajurit akan menjadi kolaborasi sejati, saling melengkapi agar bisnis tidak membelenggu.

Catatan kaki

Pujangga & Prajurit adalah versi saya untuk Poet & Plumber yang digunakan oleh Bob Sutton dan Huggy Rao dalam buku Scaling Up Excellence!

Cara Pembuatan SOP saya tuliskan secara khusus di link ini dan ini .

Tentu saja, banyak pengusaha yang memiliki karakter Pujangga & Prajurit sekaligus. Mereka adalah golongan yang beruntung karena masa startup ke scaling up akan lebih mulus.

SDM dan budaya perusahaan

Pada sebuah Jumat, di bulan Mei 2002, Larry Page (yang bersama-sama Sergey Brin merupakan pendiri Google) seperti biasa asik bermain-main di mesin pencari yang ia ciptakan itu. Ia memasukkan berbagai kata untuk melihat hasil yang dikeluarkan. Dan ia tidak suka dengan apa yang dilihatnya. Search engine-nya itu mengeluarkan hasil pencarian yang bagus, namun ia sangat kecewa dengan iklan yang muncul dari hasil pencarian itu. Misalnya ia memasukkan kata “Kawasaki H1B” mengharapkan yang muncul adalah iklan tentang motor-motor tua, namun yang banyak keluar malah iklan lawyer dan agen yang menawarkan visa H1B buat orang yang ingin ke Amerika Serikat. Ia memasukkan berbagai kata kunci, dan semuanya mengeluarkan iklan yang tidak relevan. Larry sangat marah.

Namun yang menarik diceritakan disini adalah apa yang ia lakukan dan bagaimana respon karyawan Google.

Alih-alih memanggil orang yang bertanggung jawab terhadap iklan di Google atau mengirim email kepada bawahannya tentang performa yang jelek itu, Larry membuat print-out dari pencarian dan iklan yang tidak relevan itu, dan memasangnya di papan pengumuman di tembok tempat karyawan biasa makan. Diatasnya ia menulis judul THESE ADS SUCK. Kalau bahasa Indonesianya mungkin judulnya akan gini…IKLAN BASI. Nah setelah itu, Larry pulang…ia tidak mengirim email, tidak memberi tahu siapapun, dan sama sekali tidak menjadwalkan meeting untuk membahas hal itu.

Senin jam 5.05 pagi…

Salah seorang insinyur Google yang bernama Jeff Dean, mengirim email kepada beberapa koleganya (antara lain George Harik, Ben Gomes, Noam Shazeer, dan Olcan Sercinoglu) melanjutkan pembahasan yang telah mereka lakukan sepanjang akhir pekan. Rupanya para karyawan ini, bukan hanya setuju dengan pengamatan bosnya itu, namun melanjutkan dengan mendiskusikan dan menganalisis akar masalahnya, mencoba mencari solusinya serta mendomenstrasikan prototype solusi yang coding-nya telah mereka buat sepanjang hari Sabtu-Minggu! Hasilnya adalah cikal bakal AdWords dari Google yang kemudian menjadi sumber pemasukan Milaran Dolar bagi perusahaan terkenal ini.

Yang lebih mengejutkan lagi, Jeff dan teman-temannya bukanlah tim yang bertanggung jawab terhadap bagian iklan di Google. Mereka hanya kebetulan berada di kantin perusahaan di hari Jumat sore itu dan melihat print-out yang dipasang sang pencipta Google.

Pertanyaannya adalah bagaimana caranya sebuah perusahaan bisa membuat karyawannya tergerak menciptakan solusi untuk tempat ia bekerja, untuk hal yang bukan tanggung jawab mereka dan bersedia meluangkan waktu di akhir pekan untuk hal itu?

Jawabannya mungkin adalah mendapatkan sumber daya manusia (SDM) yang tepat dan menciptakan budaya yang mendukung hal seperti diatas terjadi.

“OK bos….tentu aja itu akan terjadi disana. Mereka Googlers!” Mungkin begitu kita berpikir…

Screen Shot 2014-11-29 at 8.20.00 AM

Susahnya mendapatkan orang dan team yang baik bagi UKM dan Startup

Cerita diatas saya ceritakan sehubungan dengan interaksi saya dengan banyak sahabat yang memilki perusahaan-perusahaan kecil belakangan ini. Saya juga kemarin sore, menanyakan pertanyaan “bagi para startup/UKM, apa masalah yang sering yang paling bikin pusing saat ini?” melalui Facebook, Twitter dan satu-satu melalui Whatsapp.

