Category Archives: Thoughts

Could We Refresh Deming’s System of Profound Knowledge?

Deming’s thought is an interesting story. His thought seems quite easy to overlook, because it is too obvious or too idealist. While I am still in the early phase in understanding Deming’s System of Profound Knowledge, I am amazed by how the simple 4 principles: System Thinking, Understanding Variations, Theory of Knowledge and Psychology could help many great organisations today.

But, this is the challenge.

Whenever I talk about Deming, many people would have a look at me like someone who talks about Pink Floyd to people who are listening to Justin Bieber.

It’s like, “Dude, that was old stuff. Really old.”

But I am convinced myself that Deming’s thinking would be useful today (even more relevant!), and will be good to be introduced to younger generations (i.e Gen X, Gen Y, Millenia, or any other name that we could think people want to generalise any generations).

For younger generations in Indonesia, I want to present a fresh and fun version of Deming’s core principles. I summarised it in a book titled The Coconut Principles.

It started to get attention by many readers, and now is starting the 2nd edition. The great part of it, many people say they like the simplicity of the principles. These are the same people who think Deming’s thinking is already too old :)

For me, it will be interesting to see where it goes from here, and to really see whether we could encourage people to actually DO the principles.

(This article originally posted for Linkedin in this link)

manifesto #simplicity101: let’s bring back simplicity & fun in problem solving

Dude, where’s the fun?

Sudah sejak lama saya melihat bahwa usaha pemecahan masalah dan mencari solusi di berbagai organisasi menjadi terlalu serius, kaku, dan bersifat formalitas. Banyak juga yang orientasinya lebih pada sertifikasi dan paper work. Sebenarnya tidak ada yang salah juga, tapi lama-kelamaan orang tidak merasakan lagi kesenangan, inovasi, dan kreativitas dalam mencari solusi.

Tool dan metode seperti process mapping, brainstorming, apalagi menggunakan statistik terdengar membosankan…

Cost Saving, Efisiensi, Productivity Improvement malah menjadi menakutkan?

Jadi siapa yang menghilangkan seluruh unsur fun di dalam problem solving?

It was FUN, It is FUN, It’s supposed to be FUN

Problem solving seharusnya menyenangkan. Dulu orang mendapatkan kesenangan dengan memecahkan masalah paling berat di tempat kerjanya.

Dan pada dasarnya manusia adalah mahluk serba ingin tahu yang gemar memecahkan masalah, bukan?

Siapa yang doyan mengisi Teka Teki Silang? Sudoko?

Siapa yang gemar tebak-tebakan? Bermain video games?

Bukankah itu problem yang kita pecahkan untuk medapatkan kesenangan?

Jika kita senang memecahkan teka-teki, mengapa mencari solusi di sekitar kita tidak bisa menyenangkan?

Kita bisa memulainya dari sekarang.

Manifesto simplicity#101

fresh-water

Let’s simplify and improve things around us, especially in workplaces.

Caranya?

1. Lihat sekeliling, sederhanakan segala sesuatu mulai dari hal yang paling sederhana.

  • Membuat presentasi yang rumit dan panjang? Bisa ngga dipersingkat dan lebih simpel?
  • Bekerja di perusahaan yang membuat aturan berbelit? Coba dicari bahasa yang lebih gampang?
  • Proses approval sampai 5-6 level? Bisa ngga di sederhanakan?
  • Membawa 3 handphone, 1 tablet, dan 1 laptop di tas? Hmmm….kebanyakan ya?

2. Gunakan bahasa visual

Dengan menggabungkan gambar dan text, kita bisa membuat komunikasi yang lebih sederhana tapi berbobot. Banyak isu dan masalah bisa diselesaikan HANYA dengan memvisualisasikannya.

3. START NOW, have some fun

Just do it.now.

Bagi anda yang tertarik dan punya ide yang sama di twitterland, gunakan #simplicity101 dalam tweet anda, follow @gedemanggala dan @coconutprincipl

Ide Sederhana dari Kelapa dan Inovasi Fondasi Cakar Ayam

Inovasi besar di bidang konstruksi Indonesia yakni Fondasi Cakar Ayam diilhami oleh ide sederhana: Prof. Sedijatmo saat rekreasi ke pantai Cilincing (tahun 1961) melihat Pohon Kelapa masih berdiri tegak walaupun tanah disekitarnya sudah terkikis ombak. Ide sederhana ini akhirnya menjadi solusi untuk membangun menara PLN di daerah rawa-rawa. (dikutip dari kolom James Luhulima, Kompas 20 Jul’13).

