Mengerti Proses Dengan Animasi Menyenangkan

Sekitar dua tahun lalu saya diajak berkolaborasi oleh teman saya Ari Kamasan yang bekerja di WSP Worldbank untuk membantu APPSANI, sebuah asosiasi yang memayungi model usaha unik yaitu pengusaha sanitasi yang membangun WC untuk warga yang kurang mampu. Tugas saya adalah membuatkan proses bisnis dan SOP sehingga para pengusaha (dan calon pengusaha) bisa mengerti apa yang harus dilakukan, dan bisa digunakan untuk menjawab pertanyaan orang awam “apa sih pengusaha sanitasi?”

Dari pengalaman kolaborasi sebelumnya akhirnya saya mengajak Impro (Rendra Almatsier) untuk merangkum keseluruhan proses dalam sebuah animasi singkat agar mudah dicerna.

Apakah anda Setuju setelah melihat animasi 4 menit ini anda bisa membayangkan pekerjaan seorang pengusaha sanitasi?

#SOPit

Buku baru: Productivity Diary bisa di download gratis

Buku baru: Productivity Diary bisa di download gratis

Teman dan sahabat…

Bagi yang sempat membaca beberapa posting saya tentang Productivity Diary saya, dengan gembira saya menyampaikan bahwa sekarang bisa di download di link ini.

Download hanya bisa dilakukan sampai hari Minggu 20 September 2015, setelah itu mungkin hanya bisa di lihat/view saja.

Terima kasih buat sahabat saya Ngurah Nala yang membuat ilustrasi sampul, dan Rudi Adriyanto yang membuat konsep dan desain ebook ini.

Buat pembaca, semoga bermanfaat!

Transformative Productivity, Siasat Sebelum Melakukan PHK Besar-Besaran

Transformative Productivity

 

Dengan nilai tukar Rupiah yang terus menurun terhadap Dollar serta pertumbuhan bisnis di berbagai dunia yang semakin melambat, banyak perusahaan mungkin sedang mempersiapkan untuk mengurangi jumlah karyawan dalam jumlah yang relatif besar.

Menyamankan persepsi: Tidak ada Perusahaan/Pengusaha atau Karyawan yang ingin terjadi PHK (Pemutusan Hubungan Kerja).

Sepanjang yang saya tahu, hampir semua manajemen perusahaan atau pengusaha tidak menginginkan PHK. Pelaku bisnis selalu menginginkan growthdan bisnis yang makin berkembang. Karyawan sebagian besar tentu tidak ingin kehilangan pekerjaan, apalagi dalam situasi yang sulit mencari pekerjaan baru.

Oleh karena itu, kita bisa mengerti bahwa pengurangan karyawan biasanya merupakan langkah terakhir untuk menyelamatkan bisnis.

Tapi, Benarkah PHK akan benar-benar menyelamatkan bisnis anda?

Menurut pendapat saya, melakukan PHK besar-besaran di saat krisis mungkin mirip orang menurunkan berat badan dengan melakukan sedot lemak. Postur yang diinginkan bisa tercapai dengan cepat, tapi apakah badan bisa digunakan untuk berlari kencang?

Belum tentu.

Sama juga dengan melakukan PHK besar-besaran, menurut pemahaman saya, selain menurunkan jumlah pegawai dan biaya, yang sering lupa kita hitung adalah kehilangan besar dalam bentuk tacit knowledge dan organizational capability perusahaan.

Dalam kondisi mendesak seperti saat ini, mungkin memang benar bahwa segala cara harus dilakukan untuk mencegah perusahaan bangkut, termasuk mengurangi pegawai. Tapi apakah nanti perusahaan yang melakukan PHK siap berlari kencang dan berkompetisi lagi?

Sebuah studi yang dilakukan Bain & Co terkait PHK yang dilakukan berbagai perusahaan dalam indeks Standard & Poor (S&P) 500 saat resesi di tahun 2001 menghasilkan kesimpulan bahwa sebuah perusahaan yang melakukan program pengurangan pegawai membutuhkan enam sampai delapan belas bulan untuk melihat penurunan biaya dalam laporan keuangan mereka. Dan kebanyakan eksekutif, TIDAK MENGHITUNG tambahan biaya yang dibutuhkan untuk recruiting, hiring, dan training karyawan baru saat eknonomi membaik dan perusahaan harus segera berlari kencang lagi.

Khusus untuk Indonesia, PHK hanya diijinkan jika perusahaan bisa membuktikan data keuangan perusahaan yang menunjukkan kerugian dalam jangka waktu 2 tahun berturut-turut. Sehingga perusahaan di Indonesia perlu benar-benar mengkalkulasi apakah tindakan PHK memang benar membantu untuk dilakukan. Terutama perlu benar-benar digali, sebenarnya apa triggerdalam memutuskan adanya PHK?

Trigger terjadinya Lay-off

Umumnya, terjadinya lay-off atau PHK besar-besaran adalah dalam situasi ekonomi memburuk atau perusahaan dalam keadaan merugi. PHK dianggap satu-satunya cara untuk menyelamatkan perusahaan dari kebangkrutan.