Salah satu masalah yang konsisten mendominasi para pemilik perusahaan adalah susahnya mendapatkan karyawan yang baik. Tentu saja hal yang sama juga menjadi keluhan para manajer di perusahaan besar…namun karena saya pernah merasakan bekerja di perusahaan besar dan sekarang di perusahaan kecil, saat kita di perusahaan besar, kita punya budget yang cukup untuk memilih. Sejelek-jeleknya kandidat yang muncul, biasanya masih lumayan, karena perusahaan besar biasanya sudah mempunyai budget karyawan masih kompetitif.

Di perusahaan kecil, cashflow menjadi masalah utama, sehingga strategi hiring secara pragmatis memang dimulai dengan karyawan yang memang mau dibayar gaji ala perusahaan kecil, kebanyakan baru lulus kuliah. Itupun susahnya menarik mereka minta ampun….udah gitu banyak yang tidak tahan (atau punya ekspektasi terlalu tinggi tentang “bekerja”) sehingga cepat memutuskan berhenti karena hal-hal seperti…dimarahin bos (cuma sekali) atau ternyata jarak dari rumah jauh banget.

Banyak sahabat saya yang mengatakan bahwa salah satu perhatian utama mereka adalah bagaimana mendapatkan orang yang mau bekerja dan bekerja cukup betah sama kita. Bagi perusahaan kecil dan startup, mereka sering harus menolak order atau bisnis baru karena ngga cukup orang. Disaat produk dan jasa sudah mulai dikenal, sepertinya membangun tim dan mengelola karyawan memang jadi prioritas utama…

Apakah budaya yang pas, bisa menjadi jawabannya?

Terus terang saya tidak tahu. Tapi itu hipotesa saya.

Jika saya baca lagi kisah Google diatas yang diceritakan oleh Eric Scmidt (ex CEO Google) dan Jonathan Rosenberg (ex Head Design & Development Google) dalam buku How Google Works, sepertinya di jaman ini, ketika orang mempunyai banyak sekali pilihan dalam berkarir, kompensasi dan gaji bukan satu-satunya hal yang menarik karyawan untuk masuk dan betah bekerja.

Menurut Eric Schmidt, orang bekerja di Google bukan karena gaji besar, atau sepeda warna-warni, atau lapangan voli pantai di kantor, atau kantin gratis (walaupun memang semua itu disediakan Google). Menurut sang mantan CEO, orang masuk Google karena ada budaya yang memang pas untuk orang-orang nerd pencinta coding, data dan komputer, sebuah faktor yang disebut Googleyness.

Bagi saya budaya perusahaan secara sederhana saya simpulkan adalah suasana yang dirasa  menarik buat calon karyawan dan bikin betah karyawan yang sekarang. Sebuah faktor coolness yang tentu saja berbeda-beda bagi setiap orang.

Tadinya saya pikir sebuah budaya hanya bisa diciptakan oleh perusahaan dengan budget besar. Dengan gimmick, kantor bagus, atau tiap tahun outing gila-gilaan.

Namun, di Jakarta saya melihat banyak perusahaan kecil yang saya lihat bisa mulai membangun hal yang menarik itu (dengan segala perjuangan, airmata, dan keribetannya). Sebuah perusahaan kecil milik sahabat saya bisa menarik dua orang karyawan lulusan universitas ternama dengan gaji yang cukupan aja. Temen saya bilang, ia sangat takjub (dan grateful), dua orang yang kalau ngelamar di perusahaan konsulting ternama pasti akan diterima, memilih bekerja di tempat dia. Ada juga perusahaan kreatif yang bisa mengumpulkan berbagai tipe orang yang suka gambar, musik, nulis dalam satu kantor yang suasananya selalu gembira. Ada sesuatu yang menarik buat orang-orang bergabung dengan perusahaan, selain hanya untuk gaji.*

Bagaimanapun, buat startup, budaya perusahaan sangat mencerminkan personality pendirinya. For better or worse, kekuatan itu yang memang mesti digunakan. Orang pinter menarik orang pinter. Orang kreatif menarik orang kreatif. Orang supel menarik orang supel. Cool people attracts cool people.** Dan dari situ mulai diciptakan sebuah kebiasaan dan “budaya” yang membuat orang betah.

