5 Hal Yang Wajib Dilakukan Setiap Perusahaan Saat Bisnis Sedang Lesu

Produktif

 

Di saat geliat ekonomi lokal (atau global) melambat atau sebuah perusahaan mengalami penjualan yang semakin menurun, seringkali kita melihat usaha penghematan disana-sini. Ditandai dengan program training yang dikurangi drastis, business travel yang menjadi kegiatan “haram”, stok teh atau kopi yang tiba-tiba menghilang dari pantry bahkan sampai pengurangan pegawai. Walaupun masuk akal dan bisa menghemat biaya, menurut saya tindakan-tindakan diatas juga “berhasil” menghilangkan motivasi karyawan untuk bekerja dengan baik.

Kadangkala pimpinan perusahaan juga sering mengatakan bahwa walaupun cost-saving dengan meniadakan training atau kopi itu tidak seberapa, pimpinan ingin menciptakan sense of crisis agar karyawan sadar dan bangun bahwa saat ini dibutuhkan kerja keras dan usaha ekstra. This is not business as usual! Sekali lagi, niat mulia itu bagi karyawan lebih banyak negatif dibanding manfaatnya. Yang tercipta adalah “meta-depresi”, alias depresi karyawan karena memikirkan situasi ekonomi yang memang depresi. Maka tidak heran dimana-mana yang kita temukan karyawan yang mengeluh, bukannya berikhtiar atau melakukan usaha ekstra.

Oleh karena itu, ini 5 hal yang harus dilakukan setiap perusahaan di saat bisnis menurun:

1. Deep learning on company’s financial data

Saat dulu saya bekerja di bagian marketing di GE Money, di tahun 2008 dimana dunia sedang mengalami krisis finansial global, dalam kondisi budget yang sangat ketat kami berusaha mencari cara untuk bisa mengalokasikan anggaran agar bisnis masih bisa berjalan. Salah seorang pimpinan saya mengajukan pertanyaan yang sampai saat ini masih saya ingat:

  • Berapa % customer kita yang menghasilkan profit buat perusahaan?
  • Bisakah kita menghitung profitability untuk setiap customer kita?
  • Seberapa efektif marketing & operation cost kita terhadap kontibusi growth atau market share jika kita lihat data 3 tahun terakhir?

Saya teringat saat itu awalnya saya tidak tahu jawabannya. Selama ini tim kami selalu berlari mengejar sales, growth, dan revenue. Yang saya tahu hanya Revenue, EBITDA dan Net Income. Selesai. Saya dan tim seringkali tidak menganalisis dengan dalam data keuangan yang ada. Nah, di saat krisis atau bisnis lesu, inilah saat yang tepat untuk step back dan menganalisis hal-hal seperti diatas dengan seksama.

Jika anda sekarang berpikir setiap customer anda profitable, maka inilah saat yang tepat untuk menugaskan karyawan terbaik anda untuk mendapatkan jawabannya. Jangan biarkan talenta brilian di perusahaan anda kehilangan tantangan. Dan ini bukan hanya untuk perusahaan-perusahaan yang mempunyai customer/pelanggan secara langsung. Perusahaan-perusahaan minyak atau tambang, bisa mengajukan pertanyaan yang mirip. Apakah setiap sumur atau area tambang profitable? Berapa % dari profit yang disumbang oleh sumur/area yang profitable?

Saya garansi, dengan mendapatkan dan mengevaluasi jawaban dari pertanyaan-pertanyaan diatas akan membawa sebuah insight yang luar biasa yang akan memicu penghematan ataupun potensi growth yang selama ini anda tidak lihat.

2. Housekeeping

Jika aktivitas no 1 lebih banyak bekerja dengan data, angka dan laporan di depan komputer, maka kegiatan no 2 adalah kegiatan yang memerlukan pimpinan untuk menyingsingkan lengan baju untuk berkunjung ke garis depan, turun ke pabrik, melihat warehouse, ke kantor cabang, sampai oil field.

Saya kadang-kadang mendengar keluhan dari karyawan yang lesu karena “bingung Mas, lagi tidak banyak kerjaan”, sementara kondisi pabrik penuh oli berceceran atau kantornya berantakan. Di saat bisnis lesu, adalah sangat baik jika perusahaan menggalakkan usaha yang rendah biaya untuk mengatur lagi pabrik, membersihkan mesin atau pompa hingga kantor cabang. Membersihkan dan mengatur ulang inventory di warehouse. Jika ada biaya, lakukan juga pengecatan ulang mesin agar tidak keropos, bersihkan semua peralatan atau tata ulang kantor anda tanpa harus membeli barang baru. Manfaatkan waktu santai di hari Jumat setelah olah raga mingguan untuk bekerjasama. Buat lomba selfie atau tim dengan housekeeping terbaik. Intinya, manfaatkan talenta dan sumber daya yang ada untuk memperbaiki kantor dan peralatan di saat waktu sedang banyak tersedia, sambil tetap memompa semangat. Untuk aktivitas di kantor, manfaatkan jugahousekeeping untuk memastikan tercapainya clean desk policy dan information security management berjalan dengan baik.

3. Mereview dan memperbaiki SOP (Standard Operating Procedures)

Di saat bisnis sedang tidak terlalu sibuk juga saat yang tepat untuk merapikan lagi SOP. Saat bisnis sedang lari kencang, meng-update SOP sering kalah prioritas dibanding isu-isu yang datang tiada berhenti. Di saat laju ekonomi mulai melambat, manfaatkan orang-orang terbaik anda untuk melihat lagi SOP:

  • Apakah SOP kita sudah cukup up to date?
  • Apakah SOP kita sudah cukup jelas dan mudah di-mengerti? Apakah kita mempunyai checklist atau Work Instruction (WI) untuk memudahkan para pelaksana di lapangan?
  • Apakah SOP yang ada selama ini sudah dilaksanakan? Bagaimana pengukuran dan monitoring-nya?

Jika kita melakukan tiga hal diatas untuk SOP, perusahaan anda akan sangat siap di saat ekonomi mulai bergeliat untuk lari lagi.