Tapi, ternyata bukan ancaman rugi yang selalu mengawali rencana PHK. Banyak rencana PHK dimulai berdasarkan sebuah analisa terhadap situasi bisnis dan ekonomi secara makro (business forecast & outlook). Terkadang perusahaan melakukan PHK besar-besaran tidak di saat perusahaan rugi, malah sedang untung! Namun para eksekutif telah melihat outlook yang suram terkait masa depan bisnisnya jika tidak melakukan perubahan yang signifikan. Artinya, PHK sering merupakan tindakan pre-emptive berdasarkan forecast

Sebagai contoh, di industri jasa minyak/gas di akhir tahun 2014 ada tiga perusahaan besar yakni Baker Hughes, Halliburton, Schulmberger semuanya membukukan revenue kuartal empat yang sangat kuat, namun tetap mereka melakukan PHK: Schulmberger 9000 karyawan, Baker Hughes 7000 karyawan, dan Halliburton 1000 karyawan.

Jadi menurut saya, lay off biasanya lebih di-drive oleh business outlook dan strategi jangka pendek daripada untuk menghindari kerugian saat ini.

Selain dipengaruhi business outlook dan perkembangan ekonomi global, banyak perusahaan juga menggunakan PHK untuk mendapatkan postur perusahaan yang lebih ramping, biasanya akibat menjadi terlalu gemuk di saat bisnis sedang berjalan bagus. Rata-rata para eksekutif mulai melihat Cost Ratio sudah terlalu tinggi dalam postur keuangan perusahaan dan melihat peluang untuk mengurangi biaya dari pengurangan karyawan.

Dari situ, ada kemungkinan eksekutif perusahaan mengasumsikan pasar saham akan lebih senang jika mereka melakukan PHK. Mereka berharap harga saham akan naik karena PHK dianggap sebagai langkah positif oleh analis dan dan investor. Kenyataannya, justru asumsi itu sering salah! Harga saham malah sering anjlok jika pasar melihat PHK sebagai sebuah kegagalan manajemen mengelola workforce.

Oleh karena itu, saya ingin mengulangi kata-kata Paul Krugman, bahwa meningkatkan produktivitas adalah cara paling jitu bagi setiap perusahaan.

Bagi perusahaan yang sedang mempertimbangkan PHK, saya ingin mengajukan sebuah kerangka yang saya sebut Transformative Productivity.

Transformative Productivity, sebuah alternatif sebelum PHK.

Framewrok ini saya sebut Transormative Productivity karena jalan terbaik dalam menghindari kerugian saat bisnis sedang sulit adalah melakukan usaha peningkatan produktivitas yang memang benar-benar mentransformasi perusahaan anda menjadi ramping dan siap bertarung saat ekonomi membaik.

Sekali lagi saya ingin menggunakan analogi dalam menurunkan obesitas bahwa PHK itu adalah ibaratnya sedot lemak, sementara Transformative Productivity adalah anjurann untuk berolahraga dan mengatur pola makan lebih ketat. Hasilnya mungkin sama-sama berat badan berkurang, namun dengan Transformative Productivity, perusahaan anda juga akan lebih berotot dan siap berkompetisi.

Seperti layaknya diet ketat dan olahraga dengan disiplin, cara Transformative Productivity ini adalah cara yang sudah kita ketahui dan cara yang berat, tapi ini adalah cara yang lebih baik dari PHK.

Bagaimana melakukan Transformative Productivity

Ada 3 level review dan exercise yang perlu dilakukan jika kita benar-benar ingin mentransformasi perusahaan kita, yang bisa di gambarkan dalam piramida sederhana ini.

Dalam masa sulit, usaha perbaikan produktivitas harus terjadi di semua level: dari level strategi, team sampai individu

1. Di level Proposition atau Strategis

Ibaratnya seorang pria yang kelebihan badan, sebelum mengikuti exerciseoleh seorang personal trainer, latihan perlu disesuaikan dengan tujuan exercise: apakah ia atlet, seorang petinju, pelari marathon, atau orang yang sedang sakit, atau malah seorang eksekutif.

Begitu juga dengan sebuah perusahaan, yang pertama kali adalah perlu dianalisa adalah produktivitas proposition perusahaan anda. Bagaimana kompetisi terjadi antara perusahaan anda dengan para pesaing.

Apakah produk atau jasa anda memang benar-benar disukai oleh customeranda?

Untuk itu anda perlu meihat dan menggali lebih dalam financial statementperusahaan anda. Mulai dari indikator paling umum misalnya Revenue per bulan, Cost Ratio, dan lain-lain.

Sampai disini mungkin tidak banyak perbedaan dengan rencana PHK anda, karena mungkin timbul sebuah kesimpulan, “wah cost kita terlalu tinggi jadi lebih baik kita kurang salah satu komponen cost yakni karyawan”.