Jadi, untuk UKM, pengusaha dan startup, sepertinya jika kita bisa secara sadar membuat personality perusahaan kita lebih visible, mungkin bisa menarik pribadi-pribadi yang tepat?***

Catatan Kaki:

* Tentu saja realita hidup saat ini gaji tetap no 1. Hidup di kota besar (apalagi yang sudah punya anak), gaji teuteup no 1. Namun poin utama dalam artikel ini adalah, mungkin juga kita dengan kemampuan memberikan gaji yang secara market tidak terlalu tinggi, bisa membuat orang bagus betah bekerja karena “budaya” yang membuat dia nyaman.

** Seorang pendiri startup cenderung menarik orang yang mirip dengan dirinya. Ini sangat alamiah. Lama kelamaan perusahaan akan diisi orang dengan kepribadian mirip dan terciptalah sebuah “budaya”. Nah, beberapa pendiri perusahaan secara SADAR mencoba melengkapinya sebagai penyeimbang dengan mencari karyawan atau partner yang bertolak belakang kepribadiannya. Sebagai contoh, banyak pendiri perusahaan atau orang kreatif cenderung mempunyai kepribadian terbuka, ekstrovert, banyak ide, dan tidak suka detil. Pada awalnya ia akan menarik orang-orang yang sama, namun belakangan mulai merasa butuh pelengkap, yakni orang yang detil, terorganisasi, prosedural, dan cenderung introvert.

*** Artikel ini berdasarkan pengamatan kualitatif saja. Sampai sekarang saya belum tahu secara pasti bagaimana memecahkan masalah-masalah perusahaan kecil dalam problematika rutin tentang mencari dan mempertahankan sumber daya manusia-nya. Tapi menurut saya ini topik yang menarik, dan mungkin jadi salah satu ide start up saya? ;)

 

Pemimpin yang cepat merasa bersalah…

Saya selalu ingat cerita ini…

Di tahun 1985, sekelompok orang yang sangat percaya akan masa depan animasi komputer bergabung di Divisi Komputer milik Lucasfilm milik George Lucas sang pencipta film Star Wars. Sebenarnya George Lucas sendiri tidak terlalu yakin dengan kegunaan komputer dalam animasi, namun ia merasa proyek-proyek dari Divisi Komputer yang dipimpin oleh Ed Catmull dan Alvy Ray Smith ini cukup menarik, sehingga ia memberi mereka ruang untuk berkreasi.

Nah, masalah terjadi saat Lucasfilm mulai mengalami kesulitan keuangan….Lucas menugaskan  Doug Norby sebagai Presiden Lucasfilm untuk melakukan cost cutting. Segera Doug meminta Ed Catmull dan Alvy R. Smith memangkas pengeluaran dengan melakukan lay-off di Divisi Komputer karena tidak feasible secara ekonomis. Dengan segala cara Ed dan Alvy mencoba mengelak dan mengajukan 1001 alasan untuk tidak memecat satupun karyawan mereka. Karena mereka sangat percaya talenta timnya, dan juga mereka merasa bersalah jika memecat karyawan yang baik dan kompeten.

Namun Doug Norby tidak kehilangan akal. Setiap hari, ia memaksa Ed dan Alvy untuk segera mengeluarkan daftar nama yang harus dipecat. Namun para pemimpin Divisi Komputer ini juga dengan segala cara tetap menghindar dan tidak mau mengeluarkan satu nama pun.

Akhirnya kesabaran Doug Norby habis. Ia mengultimatum Ed dan Alvy: “Anda berdua harus menghadap saya besok jam 9, dengan membawa daftar nama yang HARUS dipecat!”

Keesokan harinya, Ed dan Alvy menghadap sang presiden direktur dan akhirnya mereka membawa daftar nama karyawan yang dipecat. Hanya ada dua nama dalam list itu yaitu Ed Catmull dan Alvy Ray Smith…

Kisah ini sangat dikenang oleh karyawan Ed dan Alvy, sehingga grup ini menjadi kelompok yang sangat loyal kepada pemimpinnya.

Divisi Komputer Lucasfilm kemudian berganti nama menjadi Pixar, dan dibeli oleh seorang tokoh yang sangat menggemari komputer dan grafis, yaitu Steve Jobs. The rest is history…

Cerita asli diceritakan oleh Bob Sutton dalam blog-nya, dan dikisahkan ulang dalam buku Scaling Up Excellence.