4. Encourage cross-training and knowledge sharing

Di dalam satu pabrik yang menggunakan CNC (Computerized Numeric Control) machining hal ini sering terjadi. Bagian operasi tidak mengerti dengan baik mesin yang dia operasikan karena terlalu canggih. Bagian maintenance tidak terlalu mengerti isu-isu operasional di lapangan karena terlalu sibuk dengan tugas sehari-hari. Bagian engineering walaupun mengerti konsep dan teknologi-nya, tidak terlalu memahami teknik fine-tuning mesin dengan detil. Apalagi bagian operasi sering melakukan by-pass dan improvisasi di lapangan;)

Di saat penjualan sedang lesu ataupun order dari pelanggan sedikit yang datang, ini saatnya untuk para teknisi dan operator belajar lebih banyak dari engineer tentang design philosophy dari sistem yang dijalankan. Operator juga belajar dari engineer dan teknisi. Engineer belajar turun ke lapangan dan memahami isu-isu dengan detil di level alat secara aktual. Di dalam menjalankan proses bisnis, setiap karyawan sebaiknya memperdalam ilmu yang menjadi bidangnya sambil meluaskan horison agar mengerti proses secara menyeluruh. Para ilmuwan menyebutkan kapabilitas ini seperti huruf T. Memiliki keahlian yang mendalam sebagai jangkar, dan mengerti bagian-bagian terkait dalam konteks yang lebih luas.

Kapan lagi kita bisa melakukan itu kalau tidak di saat bisnis sedang berjalan pelan?

5. Adakan olimpiade mini di kantor, lomba karaoke, atau piknik di sekitar kantor.

Kebanyakan perusahaan mengikuti downward spiral di saat krisis. Karena revenue turun, budget di pangkas. Karena budget turun, karyawan mulai lesu mengingat aktivitas bisnis juga diturunkan. Karena karyawan kehilangan motivasi, output dan inovasi juga menurun. Akhirnya penjualan semakin turun…demikianlah terjadi spiral menuju titik terendah. Tak lama kemudian karyawan mulai di rumahkan dan lalu di PHK :(

Jangan ikuti siklus kiamat itu. Hidupkan semangat!

Oleh karenanya, akan sangat luar biasa jika para pimpinan perusahaan justru mengadakan kegiatan bersenang-senang di saat bisnis sedang krisis. Tentu saja harus dibuat acara yang tidak perlu biaya besar. Beberapa perusahaan ada yang mengadakan olimpiade mini atau lomba karaoke ataupun mengadakan “outing” di tempat yang bisa dicapai dengan cepat dari kantor. Lomba housekeeping bisa menjadi bagian dari acara ini. Intinya, ini saatnya mendorong generasi muda dan millenial untuk memimpin karyawan lain membuat acara kreatif yang fun.Saat-saat ekonomi sedang tidak bagus adalah saat yang tepat untuk menumbuhkan kebersamaan.

They say, misery loves company….

Selamat mencoba!

Productivity Diary#6: Menangkap momen “in the zone”, meraih “taksu”

 

(image: shutterstock)

Catatan sebelumnya

Dari semua tulisan yang pernah saya buat, jika ada 2 tulisan yang saya ingin orang dekat (teman kerja, klien, bos, keluarga dan sahabat) benar-benar membaca adalah productivity diary#6 dan #7. Diary ke 6 sedang anda baca sekarang, sedangkan diary#7 berjudul “Menulis Obituari Saya Sendiri” akan dipublish minggu depan.

Dalam usaha mencari cara kerja lebih produktif, akhirnya pencarian saya sekarang sampai pada pencarian tentang apa makna hidup, the things I really enjoy, what I stand for, serta kembali kepada sebuah percakapan kecil dengan bapak di teras rumah sekitar tigapuluh tahun silam. Kali pertama saya mendengar sebuah kosa kata baru, taksu.

Selain berisi ikhtiar untuk bekerja lebih baik, ternyata tulisan-tulisan ini sekarang membawa ke ranah yang lebih personal. Oleh karenanya mudah-mudahan kerabat dan kolega saya ada yang mau membaca tulisan yang panjang ini :)

In the zone: dari basket, six sigma sampai book publishing

Saya pemain basket pas-pasan, tapi ternyata saya belajar banyak tentang berkarya dari olahraga ini. Alkisah, dua puluh tahun yang lalu di sebuah kampus di jalan Ganesha Bandung, saya sering mengisi waktu luang saya di kantin GKU dan lapangan basket bersama teman-teman satu jurusan. Di pinggir lapangan basket, awalnya saya hanya duduk-duduk menonton teman-teman saya bermain basket. Karena mereka sering kurang pemain, maka seringkali saya diajak sebagai pelengkap penderita. Dan kami melakukan itu hampir setiap hari, berebutan dengan begitu banyak mahasiswa pencinta basket di kampus, anak basket beneran, dan aktivis kampus yang ingin menggunakan lapangan untuk demo.

Walaupun bermain hampir tiap hari, saya tetaplah pemain basket yang payah. Namun ada sesuatu saat bermain basket yang membuat saya kecanduan. Ada saatnya saat bermain saya merasa begitu tenang. Saat memegang bola saya rasanya seperti melihat teman dan lawan dalam gerakan slow-motion. S.L.O.M.O. Waktu seakan bergerak sangat lambat namun berlalu sangat cepat. Saat kami tertawa senang, tawa itu seakan-akan terpatri dalam keabadian. Beku dalam rasa bahagia. Tapi momen-momen itu tidak datang setiap saat. Hanya bisa dihitung dengan jari dalam kurun waktu empat tahunan.

Saat itu saya tidak terlalu tahu fenomena itu, yang jelas saya punya motivasi besar untuk tetap bermain basket saat sudah bekerja. Dan itu yang saya lakukan. Saya sangat beruntung akhirnya berteman dan bersahabat dengan teman sekerja di sebuah camp di Duri (Riau) yang menjadi teman bermain basket. Awalnya tiap sabtu pagi, sekali seminggu. Lalu dua kali seminggu. tiga kali seminggu dan akhirnya membentuk liga basket. Dan momen itu hadir lebih sering. Kebahagiaan dalam bermain dan tertawa bersama sahabat. Matahari bersinar lebih cerah tapi tidak terasa menyengat. Dan melihat lawan seperti bergerak dalam slow-motion. Kembali, beku dalam rasa bahagia. Tak bisa dipungkiri, saya memasukkan semua teman bermain basket dari jaman di kampus, di Duri, dan di Jakarta dalam kategori sahabat.