Sebelum sampai pada kesimpulan itu, saya menganjurkan juga dilakukan reviewdi level strategi untuk hal-hal seperti ini:

  • Bagaimana reaksi customer dalam situasi ekonomi sulit seperti saat ini? Apakah akan ada perubahan dari sisi customer demand/loyalty jika perusahaan kita melakukan perubahan di sisi pricing?
  • Apakah setiap customer menghasilkan keuntungan? Bisakah kita menggunakan analisa untuk melihat customer berdasarkan kontribusi profitability, lalu melakukan perubahan strategi dalam produk dan pelayanan?
  • Jika perusahaan kita memiliki beberapa lini produk atau kantor cabang atau daerah operasi, seluruh analisa di atas bisa kita gabungkan dengan melihat komponen kontribusi revenue masing-masing produk/cabang/daerah operasi relatif terhadap biaya yang timbul.
  • Sebelum melakukan PHK, sebaiknya anda melakukan review terhadap decision making process dan approval layers di dalam organisasi anda. Kecepatan dalam mengambil keputusan atau banyaknya tanda tangan dalam mengambil keputusan sangat berpengaruh terhadap banyaknya inefisiensi dalam perusahaan anda.
  • Lakukan review terhadap proyek-proyek yang memerlukan kapital besar dan perlu waktu yang panjang. Adakah proyek yang bisa kita tunda

2. Di level Process atau team:

Jika di level strategis kita melihat Revenue/bulan, maka di level proses kita bisa melihat lebih jauh di level departemen dan proses. Cara pikir yang harus kita gunakan adalah tiap tim/departemen memerlukan lensa yang berbeda dan tidak bisa digeneralisir dengan menggunakan kata “pokoknya” atau “given”, misalnya,

“Pokoknya tiap departemen harus memangkas biaya 30%”

atau

“It is given. Setiap team harus mengurang pegawai 10%”.

Cara yang tepat agar perusahaan anda benar-benar berhasil bertransformasi adalah melihat kontribusi dan hubungan antara strategi/proposisi perusahaan dalam kaitannya dengan setiap tim. Misalnya,

  • Untuk tim Sales, misalnya kita fokus kepada indikator Revenue contributed by Sales Team/month. Ada keselarasan antara apa yang menjadi indikator di level korporasi dan level team/departemen. Dari situ dilakukan review terhadap trend yang ada untuk dilakukan perbaikan.
  • Bagian Marketing bisa fokus pada komponen biaya dan analisa product & customer profitability yang dipadukan dengan analisa terhadap cost ratio(misalnya advertising, promotion, dan biaya-biaya marketing lain). Jika bagian Marketing mengeluarkan banyak biaya karena co-brandingdan partnership, ini saatnya untuk negosiasi ulang kontrak-kontrak anda. Hal ini terutama jika customer anda tidak terlalu appreciate dengan apa yang anda keluarkan. Ini pengalaman yang pernah saya alami sendiri. Jangan berasumsi bahwa setiap biaya yang kita keluarkan dalam marketing ada nilainya buat customer.
  • Bagian Finance & Accounting bisa fokus kepada faktor-faktor seperti manajemen terhadap working capital misalnya Cash Collection untuk Account Receivables, ataupun mengatur agar tidak terlalu cepat membayar pihak ketiga; seringkali sebuah perusahaan membayar lebih cepat dibanding yang tercantum dalam kontrak, ini akibat tidak mempunyai tracking yang baik atau karena petugas pelaksana tidak mengerti efeknya buat cash flowperusahaan.
  • Bagian Supply Chain Management, Operations, Maintenance bisa berkoordinasi untuk melihat rantai suplai mulai dari pembelian sampai delivery untuk memastikan tidak ada inventory yang dibeli dalam jumlah berlebihan serta bekerjasama dalam usaha-usaha mengurangi inventori.
  • Cross-functional department bisa melihat lagi isu-isu lintas sektoral (misalkan terkait internal policy) untuk bisa dilakukan simplifikasi.

3. Di level People atau individual

Dengan melakukan review secara sistematis di level Proposition dan Processdi atas, saya sangat yakin kita akan banyak mendapatkan ide dan opportunityuntuk meningkatkan produktivitas di level individu.

  • Misalnya, saat kita memperbaiki revenue di departemen Sales, kita mungkin akan menemukan bahwa sebenarnya revenue per bulan mempunyai korelasi dengan jumlah calls yang dilakukan setiap staff penjualan dalam satu hari.
  • Bisa juga anda akan menemukan ide bahwa dalam situasi sulit ini, staff sales bisa sekaligus dimanfaatkan untuk menjadi support team dalam mempercepat cash collection (ini misalnya, lho).
  • Jika Tim Marketing banyak mengeluarkan biaya untuk advertising/creative/ talent, dalam usaha cost reduction sambil meningkatkan produktivitas, mungkin saatnya menantang mereka untuk mengerjakan semuanya in-house.
  • Jika banyak ada perjalanan bisnis, saatnya melakukan evaluasi apakah ada cara lain yang lebih murah yang bisa dilakukan dengan teknologi yang sudah ada dan tersedia gratis dari berbagai layanan digital abad ini.
  • Dibandingkan perusahaan mengeluarkan memorandum yang menginstruksikan bahwa “Perusahaan sedang melakukan usaha cost reduction dan sejak 1 September 2015, suplai kopi ditiadakan di semua pantry/meeting room” saya merekomendasikan manajemen untuk mengadakan kontes “cost reduction” yang bisa diikuti setiap karyawan. Lebih baik lagi jika tema kontes disesuaikan dengan hasil evaluasi di level Proposition/Strategic dan Process/Team di atas. Dalam perjalanan karir saya, saya banyak sekali melihat ide cemerlang karyawan yang bisa menghemat lebih signifikan di banding menghilangkan kopi di pantri.