Sebuah pertanyaan yang mengganggu…jadi lilin atau cermin?

minggu malam hujan…sambil merenung-renung di kamar, sambil nemenin Ed, anak saya kedua.

Ada pertanyaan “kecil” yang belakangan ini mengganggu. Sebenarnya pertanyaan ini ditujukan buat orang lain, tapi lama-lama jadi kepikiran dan mengganggu….pertanyaan ini berkisar tentang lilin dan cermin:)

Ceritanya begini…

Pertengahan Oktober lalu, saya menghadiri Ujian Doktor Pak Mardi Wu di Universitas Bina Nusantara. Topik disertasinya sangat menarik yakni tentang peran social media dalam balancing ambidexterity pada organisasi. Tim pengujinya ada beberapa, tapi yang saya inget banget ada dua yaitu Prof. Harjanto Prabowo (karena ia Rektor Binus dan mengajukan pertanyaan terkait hypothesis testing dalam bahasa yang sangat simpel) dan Dr. Handry Satriago. Yang terakhir ini mengundang tepuk tangan karena mengajukan pertanyaan “kecil” (yang akhirnya mengganggu saya belakangan ini). Pak Handry memulai pertanyaan dengan mengutip penulis Edith Warton, bahwa ada dua cara dalam menyebarkan cahaya, yakni menjadi lilin atau menjadi cermin, dan menanyakan kepada Pak Mardi “setelah anda menjadi seorang doktor, apakah anda ingin menjadi lilin atau menjadi cermin?”.

Jawaban Pak Mardi tak kalah sederhananya. Ia menjawab mungkin saat ini belum bisa menjadi lilin, jadi memilih menjadi cermin yang memantulkan cahaya.

Setelah acara selesai saya pulang.

Namun dalam perjalanan pulang sampai sekarang, pertanyaan itu mulai mengganggu karena jika itu ditanyakan kepada saya, ternyata saya belum tahu jawabannya. Bisakah saya jadi lilin yang menjadi sumber cahaya? Ataukah menjadi cermin yang memantulkan cahaya?

Kemungkinan besar juga ketidakmampuan saya menjawab karena belakangan mulai menyadari betapa saya masih belum apa-apa jika dibandingkan dengan cahaya yang dihasilkan dan dipantulkan oleh Pak Handry dan Pak Mardi. Pak Handry Satriago adalah CEO GE Corporation Indonesia. Pak Mardi Wu adalah CEO Nutrifood. Sekarang dua-duanya sudah menyandang gelar Doktor, yang menunjukkan ketekunan dan kerendah hatian untuk selalu belajar (termasuk bersedia mengejar-ngejar dosen pembimbing tentunya…). Dua-duanya adalah sosok yang saya tahu tak henti-hentinya mendukung dan memberi semangat kepada anak muda untuk terus maju. Dua-duanya pemimpin perusahaan besar yang menurut saya sangat merakyat dan social media friendly (alias ga jaim!).

Secara pribadi, kedua tokoh itu, walaupun hanya kenal sekelebatan sudah menjadi cahaya buat saya. Di tahun 2000-an di sebuah perpustakaan di pedalaman Riau, saya membaca dari Majalah SWA tentang sosok Handry Satriago sebagai seorang Lean Six Sigma Master Black Belt di GE Asia Tenggara. Sebuah kisah yang mengantarkan  perjuangan saya untuk menekuni bidang itu sampai saat ini. Sosok Mardi Wu membantu saya memahami pemikiran Deming di perusahaannya, hanya dengan permintaan melalui twitter! Betapa murah hatinya ia berbagi ilmu, menyediakan waktu lebih dari 3 jam di kantornya untuk orang yang hanya kenal di sosial media.

Di minggu malam ini saya kembali bertanya-tanya…

Apakah saya sudah memberikan cahaya kepada orang lain di sekitaran saya? Mungkin belum…mungkin ada sedikit. Namun mungkin pertanyaan itu tidak perlu dipikirkan dan dijawab?

Mungkin jawabannya adalah bukan tentang INGIN, tapi untuk mulai MENJADI. Seperti mereka yang menjadi sumber cahaya saya selama ini…

 

Kenapa kita perlu bersatu dalam revolusi mental? Mari lihat proses memulai usaha (Bagian 1)

Di bulan Agustus ini, sudah saatnya kita bersatu dan mulai memikirkan hal yang tak kalah penting, misalnya Daya Saing Indonesia  dalam Masyarakat Ekonomi ASEAN. Saya menggunakan indikator Starting a Business (Proses Perijinan Usaha) dari berbagai negara ASEAN sebagai sebuah indikator perbandingan daya saing kita.