Setelah mengalami fenomena slow-motion dalam bermain basket cukup sering, saya mulai bisa menandai momen yang sama itu kadang-kadang muncul juga saat saya bekerja di Caltex. Seorang engineer senior meminta saya untuk melakukan time-motion-study untuk sebuah proses. Data dan mapping yang kami dapatkan lalu kami gunakan dalam melakukan re-engineering proses. Menganalisis data dan membedah prosesnya. Rasa nyaman dan tenang itu muncul lagi. Slow-motion. Whoa, I like this job. Begitu saya berpikir. Perasaan yang sama muncul setiap kali saya diminta untuk bekerja mengolah dan mengerti data. Dan lalu saya dikirim untuk training Six Sigma dan lalu belakangan Lean Thinking. Ada hal-hal di dalamnya yang saya bisa nikmati dalam suasana yang smooth dan effortless. Mengerjakan beberapa improvement bersama cross-functional team…betapa saya menikmati bekerja dengan data, menganalisis, mengerti dan menerapkan sebuah aksi bersama sebuah kelompok kerja. I could still see it vividly in slow-motion. Menyetir ke steam station 5. Berdebat seru dengan para operator. Menyerap ilmu dari pengalaman lapangan; menunjukkan data dan grafik kepada mereka. Fine-tuning steam generator. Mengamati asap pembakaran. Menikmati pesta durian saat improvement berhasil.

Di perusahaan berikutnya, GE, saya mendapatkan sensasi yang sama setelah dikenalkan dengan konsep rapid improvement workshop, yang di perusahaan itu diberi nama Action Work Out. Di hampir setiap Work Out, perasaan damai yang tenang di tengah keriuhan debat yang sering berakhir setelah hari gelap. Whoa, I love this job. Ketika saya ditugaskan ke bagian CRM (Customer Relationship Management) setiap orang yang menyukai data analysis tahu itu seperti pencinta surfing dikirim ke Bali atau NiasCRM adalah surganya data.

Mengenal in the zone atau flow

Saat saya membaca beberapa buku Malcom Gladwell bertahun-tahun setelah saya mengalami slow-motion pertama di lapangan basket, saya akhirnya tahu bahwa saya mengalami momen yang disebut in the zone atau dalam bahasa teknis disebut sebagai Flow oleh Mihaly Csikszentmihalyi. Setiap atlet hebat akan (berusaha) menangkap momen in dalam performa-nya. Tapi kenapa saya, yang bahkan dalam seleksi level kelurahan pasti tidak terpilih, bisa memasuki momen itu? Ini jawabannya (klik untuk penjelasan langsung dari ahlinya).

Saat seseorang sangat menikmati yang ia lakukan, seluruh energi dan pikirannya akan terserap ke dalam yang ia lakukan. Konsep waktu akan hilang. Our body would disappear. Problems…identity..disappear. Saat momen inilah tubuh kita seakan-akan punya pikiran sendiri yang secara otomatis mengikuti apa yang kita inginkan. Bagi para atlet hebat seperti Michael Jordan atau Lebron James, inilah saat mereka bergerak seperti menari, effortless tapi mematikan! Berada dalam kondisi in the zone akan membuat setiap orang sangat produktif karena seluruh kemampuan keluar maksimum tanpa usaha yang sangat harus dipaksa. Bagi orang seperti saya, paling tidak perasaan “penuh” dan “kosong” di saat bersamaan menjadi sebuah kebahagiaan tersendiri. Tapi ada satu yang saya mengerti sekarang. When I really enjoy something, I can move into the “flow”. Tak heran, saat pacaran dulu momen ini akan muncul dengan rajin..begitu juga saat menimang anak-anak saya pertama kali. It’s quiet..peace..timeless..freezing in the eternity.

Marking the joy or bad moment

Sejak mengerti itu, saya lalu memulai sebuah kebiasaan baru yakni menandai setiap experience dan aktivitas dalam kategori joy or bad moment. Thumb up or thumb down. Atau kalau meminjam istilah Steve Jobscool atau bozo.

Ini daftar joy/thumb up/cool saya:

  • Basket (sekarang sudah tidak bisa) diganti jalan pagi
  • Waktu bersama keluarga, main bareng anak
  • Memahami data dan mengerti implikasinya terhadap proses atau bisnis
  • Action work out atau rapid improvement workshop; pada dasarnya saya menikmati setiap kerja kelompok yang berorientasi pada action
  • Membaca apa saja
  • Menulis apa saja…that’s why you read this :) Thank you!
  • Berdiskusi tentang menerbitkan buku/book publishing (yes, I enjoy even just by talking about the plan!!!)
  • Bangun subuh, tapi kalau bisa siang tidur sebentar :)
  • Nonton live concert (musik apa saja); kalau nonton musik, saya bisa sendirian ngga pernah mati gaya :)
  • Pearl Jam (mendengarkan, membaca tulisan, lirik, membolak-balik buku fotonya, ngobrol, baca tulisan dan komentar fans).
  • Bengong di alam terbuka, atau sambil pura-pura olahraga
  • Memberi pelatihan/menjadi trainer
  • Nyanyi (peringatan: kualitasnya termasuk kategori toxic buat mahluk hidup hahahaha!)

Dan ini daftar bad moment/thumb down/bozo versi saya (ini selera pribadi, bukan bersifat universal ke setiap orang):

  • Menyetir mobil di jalanan yang macet, atau di jalanan yang rusak, atau di jalanan yang banyak bis/truk nyetir ugal-ugalan (dalam ukuran Indonesia, mungkin ini bisa ditulis lebih singkat “ngga suka nyetir” :) Tapi sejujurnya, saya menikmati nyetir di Bali, terutama antara Singaraja — desa Kalianget, kampung saya. Lurus, mulus dan di pinggir pantai)
  • Meeting yang tak berkesudahan dengan agenda yang tak jelas
  • Ceremonial event; bisa dibilang hampir semua acara seremoni …mulai dari gala dinner, acara kantor resmi, acara keluarga, acara adat, acara agama…I am just not into it…terutama kalau seremoni yang pakem-nya sangat ketat dan harus formal. Semakin formal, semakin mati gaya.
  • Ke disko/clubbing: selalu merasa mati gaya di tempat-tempat clubbing. Mungkin karena selera saya ngga ke techno/hip-hop atau mungkin karena minder sih…
  • Ngobrol dengan orang yang pikirannya duit terus; saya sangat mengagumi banyak pebisnis, terutama karena cara berpikir mereka yang umumnya sangat pragmatis dan action oriented. Ini tipe yang saya suka. Tapi yang suka bikin mood saya jelek adalah orang yang dari awal sampai akhir, pikiran dan omongannya duiiit terus atau yang semua hal dinilai dari uang.
  • Buku-buku motivasi “cara singkat jadi kaya”, “jadi milyuner tanpa modal”, “revolusi uang”, “berkebun emas’, dll,

Mencari titik optimum buat produktivitas

Mengetahui apa yang saya suka dan nikmati menjadi penting karena ternyata bisa membantu lebih produktif. Di sisi lain, saya menghindari aktivitas yang tidak saya suka.