Kalau disimpulkan, Transformative Productivity adalah sebuah usaha sistematis untuk meningkatkan produktivitas dan mengurangi biaya yang dimulai dari level strategis dan dilakukan alignment sampai ke level proses dan individu.

Ini cara yang tidak mudah dan perlu komitmen tinggi; tapi saya sangat yakin cara ini jauh lebih baik dibanding melakukan PHK besar-besaran.

Apa yang perusahaan anda butuhkan untuk melakukan Transformative Productivity?

  1. Strong, committed and engaged leadership
  2. Keberanian setiap pemimpin to question everything thought to be obvious and normal.
  3. Cross-functional team yang terdiri dari:
  • Sosok leader yang sudah terbukti pengalamannya
  • Orang yang berpengalaman memegang PMO (Project Management Office) untuk memastikan alignment, control dan tracking
  • Orang yang berpengalaman dalam Change Management
  • Orang yang mempunyai kemampuan bagus dalam analisa (quantitative & qualitative)Anggota tim yang mempunyai track record in getting things done

Selamat Mencoba!

Tentang Bahagia

birds happy

 

Adakah kamu yang pernah dikhianati seseorang yang sangat kamu cintai? Dan sampai saat ini , hal itu membuat kamu menderita ? Dikhianati memang sakit, namun tahukah kamu bahwa rasa takut akan dikhianati itulah sebenarnya yang membuat kamu menderita? Karena seperti memar di kaki saat jatuh, rasa sakit itu sebenarnya sudah sembuh. Yang membekas dan membuat kita menderita sebenarnya ketakutan hal buruk itu akan terjadi lagi.

Rasa takut adalah penghalang terbesar kita untuk bahagia.

Dan bagi kamu yang sedang berbahagia karena cinta. Apakah di saat yang bersamaan (di lubuk terdalam hatimu) kamu takut bahwa momen indah ini akan berlalu? Diam-diam ketakutan menelisik di dalam hatimu, khawatir kebahagiaan ini akan berlalu. Dan perasaan ini membuat kamu tidak berani terlalu bahagia. Terlalu takut bahwa kebahagiaan ini pada akhirnya akan menyakiti?

Rasa takut adalah penghalang terbesar kita untuk bahagia.

Mengapa mengerti tentang rasa takut ini penting buat saya? Betul sekali, rasa takut dan perasaan tidak bahagia membuat kita tidak produktif.

Tulisan ini adalah epilog dari seri Productivity Diary yang akhirnya saya putuskan untuk dijadikan sebuah buku yang akan saya hadiahkan kepada teman, sahabat, dan orang terdekat saya. Awalnya bagian tentang bahagia ini saya simpan sendiri dan tidak ingin saya publish karena terlalu sedikit yang saya tahu. Dan sejujurnya saya belum tahu jawaban terbaik untuk mencapai bahagia. Namun seperti kata teman saya Wustuk, menulis itu adalah sebuah kejujuran dan keberanian, akhirnya saya putuskan untuk menuliskan saja; Sebagai pengingat diri.

Sumber ketidakbahagiaan: Aversion dan Grasping

Ketakutan akan sesuatu yang jelek menimpa kita bukanlah hanya masalah cinta, seperti dikihianati pacar atau suami. Nyatanya, ini salah satu sumber terbesar dari rasa tidak bahagia yang menimpa kebanyakan manusia. Takut kehilangan pekerjaan, takut tidak punya uang, takut terjadi hal yang buruk terhadap anak-anak atau orang yang kita cintai. Takut dengan pendapat orang lain atau takut dianggap miskin.

Semua ketakutan ini disebut Aversion.

Ada kondisi sebaliknya, namun juga merupakan sumber rasa tidak bahagia. Tidak ingin kehilangan hal yang berharga dalam hidup kita. Anda punya harta melimpah, dan tidak ingin harta itu berkurang. Anda mempunyai karir cemerlang dan ingin memastikan agar itu melekat seumur hidup anda. Anda mempunyai keluarga yang bahagia, dan anda takut akan kehilangan mereka. Setiap malam anda menyimpan kekuatiran bahwa apa yang anda punya saat ini akan hilang. Dan anda menjadi tidak bahagia.

Semua ketakutan ini disebut Grasping.

Let it be. Let it go.

Jika ada dua lagu yang bisa kita jadikan pedoman hidup untuk bahagia, maka itu adalah lagu dari band legendaris The Beatles dan lagu dari film Frozen.

Cara terbaik menghindari aversion dan grasping adalah Let it be dan Let it go.