Sebagai contoh betapa kita sebagai bangsa harus bangun…

Lihat. Proses perijinan bisnis di Singapura hanya perlu 2.5 hari (3 prosedur). Malaysia hanya perlu 6 hari (3 prosedur). Indonesia perlu 48 hari dengan 10 prosedur! Indonesia juga menjadi yang termahal, selain yang terlama.

Singapura ranking 3 dari sisi kemudahan proses mengurus usaha, Malaysia no 16, Indonesia no 175 dari 189 negara/ekonomi dalam laporan tahunan Doing Business 2014.

Starting a business ASEAN

 Kita perlu bersatu dan mulai mengubah cara berpikir kita.

Kenapa saya menaruh perhatian pada proses pengurusan ijin usaha? Karena, seperti layaknya proses kredit di dunia perbankan atau proses POP (Put on Production) di dunia perminyakan, proses perijinan usaha bagi saya termasuk dalam origination process, sebuah proses yang sangat kuat korelasinya dengan income dan growth. Selain itu, IFC dan Bank Dunia telah beberapa tahun melakukan studi terkait proses itu dalam laporan tahunan Doing Business sehingga datanya bisa dibandingkan dengan baik.

Melihat perbandingan proses perijinan usaha, bisa menjadi parameter pembantu (proxy) melihat birokrasi dan kerumitan dalam berbisnis di berbagai negara. Kita (terutama yang bergerak di dunia swasta) wajib bersatu dengan pegawai pemerintah untuk mulai melakukan perbaikan proses birokrasi. Kemauan politik penting, namun sebenarnya metode-metode yang telah berjalan baik di dunia swasta perlu digunakan lebih banyak. Dengan semangat relawan selama masa pemilihan presiden, jika itu ditransformasikan ke dalam energi untuk membangun, tentunya hasilnya akan sangat luar biasa.

Dan tentu saja ada harapan baru…

Yang menggembirakan adalah pasangan Presiden-Wakil Presiden terpilih RI, Joko Widodo dan Jusuf Kalla, menempatkan sebuah target khusus untuk indikator diatas dalam Nawa Cita yang merangkum Visi, Misi, Program Aksi Capres no 2 tersebut. Dalam poin ke 6 dari 9 agenda yang ada, dituliskan agenda yang menjadi fokus adalah: Meningkatkan Produktivitas Rakyat dan Daya Saing di Pasar Internasional.

Poin itu dijabarkan lagi dengan sangat spesifik: Menciptakan Layanan Satu Atap untuk Investasi, Efisiensi Perijinan Bisnis menjadi Maksimal 15 Hari. Sangat bagus jika kita bisa mempercepat dari 48 menjadi 15 hari, walaupun masih kalah jauh dari Singapura dan Malaysia. Namun, paling tidak kita bergerak maju.

Revolusi Mental dalam Proses Perijinan Bisnis?

Dengan ilmu dan pengalaman saya yang masih terbatas, ijinkan saya memberikan sebuah komentar panjang tentang hal ini. Dalam beberapa tahun belakangan ini, saya bekerja sebagai konsultan membantu perusahaan-perusahaan menerapkan Lean enterprise, membuat proses (apapun) menjadi lebih cepat, lebih aman, lebih baik, dan lebih murah biayanya.

Gambaran ideal suatu proses adalah end-to-end process co-location alias sistem pelayanan satu atap. Dalam versi yang paling ekstrem adalah dalam bentuk workcell, alias sel kerja, dimana proses yang berdekatan, lokasinya sangat dekat sehingga proses berjalan single piece flow atau tidak ada dokume/material/produk yang batching (ditumpuk sekalian sebelum ke proses berikutnya). Contoh yang sudah lumrah kita lihat dan berjalan sangat baik tentunya proses pembuatan SIM dan STNK yang sering dikenal dengan bagian SAMSAT. Di luar proses itu belum banyak yang bisa dijadikan contoh.

Kenapa tidak semua proses bisa diintegrasikan menjadi satu atap dengan mulus?

1. Menggabungkan berbagai instansi/departemen menjadi satu atap, tidaklah semudah memindahkan orang-orang yang terlibat agar duduk dan bekerja dalam satu gedung.