Tentu saja selain karena enjoy, ada hal lain yang perlu dipertimbangkan agar menjadi produktif. Misalnya, kesukaan saya main basket. Walaupun saya suka, tapi saya pemain yang payah alias tidak kompeten. Selain itu orang lain tidak menilai aktivitas saya itu bermanfaat, jadi tidak ada orang yang membayar saya untuk main basket:)

Oleh karenanya, saya menggunakan lingkaran yang sering kita lihat di berbagai media ini:

Untuk saya, saat ini titik optimum saya adalah di area business process management dan continuous improvement. Saya sangat menyukai bidangnya, cukup mempunyai pengalaman dan dasar, serta (mungkin) berguna buat orang lain. Paling tidak, ada yang mau membayar untuk apa yang saya lakukan. Titik optimum itu menyebabkan dorongan untuk selalu menggali pengalaman dan ilmu baru di sekitar area itu tidak pernah membosankan. Selain itu makin lama dipelajari, baru mulai terasa bahwa apa yang saya tahu masih jauh sekali dibawah profesional yang bergerak di bidang yang sama di luar negeri…

Meraih taksu

Sebagai layaknya orang Bali yang tinggal dan dibesarkan di pulau yang dulu dijuluki Nusa Damai ini, masa kecil saya sering diajak ke kampung untuk mengikuti upacara agama. Saya mempunyai kesenangan menonton orang memainkan gamelan di pura. Yang membuat saya tertarik adalah tingkah-laku para penabuh yang memainkan gamelan. Tubuh mereka seakan ikut menari, senyum merekah lebar di bibir mereka. Kadang kala mereka akan saling melakukan kontak mata, saling melirik, memberi tanda dan lalu tertawa terbahak-bahak sambil menggebuk kendang atau memacu gangsaYes, they are having so much fun! Di kali lain saya melihat seseorang menarikan tari Topeng Tua, yang benar-benar seperti orang tua; padahal saya tahu ia seorang guru olahraga yang kadang-kadang menjadi Arjuna di sendratari. Ia bukan layaknya orang muda yang memakai topeng tua, tapi ia bagaikan orang tua yang dipaksa menari!

Dalam sebuah obrolan di teras rumah, saya menanyakan itu kepada (alm) Bapak. Ia berkata, “oh itu namanya taksu. Setiap orang harus menemukan taksu-nya agar apa yang dilakukan punya jiwa.” Sesingkat itu penjelasan Bapak saya. Saat itu saya berpikir, taksu adalah suatu ilmu untuk penari atau penabuh. Malah kebayang taksu adalah suatu ilmu mistik. Dengan perjalanan waktu, saya mulai melihat patung yang memiliki “jiwa”. Lukisan yang memiliki “jiwa”. Dan mulai mendapatkan pengalaman memiliki guru sekolah yang sangat menjiwai perannya. Bidan yang sangat dicintai tetangga-tetangganya. Ooh…ternyata bukan hanya seniman. Bukan pula ilmu mistik.

Bertahun-tahun mencoba memberi makna pada kata taksu, akhirnya yang paling dekat bagi saya penjelasannya adalah istilah shokunin dalam bahasa Jepang, seperti yang selintas bisa dilihat dalam trailer film Jiro Dream of Sushi ini:

That I must do what I love; Love what I do. And never stop improving myself. So I can give some value to my output, and maybe I can help some other people along the way…

Tidak masalah apakah saya menjadi penjual sushi, direktur, guru, pengusaha, seniman, investor atau pemulung. Yang penting, saya memberikan jiwa kepada apa yang saya kerjakan.

Bagi saya, itulah taksu.

Sebuah kata sederhana yang akan saya coba raih dalam sisa hidup saya.

Bersambung ke diary #7 sekaligus catatan terakhir.

Productivity Diary #5: Mengatasi marah, takut, dan “amygdala hijack” lainnya

 

Ini temanya masih nyambung dengan posting sebelumnya, karena setelah catatan #2 dan #3, productivity diary saya akan makin banyak membahas peran otak dalam meningkatkan produktivitas. Dan sejak #4, bisa dibilang saya sampai saat menulis ini masih struggling. Mulai bisa memahami tapi secara praktik masih on-off. Kadang-kadang berhasil, lebih sering blong :)

Kali ini adalah catatan tentang usaha saya memahami dan mengurangi kemarahan yang datang tiba-tiba, rasa takut dan khawatir yang berlebihan. Kenapa penting buat saya? Betul, karena perasaan seperti itu bikin saya tidak produktif. Malah sering “menghancurkan satu hari” karena gara-gara marah-marah di pagi hari, saya kehilangan mood untuk bekerja.

Eits bukan cuma saya. Pernah lihat anggota DPR yang adu pukul di Senayan? Ingat Zinedine Zidane menghantamkan kepalanya ke pemain Italia, yang menyebabkan ia dikeluarkan dari lapangan dan akhirnya Perancis kalah di Final Piala Dunia 2006?

Nothing as it seems…

Beberapa orang yang mengenal saya terutama lima tahun ini pada umumnya mengenal saya sebagai orang yang cukup sabar (hahaha…). Tapi bagi yang sudah mengenal saya cukup lama, sering bekerja bareng ataupun berada di sekitar saya cukup rutin (misalnya istri dan keluarga saya), mungkin akan punya pendapat bahwa kadang-kadang saya masuk kategori pria “darah tinggi” :)

Dalam pekerjaan, saya pernah berdebat sampai pada titik dimana saya sangat defensif dan mengucapkan berbagai pernyataan “tidak pas” untuk membela diri atau menyerang lawan. Jika melihat sebuah pekerjaan tidak diselesaikan dengan baik oleh tim saya, “bakat terpendam” sering muncul; rekan dan tim saya ada yang memberikan feedback, bahwa kadang-kadang saya bisa menjadi sangat sinis dan bermulut tajam.

Di lapangan basket, saya pernah hampir berkelahi secara fisik! Mungkin kejadian ini banyak dialami teman-teman lain, cuma untuk kasus saya yang jadi lucu adalah lawan saya masih SMA dan waktu itu saya sudah bekerja di sebuah perusahaan. Sungguh memalukan…(untung ada yang lebih epic kayak tragedi Zidane di atas).

Saat menyetir, seringkali kendaraan saya diserobot oleh kendaraan lain dalam sebuah kemacetan yang sangat panjang dan saya menjadi sangat agresif mulai dari klakson sampai tindakan-tindakan nekat yang membuat istri saya sangat marah.