#simplicity101

Menciptakan value

kumpulan tweets tentang bagaimana orang/organisasi sukses menciptakan value:

di disneyland, di akhir hari, para petugas miting dg supervisornya di sekitar tong sampah di tiap arena. kenapa?

sama dg IDEO waktu improve hospital service.seorang konsultan ditugaskan tidur seharian di patient bed. why?

Yuji Yokoya, chief engineer Toyota, dikisahkan melakukan roadtrip ke 50 state di US agar tahu market. why?

dari kampung kita sendiri, Jokowi dikisahkan blusukan kesana kemari utk melihat sendiri situasi lapangan. why?

Reason: IDEO menyebutnya mendesain dengan empati. Toyota nyebut “genchi genbutsu” atau “lihat & rasain sendiri:)

#TCP #value #leanstartup

Berpikir simpel

Iijin usaha baru di Indonesia ada 9 prosedur, 31 hari kerja. Malaysia hanya 6 prosedur, 3 hari kerja, Itu data Doing Business 2013 (IFC).

Terbaik di Asia adalah Spore, ijin usaha hanya 3 prosedur, 3 hari kerja. Simple ya?

Ngomong-ngomong simple, airline sukses di US, Southwest, hanya operate 1 jenis pesawat, Boeing 737. Why?

It makes their life easier: operation, maintenance, engineering, supply chain management.

Dan ini yg ada disekitar kita: opportunity buat  bank & insurance.

Bisakah membuat bahasa “manusia” yg sederhana dg font yg bersahabat? untuk Polis atau Terms & Condition :)

Sy org berpendidikan, punya 7 polis asuransi. Smp sekarang I have no f***ing clue when I read the policy. Untuk saya punya temen jagoan asuransi Irine dan Mbak Josie :)

Saya pernah jd head of credit card product in big company. Till today I don’t 100% understand the T&C :P

Mimpi gw ttg simplicity adlh bikin bank spt ‪http://simple.com  di Indonesia, ayo siapa yang mau sama2 mewujudkan?

oops hampir lupa. Bagi yg check-in ke hotel, dan liat denah emergency escape yg ada “you are here”. do you really understand it? I don’t!! Karena rumit. Pas lagi santai aja ngga ngeri, apalagi lagi kebakaran beneran!

Tapi dengan banyak hal yg kompleks jg bagus buat saya. Itu yg bikin dapur saya ngebul. I simplify things, as a living.

Mudah-mudahanan banyak teman-teman di Indonesia bergabung dg ide “simplify things”. It’s a good business, it’s good for society:)

#TCP #Simplicity #leanstartup

Twitter @gedemanggala

Mengapa SOP perlu, dan bagaimana membuatnya?

Dengan sistem dan SOP yang baik, bisnis bisa jalan, yang punya bisnis bisa jalan-jalan

- Kutipan dari Bobby, teman saya yang pengusaha restoran dimsum -

SOP (Standard Operating Procedure) adalah alat standarisasi yang sangat kritikal dalam bisnis. Semua menyadari hal ini namun sering melihat SOP sebagai  paperwork yang ngga terlalu penting. Padahal  SOP dalam suatu perusahaan juga merupakan alat kolaborasi yang sangat perlu sehingga setiap anggota tim mengerti peran masing-masing dan setiap aktivitas berjalan dengan baik.

Simak cerita tentang Yoshi, seorang mahasiswa yang berwirausaha sebagai pemilik warung “intel” (indomi telor) di Bandung. Sekarang ini ia sering mendapat keluhan karena intel yang ia jual kadang-kadang “enak banget”, tapi sering “ngga enak banget”. Untuk menjalankan warung ini, Yoshi memang menjalankannya bertiga bersama teman-teman kuliahnya yaitu Andri dan Reza. Mereka bertiga mempunyai “jurus” yang berbeda dalam membuat dan menyajikan intel itu. Yoshi selalu menjaga agar mi tidak terlalu lama direbus, Andri lebih mementingkan racikan bumbu, sedangkan bagi Reza yang penting telur harus setengah matang. Belakangan mereka bertiga menyadari bahwa tanpa jurus yang distandarkan, warung mereka akan ditinggalkan pelanggan. Oleh karenanya mereka sepakat untuk membuat SOP yang menghasilkan rasa terenak sesuai pendapat pelanggan. Bisakah kita membantu mereka?