Banyak integrasi seperti itu dilakukan dalam pendekatan politik, melalui kekuasaan top down: POKOKNYA harus segera pindah jadi satu tempat. Walaupun kadang-kadang ada yang berhasil (dalam jangka pendek), biasanya hasilnya tidak berjalan mulus karena resistansi yang sangat kuat dari manajemen menengah dan karyawan serta sering bolong-bolong dalam hal kebijakan dan peraturan dalam masa transisi. Saya membaca banyak daerah sudah menerapkan sistem layanan satu atap ini, namun belummendapatkan data yang menunjukkan hasil yang signifikan kemajuannya. Apalagi laporan Doing Business 2014 masih menunjukkan kita di ranking 175 dalam perijinan usaha baru.

2. Mempercepat proses tidak berarti hanya semudah membuat prosesnya menjadi online dengan sistem elektronik.

Tanpa mengerti proses, orang yang terlibat serta regulasi yang ada dalam proses sekarang, perbaikan proses hanya dengan membuatkan sistem online akan membuat kita mempercepat proses yang buruk. Digitization without understanding the current system only speeding up to produce error. Contoh yang cukup banyak di berbagai perusahaan adalah penerapan sistem ERP (Enterprises Resources Planning) yang tidak berjalan sesuai harapan.

3. Ada best practices di perusahaann-perusahaan multinasional yang bisa membantu pemerintah dalam mencapai proses yang jauh lebih baik dari sekarang, misalnya Lean enterprise.

Awalnya dikembangkan oleh Toyota lalu menyebar ke perusahaan-perusahaan: mulai dari Boeing, Airbus, Nike,  McDonald sampai jaringan hotel Starwoord. Sekarang ini industri rumah sakit dan asuransi semakin agresif menerapkan metode ini. Instansi-instansi pemerintah di berbagai negara juga sudah mulai bergerak ke sana, seperti yang banyak ditulis dalam blog milik Harvard ini.

Secara teknis, ilmu Lean mudah dipelajari. Namun dalam implementasi, banyak faktor non-teknis yang harus disiapkan. Dan ini memang menuntut perubahan cara berpikir. REVOLUSI MENTAL.

Inilah revolusi mental yang harus dilakukan oleh birokrat dan para profesional:

1.  Merubah mental birokrat: dari priyayi/feodal menjadi abdi masyarakat.

Dalam bahasa korporasi ini didengungkan sebagai customer focus atau customer centricity. Mudah diucapkan, namun sangat sulit dilaksanakan. Di swasta saja sulitnya bukan main, apalagi di pemerintahan. Jika kita melihat proses yang memakan waktu 48 hari kerja, salah satu yang terjadi menurut saya adalah karena selama ini pemerintah tidak melihat proses perijinan bisnis dari sudut pandang sang pemohon.  Tidak menganggap orang yang mengurus ijin sebagai orang yang layak dilayani. Setuju?

Contoh-contoh gebrakan yang dilakukan Jokowi/Ahok di DKI Jakarta jika ditularkan dan diteruskan ke semua instansi semoga akan menjadi dasar perubahan proses yang sangat signifikan.

2. Merubah mental departemen: dari fungsi mengikuti bentuk menjadi bentuk mengikuti fungsi.

Fungsi dan proses harus didesain untuk mencapai tujuan, baru ditentukan organisasinya. Kalau sekarang, organisasinya sudah ada dengan aturan/proses yang sudah kaku, lalu proses tinggal disambung-sambung. Tepatnya, dioper dari satu instansi ke instansi lain.

Kenapa kita punya 10 prosedur? Mengapa membutuhkan waktu 15 hari untuk mengurus SIUP dan TDP, lalu harus mengurus ijin ke Departemen Tenaga Kerja selama 14 harI? Prosedur yang berbelit dan lama terjadi karena proses yang ada mengikuti departemen yang sudah ada. Oleh karena itulah pertanyaan saya tentang pembentukan organisasi (dan kabinet) adalah: Apa yang ingin dicapai dalam 5 tahun? Lalu bentuklah kabinet sesuai dengan fungsi dan tujuan. Bukan kebalik, dibikin dulu kabinet/struktur organisasi baru memikirkan

3. Merubah mental karyawan: dari silo/ego sektoral menjadi semangat kolaborasi.

Bagi banyak pegawai, melakukan tugas sehari-hari sesuai dengan petunjuk dari atasan sudah cukup. Jika ada dokumen dari pemohon sala atau kesalahan dari departemen lain, ya tinggal dibalikkan ke orang/departemen yang bersangkutan. Bukan urusan kita. Jika dokumen kita menumpuk karena kepala bagian yang menandatangani sedang tidak dikantor seminggu, ya bukan urusan kita juga. Mental ini tidak bisa diteruskan jika mau bersaing dengan Malaysia dan Singapura. Kita harus menyiapkan semangat seperti permainan total football dalam sepakbola, bahwa menang/kalah urusan seluruh orang yang terlibat.