What was I thinking?!

Apa yang terjadi? Kenapa bisa seperti itu? Apa yang ada di pikiran saat itu?

Sekali lagi hal ini penting buat saya karena setelah mengalami kejadian seperti di atas butuh waktu yang lama untuk mengembalikan mood agar bisa bekerja produktif. Itu belum termasuk “damage control” untuk meminta maaf, menghilangkan rasa malu dan mengembalikan kredibilitas. Hahaha!

Nah, ini yang menarik…

Marah hanya satu dari sekian banyak emosi kita.

Siapa yang pernah mengalami ini…

Kita diminta untuk melakukan presentasi ke Board of Director minggu depan, dan selama 7 hari 7 malam perut kita mules setiap kali membayangkan pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan atau membayangkan kita akan melakukan ketololan. Tapi saat ingin mempersiapkan diri malah tidak bisa konsentrasi, karena otak tidak bisa diajak kerjasama lagi…

Kita membaca berita-berita tentang resesi, inflasi, dan pemutusan hubungan kerja besar-besaran. Tanpa disadari, bayangan itu menghantui dan menyebabkan rasa khawatir berkepanjangan yang menyebabkan susah tidur. Akibatnya? Di saat jam kerja kita malah mengantuk dan tidak bersemangat! Keinginan sih bisa tidur di malam hari dan tidak terlalu khawatir. Namun yang terjadi sebaliknya…kenapa jadi seperti itu?

Ada opportunity yang ditawarkan seorang rekan, namun dalam pikiran kita rasanya tidak mampu. Takut gagal. Malas juga rasanya untuk harus bertemu orang di industri yang tidak kita kenal dengan baik. Ada keinginan untuk mencoba, ada juga rasa takut. Akhirnya galau!

Mengenal Amygdala Hijack

(image: Amazon.com)

Istilah Amygdala Hijack diciptakan oleh Daniel Goleman, sang Bapak Emotional Intelligence. Namun istilah dan inspirasi tentang cara menghandle ini saya dapatkan dari buku berjudul Search Inside Yourself, sebuah buku yang ditulis Chade Meng Tan, seorang engineer Google, berdasarkan training di perusahaan terkenal itu.

Amygdala adalah bagian otak yang salah satu fungsinya adalah menyimpan memori terkait emosi. Jika di awal evolusi-nya manusia menyentuh api dan terbakar, maka amygdala menyimpan memori ketakutan dan rasa sakit terbakar itu. Jika dulu nenek moyang kita kesakitan karena digigit ular beracun, amygdala menyimpan memori abadi tentang ular dan bahayanya. Otak manusia berfungsi memastikan survival ras-nya dan amygdala memegang peran besar dalam tugas itu.

Nah, di saat otak melihat ada “ancaman” terhadap kita, amygdala akan membajak mekanisme berpikir rasional dan menyiapkan respon super cepat yang hanya terdiri dari tiga pilihan: FlightFightFreeze.

Moto dari amygdala (kalau ada) adalah “it’s better safe than sorry”.

Misalnya kita melihat ular, dan tanpa pikir panjang kita lari terbirit-birit, maka itu termasuk amygdala hijack. Otak rasional kita di by-pass dan memerintahkan tubuh kita langsung lari. Tanpa berpikir, seluruh tubuh kita sudah lari secepat kilat. Otot menegang, jantung memompa lebih kencang, dan kaki terasa sangat ringan. Itu contoh flight response.

Dalam keadaan terdesak, seorang ibu menyelamatkan anaknya dari serangan perampok. Tanpa diperintah, sang ibu mengeluarkan semua tenaga dan jurus untuk melindungi anaknya. Fight response.

Saat mendapatkan berita yang mengagetkan, tubuh kita kaku tidak bergerak. Pikiran kosong, tidak tahu harus berbuat apa. Freeze response.

Lalu apa hubungannya dengan produktivitas kita?

Karena amygdala hijack juga bisa memberikan sinyal palsu.

Kekhawatiran kita akan presentasi di depan Board of Director, bagi amygdala diasosiasikan sebagai “ancaman” terhadap diri kita. Otak rasional kita langsung dibajak dan secepat kilat menyiapkan flight response. Jantung berdegup keras, tubuh dan otot menegang. Perut mules. Pengennya, kita ngga usah presentasi.

Kekhawatiran kita akan ekonomi yan memburuk, membuat amygdala membajak pikiran jernih kita. Langsung freeze mode. Bengong, bingung dan tidak tahu harus berbuat apa.

Intinya, saat kita melakukan sesuatu tanpa disadari, itu adalah bagian dari amygdala hijack. Ada yang bagus dan tepat (misalnya lari saat melihat ular), ada yang tidak bagus (misalnya “lari” saat diberikan tanggung jawab pekerjaan baru).

Yang kita perlu lakukan adalah mengenal mana stimulus yang benar, mana yang palsu. Karena jika rasional kita terlalu sering dibajak oleh amygdala, saat itulah produktivitas kita hilang!

Menyelamatkan otak rasional dari pembajakan

Berita bagusnya dari semua hal diatas adalah, kita bisa melatih diri kita untuk memahami dan menangani amygdala hijack.

Berita buruknya, perlu waktu dan latihan. Terus terang saja, saya termasuk murid yang lambat dalam hal ini. Dan ini sebabnya saya menulis hal ini panjang lebar, sebagai sebuah catatan untuk diri sendiri, serta membuat diri saya accountable di depan orang banyak yang membaca tulisan ini!

Karena saya menulis ini dalam konteks produktivitas bekerja, maka sebenarnya kejadian kita akan mendapat ancaman nyata (seperti nyawa terancam oleh binatang berbahaya) sangat kecil terjadi.

Oleh karenanya, ini langkah yang saya sedang lakukan setiap kali saya mulai merasa emosi saya ke arah negatif:

  1. Wait, sit and just breath

Victor Frankl terkenal mengatakan “antara stimulus dan respon, ada sebuah ruang. Dalam ruang itu terletak kebebasan dan kekuatan kita untuk memilih respon apa yang ingin kita keluarkan.”

Setiap saya mulai merasakan emosi seperti marah, malu, takut, atau khawatir, yang pertama kali saya lakukan adalah memberikan waktu paling tidak 15 detik untuk memahami “apa yang saya pikirkan?”. Sebelum saya mengeluarkan kata apapun atau melakukan tindakan apapun (misalnya menulis komentar di facebook!), saya memberikan kesempatan frontal neo cortex saya (alias si pikiran rasional) untuk memahami kenapa saya ingin melakukan hal itu?