Mengikhlaskan bahwa sesuatu yang buruk mungkin terjadi di luar kuasa kita. Bahwa kita sudah berusaha tapi hasilnya masih tidak baik. Let it be.

Merelakan dan memaafkan jika ada sesuatu yang jelek menimpa kita. Kesalahan yang orang lakukan terhadap kita. Dan juga kesalahan yang kita lakukan terhadap orang lain. Maafkan. Minta maaflah. Let it go.

Walaupun cukup mudah dituliskan dan dikatakan, kenyataannya saya belum mampu melakukan hal itu dengan baik. Cara terbaik untuk mencapai itu menurut saya untuk selalu menyanyikan dua lirik lagu (yang kebetulan enak) itu:

Let it be…let it beeee….let it bee…oooh let it beee :)

Let it gooo let it gooo… :)

Like writing on the water

Jika masih susah juga, sebuah pepatah kuno menganjurkan kita untuk menuliskan setiap ketakutan, kekuatiran, dan rasa amarah muncul. Kali ini tuliskan semua emosi itu di atas air.

Berbahagia DAN makin produktif.

Kalau kita pahami diatas, apakah cara terbaik untuk hidup dan berbahagia adalah dengan duduk diam tanpa menginginkan apa-apa? Tidak melakukan apa-apa? Tidak mempunyai apa-apa?

Karena saya belum berencana menjadi seorang pertapa atau yogi, maka yang saya tiru adalah apa yang menjadi cara berpikir Tony Hsieh. Menurut pendiri Zappos ini, ada tiga jenis kebahagiaan yang dialami manusia:

  1. Pleasure: rasa senang yang muncul saat kita menikmati sesuatu. Makanan enak, pakaian yang indah, mobil, berlibur, dan semua hal yang kita nikmati. Dalam pleasure, kesenangan sangat terkait dengan panca indra kita. Kesenangan duniawi.
  2. Passion: rasa senang saat kita sangat menikmati sebuah proses. Mencintai pekerjaan, menikmati hobi seperti marathon, diving, basket, berkebun atau melukis. Kebahagiaan dalam passion ini lekat hubungannya dengan istilah Flow atau in the zone.
  3. Higher Purpose: rasa senang yang dalam karena hidup kita mempunyai sebuah misi besar yang ingin kita capai. Mahatma Gandhi yang ingin memerdekakan India dengan prinsip ahimsa dan satyagraha. Bung Karno, Bung Hatta dan para pendiri bangsa Indonesia yang mengabadikan hampir seluruh hidupnya untuk Indonesia Merdeka. Dalai Lama yang ingin melihat manusia di Planet Bumi saling mengasihi. Orang-orang yang mempunyai tujuan yang lebih tinggi dari sekadar menjalani hidup adalah orang-orang yang digambarkan mempunyai kebahagiaan yang dalam. Mereka mungkin pernah bersedih, tapi ada sebuah kekuatan yang selalu membuat mereka tegak dan bergerak lagi.

Menurut Tony Hsieh, sebagian besar orang tidak berbahagia, atau tidak bisa berbahagia dalam waktu lama karena terlalu mengejar pleasure, kadang-kadang mencoba menikmati passion, namun sedikit sekali meluangkan waktu untuk higher purpose. Ia menggambarkan pola pikir kebanyakan manusia adalah seperti piramida dibawah:

Kelemahan dari piramida diatas adalah bahwa jika kita terlalu banyak mengejar kesenangan duniawi, rasa bahagia itu tidak bertahan lama. Bekerja dengan passion akan memberikan kita kebahagiaan yang lebih lama, namun kebahagiaan tertinggi dan terdalam adalah jika kita mempunyai tujuan yang lebih besar dari hidup kita sendiri.

Membalikkan piramida kebahagiaan.

Oleh karena itu, Tony Hsieh menganjurkan agar kita membalikkan piramida kebahagiaan menjadi seperti dibawah:

Membuat sebuah tujuan yang menjadi Higher Purpose kita untuk menggerakkan hidup kita, meraih setiap aktivitas agar kita nikmati dalam Passion yang bergairah dan sekali-sekali menikmati Pleasure. Salah satu cara mengetahui tujuan hidup kita adalah dengan membayangkan kita sedang berbaring di ranjang kematian atau menulis obituari kita sendiri. Melakukan itu akan membantu kita untuk merenungkan apa yang ingin kita lakukan dalam sisa hidup kita?

Jika kita tahu apa yang ingin kita lakukan dalam hidup ini, saya yakin kita bisa melakukan berbagai hal setiap hari dengan tetap merasa berbahagia. Produktif dan berbahagia. Cool, huh?

Penutup

Saya tidak mengenal banyak puisi, namun puisi indah ini adalah salah satu favorit saya. Puisi yang membantu saya untuk berjuang mengatasi aversiondan grasping, serta mencoba mencari makna hidup saya sendiri. Mohon maaf atas terjemahan sangat bebas ala saya.