Pemahaman ini layak kita sama-sama lakukan baik di pemerintahan pusat, daerah, maupun perusahaan swasta. Proses perijinan usaha hanya merupakan studi kasus bagaimana sebenarnya secara mental kita perlu melakukan perubahan yang cukup radikal namun tetap berdasarkan pada cara yang tepat. Karena dari situ kita bisa bercermin, bahwa negara Indonesia telah jauh ketinggalan dalam hal kecepatan dalam proses-proses bisnis.

Jika kita ingat lagi bahwa Masyarakat Ekonomi ASEAN akan dimulai tahun 2015, kita harus bersatu padu untuk meningkatkan produktivitas dan kecepatan kita dalam bekerja.

Bersambung ke Bagian 2:  Mendesain Ulang Proses Starting a Business

Apa saja proses yang terjadi selama 45 hari? Kenapa Singapura hanya butuh 2.5 hari? Apa yang bisa kita lakukan?

Setelah Presiden RI Terpilih…

Pemilihan Presiden Republik Indonesia 2014 mungkin salah satu pemilihan pemimpin yang paling riuh, terbuka dengan segala dinamikanya. Kita harus bersyukur karena proses berjalan dengan damai. Semoga ini menjadi salah satu tonggak bersejarah untuk pemerintahan yang semakin demokratis dan bersih.

Sekarang saatnya move on. Mari bersatu lagi untuk bekerja.

Bagi saya pribadi, menarik untuk melihat lagi Visi dan Misi Tim Jokowi -JK dan menanyakan 3 hal ini:

1. Buat Tim Jokowi-JK: apa yang menjadi metrics yang terukur dalam 5 tahun ke depan?

2. Buat profesional dan korporasi: bagaimana kita mendukung agar Visi dan Misi itu tercapai?

3. Buat media dan masyarakat: bagaimana cara menjaga agar visi dan misi itu sesuai sasarannya?

Dalam 3 kerangka itu sebaiknya energi kita fokuskan sebagai satu bangsa, Indonesia.

Catatan:

Informasi tentang Visi dan Misi Jokowi-JK bisa diakses di link ini

Artikel ini dipost di LinkedIn post di link ini

5 Things I learned from Indonesian State-Owned Railway Company (KAI)

Indonesian railway maybe not the best in the south-east Asia region, but as an Indonesian and as a customer I have been impressed by KAI (Kereta Api Indonesia- the state owned railway company) transformation in the last five years.

It used to be a transportation mode that was avoided by middle-up class in this archipelago, and especially in the greater Jakarta. In the 90s, my experience with Indonesian train service was far from decent. It was more like a rusty tin can powered by old engines…

Recently, since 2009, there was a change. Around 2010, I started to observe that my neighbours (I live in BSD, an area about 22 km from the business district) began to take commuter line train services. Initially the new “trend” did not interest me. I had been enjoying the two-to-three hours drive (yes, it was for 22 km commuting, one way) in a comfortable SUV full of music, food, and cool air. The traffic sucks, but we are Indonesian just adapted to that situation. I did it almost everyday, Monday to Friday. Just for a picture, if I want to be in the office at 9 am, I had to leave home around 6 am. And again, yes, it is only 22 km away.

In 2011, I quit my corporate job, and started my new journey as a consultant mainly because two main reasons: the daily traffic/commuting and also an opportunity offered by a colleague. I don’t have to drive daily to Jakarta business area, but it came to my attention that the train station near my home has been growing and improved significantly. The station, once a small, dark and lonely place, now has become bigger with a lot of cars in the park yard. And ever since, I am learning that more and more people in BSD and Bintaro took commuter line to go to office.