Sambil duduk saya akan memusatkan pikiran pada nafas saya. Breath in; breath outJust breath, like your life depends on it. Pada intinya, berikan jarak, waktu, dan ruang, antara apa yang kita lihat/pikir, dan apa yang kita katakan/lakukan.

2. Perhatikan perubahan pada tubuh

Menurut para pakar emosi, lebih mudah mengamati perubahan emosi dari perubahan pada tubuh kita. Jantung yang mulai berdegup lebih kencang; rahang menegang, tangan mengepal, keringat mengalir atau bulu kuduk berdiri (hehehe…ini kalau lewat tempat gelap). Selain fisik luar, kita juga bisa merasakan perut yang mules, persendian lemas ataupun pikiran yang terasa penuh dan kalut.

Pada intinya, kita harus selalu awas dan menyadari perubahan yang ada. Kita tahu, amygdala sedang membajak pikiran kita…

3. Tandai dan sebutkan emosi yang kita rasakan

Cara yang ketiga dianjurkan oleh Matthew Lieberman, seorang pakar dari UCLA. Ia menyebutnya sebagai affect labelling.

Jika saya merasa sangat marah, setelah step 1 dan 2 diatas, saya harus mengatakan “ Saya sangat marah!”. Kalau saya takut, saya mengucapkan “saya takut.”

Menurut penelitian ilmiah, dengan menandai (labelling) dan mengatakan apa yang kita rasakan, peran amygdala akan berangsur di ambil alih oleh Medial Pre Frontal Cortex (MPFC) yang merupakan pusat keputusan di otak kita. Si rasional.

Permasalahan terbesar dari usaha diatas adalah menyadari bahwa kecepatan amygdala membajak pikiran kita adalah dalam kecepatan nano-detik, sehingga mengatasi emosi bukanlah hal yang mudah. Mau rasional, tapi omongan kasar udah keburu keluar :)

Namun mengingat emosi-emosi negatif yang tidak terkontrol bisa menyebabkan kinerja kita menurun dan tidak produktif, saya mendorong diri saya untuk berusaha melakukan tiga hal diatas.

Selain itu ada dua hal yang menyemangati saya.

Pertama, lanjutan dari kutipan Victor Frank diatas (Pak Victor ini belakangan menjadi idola saya. Bukunya Man’s Search for Meaning menjadi pegangan saya di saat galau):

“in our response lies our growth and happiness”.

Kedua, mengatasi emosi negatif bisa membantu saya untuk masuk dalam kondisi in the zone. Kondisi berkarya terbaik karena produktif dan menyenangkan.

Menurut saya, kesulitan melakukan semua hal diatas sepadan. Saya bahkan belum bisa dibilang mengatasi emosi saya dengan baik, tapi sudah mulai melihat ada kemajuan ke arah yang lebih baik. Agak mendingan lah dibanding sepuluh tahun lalu.

Bersambung ke catatan berikutnya…

Productivity Diary #4: Memaafkan dan Piknik untuk Lebih Produktif

Dua catatan terakhir sangat fokus pada hal teknis…

Kali ini adalah catatan struggling saya secara non-teknis untuk bisa lebih produktif. Kebetulan tema kali ini sangat cocok dengan suasana Idul Fitri.

Adalah benar kata orang-orang tua yang mengatakan bahwa manusia pada umumnya menghabiskan waktu dan energi untuk masa lalu dan masa depan. Lupa bahwa hidup itu terjadi saat ini.

Nostalgia masa lalu, kenangan indah, dendam pada seseorang, sampai penyesalan pada perbuatan yang kita lakukan (atau justru perbuatan yang tidak kita lakukan) sering mengisi hari-hari kita.

Masalahnya, hidup terjadi saat ini, bukan di masa lalu. Untuk bisa produktif, kita harus hidup di saat ini. At the present moment.

Saya pribadi sebenarnya tidak terlalu banyak memikirkan sesuatu yang telah terjadi. Saya bisa move on dengan cepat. Namun saya termasuk orang yang banyak memikirkan masa depan. Sering takut akan hal-hal yang belum terjadi. Ketakutan terhadap kegagalan karir, bisnis atau kematian. Saya punya kebiasaan untuk membuat rencana. Planning. Membuat antisipasi. Strategi. Risk Analysis. Eksekusi? Mendekati nol.

Masalahnya, untuk bisa menghasilkan sesuatu, kita harus lakukan sesuatu saat ini. Just do it, NOW!

Brain is an excellent visualization and planning machine, but…

…it could lead us to be unporductive.

Otak manusia adalah salah satu instrumen yang bertugas memastikan kelangsungan hidup ras manusia. Menurut pakar neuroscience (misalnya John Medina), tugas utama otak manusia bukanlah untuk berpikir melainkan untuk memastikan survival kita sebagai mahluk hidup.

Sakit hati dan dendam kepada seseorang bisa menyebabkan otak kita tanpa diperintah mengalokasikan energi untuk merencanakan apa yang harus kita lakukan kepada orang itu. Fight or Flight? Itu yang akan ada di benak kita. Otak kita akan memvisualisasikan semua hal yang nyata pernah terjadi, dan lebih banyak lagi hal-hal tidak nyata yang menghabiskan energi. Kita seringkali sering terjebak dalam visualisasi doom scenario yang membuat mood kerja kita hilang atau malah membuat batin sakit. Membuat fisik lemah dan depresi. Tidak produktif!

Ketakutan akan masa depan juga salah satu trigger otak untuk membuat doom scenario. Bagaimana kalau saya dipecat? Bagaimana saya akan menghidupi anak-istri saya. Bagaimana kalau saya meninggal saat anak saya masih kecil-kecil? Strategi apa yang harus disiapkan sejak saat ini? Bagaimana caranya menyiapkan semua hal agar jika terjadi apa-apa, everything has been prepared? Persiapan untuk masa depan sangat bagus, tapi menghabiskan banyak waktu untuk khawatir akan masa depan? Tidak Produktif!

Memaafkan, memutus doom scenario di otak kita

Dengan memaafkan orang lain kita akan bisa memutus lingkaran pikiran yang sebenarnya tidak perlu. Bagus untuk kita mengingat sebuah kesalahan dan mengambil pelajaran agar tidak terjadi lagi. Namun cukup sampai disitu dan tidak perlu memperpanjang hal-hal yang hanya membuat kita lelah sendiri. Forgive, but keep the lesson. Kalau bisa ciptakan sebuah karya, musik, buku atau bahkan bisnis yang terinspirasi dari sakit hati atau dendam itu. Ini baru produktif.