Wisma Tamu

(karya Jalaluddin Rumi)

Menjadi manusia adalah menjadi wisma tamu

Setiap saat ada yang datang

Kegembiraan, kesedihan, keburukan

Terkadang kesadaran singgah sebentar

Sebagai tamu tak diundang

Sambut dan jamu mereka semua!

Bahkan jika mereka adalah rombongan nestapa

Yang tanpa belas mengosongkan rumahmu

Mengangkut semua isinya

Tetap perlakukan setiap tamu dengan hormat

Ia mungkin membersihkanmu

Membawa kebahagiaan baru

Pikiran buruk, rasa malu, niat jahat

Temui mereka semua di depan pintu dengan tertawa

Dan ajak mereka masuk

Bersyukurlah atas siapun yang datang

Karena setiap tamu telah diutus

Sebagai pemandu dari alam sana

(Sebagian besar tulisan ini terinspirasi isi buku Search Inside Yourself karangan Chade Meng Tan)

Meningkatkan Produktivitas Saat Ekonomi Lesu (Beyond the Jargons)

 

 Dalam beberapa minggu ini tanda-tanda melemahnya denyut ekonomi Indonesia makin terasa. Kurs Rupiah terhadap Dollar yang makin melemah, harga minyak yang sangat rendah dan pasar property yang terus menurun. Beberapa diskusi dengan rekan-rekan pengusaha mengkonfirmasi kondisi ekonomi yang sedang lesu ini. It’s official! :(

Seruan peningkatan produktivitas Indonesia, menurut pendapat saya, sekarang ini hanya sebatas jargon. Peningkatan produktivitas tidak bisa di-manage hanya di level makro atau strategi di level tingkat negara. Produktivitas adalah ukuran output seorang pekerja per jam (atau dalam satuan waktu lain); dengan kata lain produktivitas riil harus dilakukan di level perusahaan, khususnya swasta.

Produktivitas Indonesia vs. negara sekitar

Dari sebuah laporan yang disusun dengan sangat baik oleh konsultan ternama McKinsey, saya mendapatkan data ini:

(Sumber: Southeast Asia at the crossroad: Three paths to prosperity — McKinsey Global Institute)

Jika saya simpulkan diagram di atas:

  • Biaya upah di Indonesia memang murah (dibanding negara-negara tetangga), namun karena produktivitas negara kita juga rendah, maka upah rendah itu tidak bisa menjadi keunggulan Indonesia, terutama dibandingkan China dan Singapura (lihat bagian paling kanan: Average daily output/wage).
  • Yang menarik adalah negara tetangga kita Singapura; walaupun upah di sana sangat tinggi, namun karena produktivitas jauh lebih tinggi, negara itu tetap menjadi negara yang menarik untuk investasi serta menghasilkan output lebih signifikan.
  • Opportunity terbesar buat kita di Indonesia adalah: bagaimana meningkatkan produktivitas kerja; dalam grafik itu, hanya Vietnam yang di bawah kita!

Mendefinisikan Ulang Arti “Bekerja”

Bagi banyak orang Indonesia, bekerja artinya “pergi ke kantor atau pergi ke tempat kerja”.

Bagi sebagian negara yang produktif, bekerja artinya menghasilkan outputatau value kepada orang lain (yang membayar kita).

Apakah anda bisa melihat bedanya?

Dengan definisi “bekerja berarti pergi ke kantor/tempat kerja”, yang penting adalah anda hadir di sana. Tidak perduli apakah anda hari ini menghasilkan output atau nilai tambah buat perusahaan anda. Selain itu tidak ada yang mengukur output kita…

Yang mengherankan, masih banyak organisasi yang menganut pola pikir ini. Semua diukur dari absen dan kepatuhan. Yang penting seorang karyawan hadir di kantor dan “tampak” sibuk. Padahal, dengan teknologi dan cara bekerja moderen, sangat gampang untuk kita “tampak produktif”. Jika saya mendapatkan fasilitas komputer, sangat mudah bagi saya untuk menghabiskan satu hari di depan komputer (membaca email, membuat presentasi, menghitung di spreadhseet) lalu beredar dari satu meeting ke meeting yang lain, tanpa hasil nyata. Begitu juga dengan seorang pekerja di lapangan; dengan adanya laptop/komputer/tablet yang ia gunakan, pekerja bisa sangat sibuk namun tidak menambah nilai kepada perusahaan.

Bringing back science to our workplace

Dalam banyak kesempatan, saat mengajurkan untuk mengukur produktivitas, saya sering menerima argumentasi bahwa pengukuran produktivitas hanya cocok untuk pekerja pabrik/buruh:

  • “saya engineer, pekerjaan saya terlalu bervariasi, tidak bisa diukur”
  • “saya orang sales, ini art bukan ilmu pasti”
  • “saya kerja di marketing, ukuran kami adalah brand awareness; sangat susah kalau diukur dengan ukuran produktivitas”

Padahal setiap pekerjaan bisa diukur dengan melihat output apa yang dihasilkan pekerjaan tersebut. Dengan ukuran output per pekerja sebagai indikator produktivitas, sebenarnya kita berusaha membawa sains ke dalam tempat kerja. Misalnya:

  • Seorang engineer bisa di ukur berapa banyak disain yang mereka hasilkan, berapa jumlah engineering review/analysis yang mereka lakukan per bulan?
  • Seorang sales person, bisa diukur berapa lead yang mereka follow up per hari? Berapa banyak telpon yang mereka lakukan? Berapa banyak lead yang akhirnya sukses menjadi penjualan?
  • Orang marketing bisa diukur dari efektivitas penggunaan biaya marketing terhadap portfolio growth? Malah mereka bisa menganalisis produktivitas tiap produk di dalam channel atau area geografi yang berbeda.