Hal seperti ini tidak hanya terjadi di industri kecil. Industri besar dan mapan seperti perusahaan transportasi, industri kesehatan hingga layanan masyarakat pun tak lepas dari layanan yang buruk karena tidak ada SOP yang baik.

Perubahan personil, tingkat pengetahuan yang beragam, keterampilan yang bervariasi, pengalaman yang berbeda, variasi proses atau bahan baku sudah barang tentu menyebabkan produk atau layanan yang dihasilkan berbeda juga kualitasnya. Agar proses selalu berjalan dengan baik dan hasilnya sesuai dengan  harapan pelanggan, maka kita harus memastikan adanya standar.

Oleh karena itu tujuan utama SOP adalah untuk memastikan:

  1. Setiap aktivitas dilakukan dengan variasi sekecil-kecilnya, walaupun dilakukan oleh orang yang berbeda-beda
  2. Kita tidak tergantung kepada orang, namun membuat sistem yang bisa dijalankan oleh siapapun juga.
  3. SOP menjadi dasar untuk melakukan perbaikan terus-menerus

SOP membantu kita melakukan kolaborasi. Dengan standarisasi, kita dapat bekerja sama dalam sebuah organisasi dengan baik.

Apakah membuat SOP itu susah? Sebenarnya tidak juga. Yang penting prosedur yang bagus harus memiliki 3 komponen utama ini:

illustrasi 23

Mari kita telaah satu persatu ketiga komponen diatas untuk membantu Yoshi dan teman-temannya membuat SOP cara memasak indomi telor yang uenak!

1. Urutan Proses (work sequence) adalah langkah demi langkah dari  tahap pertama sampai terakhir. Contoh: step pertama mulai dari menyiapkan bahan dan peralatan, lalu memasukkan air ke dalam panci, kemudian memanaskan air sampai mendidih dan seterusnya.

2. Titik perhatian adalah hal atau parameter yang perlu diperhatikan dalam setiap langkah. Misanya: parameter, kualitas, atau skill yang diperlukan.  Contoh: saat langkah “masukkan telor” kita bisa menambahkan detail “jangan sampai kuning telor pecah”.

3. Durasi adalah berapa lama setiap langkah dilakukan. Selain menambahkan fokus dan poin utama, kita harus selalu mempunyai waktu standar untuk setiap langkah jika waktu adalah kritikal. Misalnya dalam langkah “panaskan air sampai mendidih”, bisa diberikan standar waktu “5 menit” sehingga lebih terukur dan konsisten.

Jika kita memasukkan ketiga komponen diatas, pasti kita sudah memiliki SOP yang bisa dimengerti dan dilakukan. SOP yang baik harus dapat dengan mudah dipahami oleh orang yang akan melakukan aktivitas di dalamnya. Selain menjadi acuan untuk bekerja, SOP juga bisa digunakan untuk training dan menjadi knowledge yang tersimpan di dalam organisasi kita. Ingat, dengan SOP yang baik, sistem yang akan bekerja, bukan mengandalkan orang saja.

Nah, ini SOP untuk Yoshi dan rekan-rekannya

SOP1

 

Simpel, bukan?

Ayo para wirausahawan/wati, buat SOP yang baik agar kamu bisa jalan-jalan terus…

bagaimana saya mewujudkan mimpi kuliah di Amrik dengan visual goal chunking

Sewaktu saya bekerja di Caltex di tahun 1999, ada sebuah training yang mengajarkan tentang goal chunking. Idenya sangat sederhana, sebuah mimpi atau goal yang besar dibagi dengan detail   sampai sekecil-kecilnya hingga dapat dilakukan mulai hari ini setiap hari.

Mirip dengan bagaimana kita memakan pizza berukuran extra large. Dibagi menjadi irisan kecil agar bisa dimakan dengan mudah.

Goal chunking waktu itu langsung saya praktikkan untuk membantu mewujudkan mimpi saya meraih gelar MBA di universitas di Amrik. Tool simpel ini sangat membantu karena sangat sederhana dan juga disarankan membuat secara visual. Oleh karenanya dalam buku The Coconut Principles yang sedang saya tulis, saya memasukkan visual goal chunking sebagai salah satu tool untuk mendesain solusi dengan sederhana.