Memaafkan diri sendiri juga perlu untuk memutus doom scenario. Menyiapkan masa depan seperti asuransi dan investasi sangatlah penting. Namun menyadari bahwa saya sebagai manusia mempunyai kekurangan dan mungkin tidak bisa kontrol semua hal di dalam hidup kita dan hidup orang lain, akan membantu kita untuk mengantisipasi masa depan dengan fokus pada hal-hal produktif yang bisa kita lakukan saat ini.

Picnic: outdoor activities and quality time with the loved ones

Pernah ada periode dimana saya merasa piknik akan merampas waktu produktif saya. Ada juga ketakutan kehilangan opportunity bisnis saat saya sedang tidak bekerja. Dulu, bagi saya setiap waktu di luar meja atau tempat kerja adalah sebuah kerugian.

Belakangan saya mulai melihat bahwa produktivitas saya justru naik setiap kali saya pulang jalan-jalan. Kadang-kadang hanya pergi menginap di tempat yang sejuk di Bogor atau Bandung. Atau pulang kampung ke Bali atau Riau. Saya sering mendapatkan inspirasi bagus saat berada di luar ruangan. Memandang gunung di kejauhan. Ke taman bermain anak-anak. Melihat daun yang basah. Melihat seorang kakek menggendong cucunya dengan bahagia. Memandangi anak-anak saya kegirangan main di kolam renang. Saya bisa menikmati saat itu.

1*cBgAm7t1JsrFa4u_-QEgWw.png

At that kind of time, I could live at the present moment. I was content.

Your life is never off-track…

Dulu saya sering menyalahkan orang lain yang menyebabkan hidup atau karir saya tidak berjalan sesuai rencana. Saya sering menyalahkan diri sendiri karena tidak melakukan hal-hal yang menurut saya harus dilakukan. Sekarang ini saya mulai memahami bahwa hidup ini sering tidak berjalan sesuai rencana kita. Yang saya harus cari adalah, the meaning of it. What lesson could I take from that?

Ada orang yang berbuat salah atau menyakiti saya. Ya saya maafkan. Manusia tidak sempurna. Saya juga sering berbuat salah. Selain itu, banyak juga malah ribuan kebaikan orang lain yang tidak pernah saya hitung-hitung, kenapa kita malah menghabiskan energi pada satu atau dua kesalahan? Memaafkan membantu meringankan beban otak saya!

Piknik di alam terbuka bersama keluarga membantu saya untuk menghentikan otak yang selalu berlari cepat. Membantu saya untuk menghargai setiap detik berharga yang hadir saat ini. Bahwa penting menikmati hidup saat ini.

Menyadari semua yang berharga di menit ini, membantu saya untuk fokus pada apa yang bisa saya kerjakan sekarang. To work and live in the here in the now.

Mind like water.

Productivity Diary #3: Produktif dengan smartphone (GTD 201)

Cerita minggu lalu…

Salah satu keinginan terbesar saya adalah bagaimana menggunakan handphone pintar yang “setia setiap saat” bersama saya bisa menjadi external brain untuk meringankan beban otak beneran yang ada di kepala saya. Juga bisa menggunakan smartphone untuk menjadi alat produksi dalam pekerjaan (sehingga selalu disetujui istri kalau mau beli smartphone yang keren hihihi *evilgrin*).

Secara teori sangat memungkinkan. Kenapa?

Smartphone yang kita gunakan saat ini mempunyai kapasitas dan computing power yang lebih besar dibanding komputer yang digunakan oleh NASA meluncurkan manusia ke bulan di tahun 1969 (apakah benar sampai di bulan atau tidak, kita bahas kapan-kapan ya!). Intinya, selain kita pakai untuk email, messenger, facebook dan instagram, si telepon pintar ini berpotensi tinggi menjadi alat untuk produktif, karena ini adalah sebuah komputer yang bisa dikantongin. Dan pekerjaan saya kebanyakan bukanlah serumit rocket science :)

Secara teori, kita semua yang sedang membaca tulisan ini adalah James Bond atau Ethan Hunt dengan alat super canggih di kantong, hanya saja misi kita lebih mulia yakni mencari sesuap nasi untuk keluarga di rumah, bukan meledakkan musuh.

Dari pencarian saya untuk bisa menggunakan smartphone untuk produktif bekerja, saya akhirnya mengkombinasikan metode Getting Things Done (GTD) dengan 3 aplikasi andalan saya yakni: Trello, Evernote, dan Dropbox. Aplikasi ini saya pilih berdasarkan referensi, diskusi dan mencoba-coba. Yang jelas kriteria saya memilih adalah aplikasi yang berkualitas bagusgratis, dan berbasis cloud agar bisa digunakan di laptop dan handphone (baik yang berbasis Android maupun iOS).

Digitized — Getting Things Done (GTD 201)

Jika dilihat skema GTD 101 dari cerita minggu lalu, ini diagram GTD jika semua flow yang secara manual dengan post-it, sekarang saya transformasikan untuk menggunakan smartphone dan komputer. Saya menyebut ini sebagai versi GTD 201:

Bagaimana cara kerjanya?

Step 1: Capture

Pada dasarnya saya menggunakan Trello untuk menjadi papan “post-it digital” saya. Aplikasi ini diperkenalkan oleh sahabat saya Arthur Panggabean saat dia menerangkan ide-ide kreatif yang sedang dia kerjakan.

Papan post-it manual untuk inbox dari cerita minggu lalu, secara digital akan menjadi seperti ini jika menggunakan Trello:

Ingat, “inbox” dalam GTD adalah tempat kita menuangkan APAPUN yang ada atau melintas otak kita. Tujuannya, agar otak kita tidak overload karena terlalu banyak memikirkan berbagai hal dari yang penting, yang urgent, keluarga, ide bisnis baru, politik, sampai memikirkan siapa nama calon anak-nya Kim Kardashian.

Step 2: Clarify

Nah, setelah kita filter dan tanyakan, apa action yang diperlukan (atau jika tidak ada action), papan Trello saya sekarang menjadi seperti ini:

Step 3: Organize

Setiap hari, saya akan mulai untuk melihat Calendar. Yang menarik, Trello bisa disinkronisasi dengan aplikasi lain:

  • Untuk Bagian Calendar saya mengatur otomisasi untuk langsung masuk Google Calendar. Ini dengan pertimbangan kalendar di Google secara seamless bisa dilihat di berbagai device yang saya gunakan.
  • Untuk Wishlist/Maybe dan Referensi saya mengatur untuk secara otomatis masuk ke Evernote.