So I tried the commuter line. And it changed my perception to the state-owned company. It took only 25 minutes by railway, vs. 2-3 hours driving. And now it is using e-ticket, no paper. The station is relatively clean, the compartment is relatively cool and well maintained. Of course, you cannot expect it like the bullet train in Japan or Singapore’s MRT. During the rush hour, it’s so packed that you could stand without holding anything because you are pressed from all direction…:)

It is still not safe enough for woman because of it is heavily crowded, but the company has provided dedicated compartments for women (still not enough. The passengers are growing so fast.

But the point is…. progress…and I am impressed.

In a country where more things are stagnant than progressing, it is very inspiring. And I started to wonder how KAI transform its business and services. So I did some searches for answers, out of curiosity. One of the common result from my search is a name, Ignatius Jonan, a former Citibanker who were brought in as CEO since 2009 by Sofyan Djalil, then the State Enterprises Minister. Of course, what more interesting to know is what Jonan and his management team have done differently.

Here are 5 things that I learned after reading articles, watching videos on youtube and experiencing the services:

1. “We are in SERVICE biz”

While the statement seems simple, it is not really easy to implement, especially for a state-owned company in Indonesia who had been stagnant for more than two decades. There were so many factors internally and externally (i.e. politically) made the organisation couldn’t really focus in delivering what the customers want.

Some few examples in the improvement are toilet cleanliness, punctuality of the train, and eliminating ticket scalpers. The simple mindset change is yet a huge challenge. Toilet, for instance, has been seen as normal if there was no water and it smells so bad that only people who are in “emergency” will use it. The ticket scalper has been taken accepted as necessary “evil”. You didn’t need to wait long if you pay more…

The new management has started their service focus from the toilet. Now, I have a habit to check the toilet in the stations because I heard the KAI management always check them. The ticket brokers have been started to be push out by technology: e-ticket. We will discuss about it later in poin #5.

2. Grow the people

In creating better service to the customers, KAI needed to have better people. Based on my reading, their success in creating better people can be summarised into single word:meritocracy. Just like the mindset changing toward service company, implementing meritocracy was not as simple as for many of us in the corporations world.

It’s a big change in the culture from promotion and rewards based on employees’ service time or their personal relationship with the bosses to promoting good people regardless gender, age, background. It created a new mindset to serve the customers better. And as a customer, I experience the change.

3. “Go out and see by yourself”

Jonan, the KAI CEO, has a habit to always see what happens with the trains. He spends hours and days to travel with the trains, check the toilets, check the locomotives, passengers compartments, and the stations. In Japanese term, he practices what is known as genchi gembutsu, or “go out and see yourself”. The interesting part is he shared what he found almost real time to the mailing list within his management team. Hence, there is a shorter bureaucracy in reporting. We could imagine what happens if this practice copied by all levels of managers. There will be a habit to see and experience from the customers shoes!

While management are riding their own trains, KAI sends their employees to see by their own eyes what happens outside Indonesia, especially in China. In 2013 alone, out of 1200 employees sent abroad, 700 went to China, a country where aggressive infrastructure development in the last decade. Other destination includes Spain, a country with one of the best metro system. I think there is no other way to make your employees realised the possibility to improve our company better than make them to see and experienced the possibility by themselves.

4. Enforce the Rule

One of my favourite book is The Knowing-Doing Gap by Bob Sutton and Jeffrey Pfeffer. I like it because it is very relevant for Indonesia. There are so many rules but so few implementation and enforcement. That’s exactly happened with KAI in the past. If you saw this picture in the past, it was because the management did not successfully enforce the rule.

(picture from VOA in this link).

The above situation is rarely seen today. Why? Because KAI enforces the rules.

In addition to that, they cleared off all of their properties and infrastructures which in the past occupied by people who used them for business. It is a huge task that until today still not completely finished. But the management have the guts to do what they have to do with early success acknowledge by the government and the customers.

5. Apply the Right Technology

In the past, you need to be in a long line to get a ticket. Because the only way you could buy a train ticket is at the station. During the holiday season, sometimes it’s already sold out because the ticket scalpers have bought most of them and resell the tickets again with very high price.

Today, KAI has implemented the online ticket and e-ticketing services. Not only made the customers life better, but surprisingly it helps the company to achieve better profitability. Apparently in the past, because of bad tickets management, the high volume of passengers did not result in profit. Many leakages along the process. With the right technology, it serves best for the customers, the employees, and the management.

In summary, while I am involved in many organisations efforts toward customer centricity, as a customer I could see the progress have been done by KAI in that path. Something that worths sharing.

Notes:

Original article on Linkedin post

Versi Bahasa Indonesia ada di link ini