Saya merekonstruksi sketsa goal chunking yang saya buat di tahun 1999. Inti solusi yang saya ingin cari saat itu adalah bagaimana membiayai sekolah MBA selama 2 tahun yang saat itu butuh biaya kira-kira $100,000 sementara saya baru punya tabungan sekitar $15,000.

Apakah sketsa ini mudah dicerna?

Chunking2

Indonesia Mengajar: gerakan hebat dan keren!

“Berhenti mengecam kegelapan. Nyalakan lilin”

– ungkapan Tiongkok kuno, dipopulerkan oleh berbagai tokoh antara lain Peter Benenson, Adlai Stevenson, John F. Kennedy,  dan juga oleh Anies Baswedan -

Setelah gerakan mahasiswa tahun 1998, makin lama makin sulit bagi saya untuk memahami berbagai “gerakan”, “forum”, “aksi” yang bagi saya terlalu mengedepankan seremonial, masuk berita namun tidak fokus secara substansi untuk mencari solusi. Juga karena menurut saya banyak gerakan seperti ini bersifat reaksioner tergantung topik yang hangat serta tidak dikelola dengan profesional. Intinya, tidak banyak kontribusi terhadap masyarakat.

Di akhir tahun 2010, saat sedang istirahat siang di kantor, saya membaca sebuah artikel di Kompas tentang Gerakan Indonesia Mengajar. Membaca kisah anak-anak muda cerdas yang meninggalkan pekerjaan dan kenyamanan hidup di kota untuk mengajar anak-anak di daerah yang sangat terpencil membuat air mata saya berjatuhan. (Sumpah!).

Ada tiga hal yang membuat saya sangat mengagumi Gerakan Indonesia Mengajar:

Pertama, inilah gerakan yang secara substansi sangat bermanfaat karena bukan hanya bisa mengisi kekurangan guru SD di daerah tertinggal, namun juga menyiapkan para pemimpin masa depan yang tangguh dan dekat dengan Indonesia yang sebenarnya. Karena Indonesia bukan hanya Jakarta.

Kedua, gerakan ini direncanakan dan dilakukan secara profesional, termasuk berkolaborasi dengan institusi yang benar-benar kompeten di bidangnya (misalnya DDI untuk proses recruitment, dan sebuah perusahaan audit terkenal yang membantu audit keuangan).

Ketiga, ini gerakan yang cool. Saya melihat betapa suksesnya Indonesia Mengajar membawa pesan sosial yang “berat” namun bisa dilihat secara positif dan keren oleh banyak orang, dan terutama oleh anak-anak muda. Tanpa faktor coolness bagi anak-anak muda berprestasi, tentunya susah untuk bagi gerakan ini untuk mendapatkan peminat. Kenyataannya?

(ilustrasi oleh Endang/Impro)

(ilustrasi oleh Endang/Impro)

Pada angkatan pertama, dari target mendapat 50 Pengajar Muda, ada 1383 pelamar! Gerakan ini menginspirasi anak-anak muda untuk bangun dan menjadi solusi daripada stres dan hanya mengeluh. Sudah lama saya tidak melihat ada aktivisme sosial yang oleh anak-anak muda berprestasi dipandang sebagai sesuatu yang keren. Saya adalah wakil dari golongan rakyat Indonesia yang sudah muak dengan aktivisme bakar-bakar ban dan orasi yang berakhir rusuh. Indonesia Mengajar berbeda, bagi saya ini bagaikan oasis di padang pasir.

Berbicara mengenai Indonesia Mengajar tentu tidak lepas dari nama Anies Baswedan. Bagi saya, Anies Baswedan memberikan teladan yang sangat sederhana (namun sangat susah ditiru) yaitu mengambil inisiatif untuk mulai melakukan sesuatu dibanding hanya mengeluh atau menghujat. Anies Baswedan dengan Indonesia Mengajar melakukan sesuatu yang sangat langka: berpikir jernih, melakukan aksi secara nyata dengan cara yang sangat positif dan keren!

Catatan:

Artikel ini adalah draft untuk buku The Coconut Principles yang akan segera terbit. Indonesia Mengajar adalah salah satu inspirasi prinsip The Coconut Principles untuk selalu berpikir mencari solusi bukan hanya mengeluh.yang akan segera terbit.erpikir mencari solusi bukan hanya mengeluh.