Produktivitas adalah tentang menggunakan data dan fakta untuk melihat output dan value yang diciptakan setiap orang dan setiap tim.

Resesi? Ekonomi melemah? Ini saatnya meningkatkan produkivitas!

Dalam situasi yang normal atau growth sedang tinggi, kadang-kadang yang muncul adalah jawaban ini:

“Pengukuran produktivitas itu ide yang cukup baik, sayangnya kami sedang tidak punya waktu untuk itu. Fokus kami adalah growth…growth..growth..!”

Nah, saat ekonomi melemah adalah saat yang tepat untuk melakukan evaluasi dan pengukuran terhadap output karyawan anda! Segera tugaskan orang-orang terbaik anda untuk melihat output dari skala korporasi sampai skala individu.

Segera tinggalkan paradigma lama yang melihat bahwa seorang pekerja sudah bekerja baik jika ia hadir sepanjang jam kantor dan tampak sibuk. Mulai siapkan indikator output di level individu dan organisasi.

Sekali lagi ingat, dengan bertebarannya PC, laptop, dan gadget, sangat mudah seorang karyawan untuk menghabiskan waktu di kantor tanpa menghasilkan output sama sekali.

Cara meningkatkan produktivitas perusahaan anda adalah untuk mulai mengukur output, menganalisa dan membuat perubahan agar hasilnya meningkat. Selain analisis, ada beberapa hal lagi yang bisa anda lakukan seperti memperbaiki housekeeping, memperbaiki pelaksanaan SOP dan mendorong knowledge sharing.

Akhir kata, saya ingin mengutip kata-kata terkenal ini:

“If you don’t measure it, you can’t control it. If you can’t control it, you can’t manage it”

Persaingan Kerja di Dunia yang Mengecil

GEGarageheader

 

Saat saya bekerja di GE Money Indonesia, saya pernah ditugaskan ke bagian CRM (Customer Relationship Management) dari sebelumnya di bidang Quality/Lean Six Sigma (yang menjadi core competency saya). Untuk membantu saya menguasai bidang CRM lebih cepat, Manajemen di Indonesia dan Regional waktu itu membantu memberikan support dua orang mentor yakni Salisa yang berbasis di Bangkok, dan Soumyadeep yang berbasis di Seoul.

Competing (and Collaborating) with Global Talent

Saya ingin bercerita sedikit tentang mantan mentor saya, Soumyadeep. Pemuda India ini usianya lebih muda lima tahun dari saya, namun secara pencapaian ia jauh di atas saya. Layaknya pekerja multinasional, ia berbicara dalam Bahasa Inggris yang sangat baik. Selain memiliki technical skill yang bagus, saya mengagumi kemampuan persuasinya yang bagus sekali; ia percaya diri tapi mampu selalu cool sepanas apapun perdebatan yang ada. Di usia yang masih muda ia sudah menjalani assignment di Shanghai, Bangkok dan Seoul dan telah terbiasa beradaptasi dengan tempat dan budaya yang berbeda dalam waktu singkat. Saat itu saya sangat terbantu dengan kehadirannya dan belajar cukup banyak dari dia. Di sisi lain, saya mulai menyadari…whoa, it would be very hard to compete with him! Dan orang seperti dia banyak sekali (misalnya mentor yang satunya lagi, Salisa), dan terus terang aja, masih banyak yang jauh lebih kinclongdibanding dia. Ada orang Singapore, Malaysia, Jepang, Korea Selatan, Tiongkok, dan Australia. Ini pengalaman saya hanya dengan region Asia Pasifik, belum termasuk persaingan benar-benar global.

Gambaran tentang Soumyadeep dan persaingan talen global itu kembali teringat Selasa 18 Agustus 2015, saat saya mengikuti sebuah forum diskusi bertajuk Developing Talent in 21st Century sebagai bagian acara GE Garage di Ciputra Artpreneur. Diskusi yang dibuka singkat Bapak Handry Satriago (CEO GE Indonesia) dan dimoderasi Bapak Rudy Affandy (GE Indonesia HR Director) ini menghadirkan Heather Wang (GE Global Growth HR VP) di sesi pertama dan Bapak Anies Baswedan (Menteri Pendidikan) di sesi kedua (catatan dari sesi Pak Anies Baswedan mungkin akan muncul di catatan berikutnya).

Angka statistik yang saya ingat adalah ini:

Global Talent Competitiveness Index (INSEAD): Indonesia no 86 dari 93 negara yang masuk dalam riset itu.

Hasil ngintip tweet Pak Handry, dapat link laporan lengkapnya (klik diatas) dan ini fakta singkatnya:

Negara kita berada di level yang lebih baik dari: Ghana, Uganda, Pakistan, Bangladesh, Algeria, Madagaskar, Yaman.

Dan…ini ranking negara-negara ASEAN:

Singapore (2); Malaysia (35); Phillippine (54), Thailand (61), Vietnam (75)

Gambaran di atas seharusnya menjadi cermin buat kita untuk bersama-sama memperbaiki diri. Paling tidak kita mulai dari diri sendiri. Persaingan global ini sudah terjadi dan akan makin agresif, bahkan tanpa orang asing secara fisik berada di Indonesia!

The Good News is…

Masih ada harapan, karena korporasi besar siap berinvestasi untuk talent yang stand out.

Ketika sebuah perusahaan melihat potensi (atau kontribusi) seorang karyawan, manajemen bersedia melakukan investasi untuk men-developkaryawan itu. Training, mentoring, coachingassignmentnew challenges. Tidak sedikit teman-teman saya orang Indonesia sekarang ini melanglang buana mendapatkan assignment di berbagai negara sebagai expatriate. Perusahaan-perusahaan besar sering mencari training terbaik untuk mendevelop karyawannya. Perusahaan menyiapkan investasi untuk mendevelop talent-nya, bahkan dengan resiko orang itu pindah ke perusahaan lain.

Buat kita para tenaga kerja di Indonesia, jika kita bisa menunjukkan potensi dan saat diuji benar-benar memberikan kontribusi besar, perusahaan-perusahaan besar bisa menjadi wahana untuk kita mengembangkan diri sekaligus berkarya. Tantangannya adalah apakah kita mau dan mampu untuk selalu menerima tantangan yang diberikan.

Plus & Delta Talenta dari Indonesia

Kepada Heather Wang (GE Global Growth HR Vice President) saya sempat mengajukan pertanyaan, menurut pengalamannya apa kelebihan dan kekurangan orang Indonesia?

Beliau memberikan penjelasan bahwa secara umum kelebihan dan kekurangan orang Indonesia mirip dengan karakter orang Asia pada umumnya.

Plus:

1. Eksekusi: orang Indonesia yang bekerja di perusahaan besar pada umumnya mampu mengerjakan apa yang menjadi tugas mereka.

2. Expertise: talenta global dari Indonesia biasanya sudah memiliki keahlian yang memadai di bidangnya.

3. Customer centric: umumnya bisa menghargai dan melayani customer dengan baik.

Delta:

1. Articulating strategic thinking: kelemahan orang kita adalah sering tidak tampak untuk bisa menyampaikan pemikiran strategis. Kemungkinan karena ketidakmampuan menyampaikan pokok pikiran secara sistematis secara meyakinkan.

2. Influencing skill: nah ini saya setuju banget (ini juga kelemahan saya). Kemampuan mempengaruhi orang lain dengan cara yang elegan sering menjadi kekurangan orang-orang kita.

3. Executive presence: kemampuan untuk tampak sebagai seorang pemimpin. Ada yang menyebut sebagai kharisma atau aura pemimpin. Orang respek terhadap kita dan menghormati kita sebagai pemimpin (dan ini seharusnya tidak ada hubungannya dengan batu akik atau keris).

Mengetahui plus-delta diatas bisa menjadi modal untuk memperbaiki diri. Jangankan untuk executive presence, untuk expertise dan execution saja saya harus bekerja keras untuk mengejar ketertinggalan ini!

Persaingan global bukan hanya untuk kompetisi menjadi karyawan!

Henri, sahabat dari masa kuliah yang sekarang bekerja di sebuah Private Equity di Singapura, memberi tahu tadi malam saya bahwa negara tetangga Singapura makin serius menyiapkan diri menjadi startup hub di Asia, sebagai kelanjutan keberhasilan mereka menjadi hub dalam trade, logistics sampai entertainment. Sebuah alarm buat para startup lokal di Indonesia karena market Indonesia pasti menjadi sasaran yang menggiurkan untuk dieksplorasi.

Dari sisi yang berbeda, sebagai konsultan saya bisa melihat sendiri bagaimana bisnis consulting benar-benar bisa menembus batas-batas negara. Jasa bisa dilakukan oleh konsultan dari mana saja dengan bantuan teknologi. Dan betapa saya menyadari bahwa sebagai seorang konsultan kita dituntut untuk bekerja SANGAT keras agar kompetensi kita bisa mengejar konsultan-konsultan asing. Bagi klien, yang penting solusi dan harga cocok, darimanapun asal konsultan sudah mulai tidak terlalu relevan.

Singkatnya, dunia yang makin kecil ini membawa “medan pertempuran” ke halaman rumah kita sendiri. Sebaliknya, kita dengan gampang melompat ke negara lain jika kita mau. Bekerja di perusahaan besar, menjadi pekerja lepas, mendirikan startup, semuanya bisa menjadi cara untuk mengembangkan diri asal kita siap untuk selalu mau belajar.