Untuk melakukan otomatisasi saya menggunakan aplikasi Zapier sekarang; alternatif lain adalah dengan apps bernama ifttt alias bikin “resep” if this than that.

Misalnya, saat saya menemukan online training bagus dari Stanford University yang berjudul How to Create Online Course, dengan membuat sebuah “kartu” di bagian Referensi,

secara otomatis (oleh Zapier) catatan saya itu akan disimpan di Evernote:

  • Untuk aktivitas yang masuk kategori Projects, ada dua langkah yang saya lakukan:

Pertama, membuat Checklist di dalam proyek seperti berikut ini:

Kedua, membuat direktori folder proyek di Dropbox, sesuai dengan nama proyek untuk menyimpan semua file proyek di dalam folder itu:

Intinya saya mencoba untuk membuat sebuah proses mengikuti alur GTD menggunakan aplikasi yang bisa diakses baik dengan smartphone ataupun laptop.

Mind Like Water…powered by a smartphone

Sekarang saya merasakan manfaat besar dengan mengabungkan metode GTD dengan kecanggihan telepon genggam, dan sampai sekarang masih terheran-heran bagaimana barang di tangan saya ini benar-benar bisa menjadi “otak kedua”.

Tujuan dari semua exercise saya diatas bukanlah untuk bikin hidup saya rumit. Kalau bikin susah, saya akan coba cara lain.

And this is not to impress anyone, walaupun mungkin saya sangat sering merekomendasikan cara ini kepada sahabat dan rekan kerja saya termasuk menulis artikel ini. Sharing dan tulisan ini bertujuan untuk mencari teman yang punya ide sama atau yang lebih simpel lagi.

Kenapa?

Tujuan saya adalah agar saya bisa memastikan semua yang terlintas di kepala saya terorganisir dengan baik, sehingga kepala saya bisa fokus pada hal yang penting untuk saat ini.

Being present and mindful. Live in the moment.

Kita lanjut minggu depan untuk topik, bagaimana menjadi produktif, otak yang tidak overload and being present.

Nantikan dan jangan lupa komentarnyaaaaaaaaa…..

Catatan penutup:

  1. Setelah merasakan manfaatnya, sekarang ini saya menggunakan layanan Dropbox dan Evernote premium (alias bayar). Biaya per bulan kira-kira secangkir kopi Starbuck, jadi menurut saya OK-lah.
  2. Ada yang bertanya: “bagaimana kalau handphone kita hilang? Hilang dong otak kedua kita?” Jawaban: “the beauty of cloud, datanya tersimpan di server dan di semua device kita.” Tapi ini juga berarti kita HARUS memastikan security setiap aplikasi dan device kita. Dalam hal ini saya sangat beruntuk mendapatkan ilmu Information Security Management dari salah satu klien saya.
  3. Diari ini berisi catatan struggle saya, bukan kisah sukses. Secara teknis masih banyak yang bisa diperbaiki. Secara hasil, sampai sekarang masih sering overload dan stress, walaupun jauh berkurang. Namanya juga hidup ya…;)

Productivity Diary #2: Berkenalan dengan Metode GTD (GTD 101)

Cerita minggu lalu…

Seperti yang dikisahkan sebelumnya, melompat dari pekerjaan kantoran ke pekerjaan independen (“kerja sendiri”) ternyata membawa konsekuensi pada produktivitas yang cukup rendah karena berbagai godaan dan keteteran mengelola waktu.

Selain itu, memulai usaha sendiri membuat saya harus mengerjakan atau terlibat langsung dengan berbagai aspek dalam mendapatkan pekerjaan karena tim tidak selengkap seperti kantor pada umumnya. Mulai dari proposal, kontrak, eksekusi, invoicing, keuangan sampai pajak, dll yang semua mempunyai pernak-pernik printilan sendiri-sendiri. Belum ditambah dengan kesibukan sebagai orang tua dari anak-anak yang masih balita, urusan keluarga besar, sampai isu harian seperti macet dan riuhnya kota Jakarta dan sekitarnya. Tanpa disadari, beberapa pekerjaan mulai ada yang terselip, appointment yang terlewati dan otak yang selama 24 jam/7 hari berusaha mengingat semua hal yang harus saya ingat dan saya tangani.

Cognitive Overload, begitu para ahli menyebutnya. Terlalu banyak yang harus dihandle oleh pikiran kita dalam satu periode. Kelelahan, dan kekhawatiran ada yang missed membuat saya terjebak dalam ritme yang rusuh dan gila. Crazy busy life.

Untunglah dengan bantuan internet terutama situs Lifehack, saya bisa berkenalan dengan sebuah metode yang disebut Getting Things Done.

David Allen:”From Crazy Busy to Mind Like Water

Tentu saja saya termasuk sangat terlambat mengenal metode GTD karya David Allen ini (bukunya terbit tahun 2001). Bahkan untuk saat ini masih taraf mencoba sambil dipelajari. Coba bayangkan orang yang sedang belajar nyetir mobil…nah kurang lebih itu level saya untuk metode ini.

Tujuan diary ini untuk mengundang para suhu untuk membagi pengalaman (Secara kebetulan, minggu lalu saya bertemu dengan teman saya, Adhy Hosen, dan karena membaca posting minggu lalu, ia bercerita bahwa ia pernah mengikuti seminar GTD langsung dari pemegang lisensinya di Asia Pasifik. Minimum saya tahu ada tempat bertanya).

Ketertarikan saya terhadap GTD terutama karena pandangan David Allen tentang bagaimana otak bekerja. Menurutnya, kebanyakan orang menggunakan otaknya untuk memproses, mengingat, menganalisa segala hal yang perlu kita pikirkan dan kita lakukan. Juga memproses semua informasi yang memnorbardir otak kita. Akibatnya pikiran kita menjadi “penuh” alias crazy busy. Ideal-nya, kata Pak David ini, pikiran harus seperti air: Tenang, jernih, mengalir. Hanya memikirkan hal yang perlu kita pikirkan di saat ini. Mind like water.

Oleh karenannya ia merekomendasikan kita untuk membuat sebuah proses yang sistematis yang menjadi external brain kita. Bayangkan seperti mempunyai semacam external card untuk handphone kita yang memori-nya sudah pas-pasan dan mulai lemot :)

Intinya: saya harus bisa meng-capture dan menuangkan semua yang ada di pikiran kita ke dalam bentuk tertulis (manual atau digital) dan mempunyai struktur untuk mengghandle itu.

Tujuan utamanya adalah untuk memastikan otak kita tidak terbeban oleh terlalu banyak pikiran.

Dari buku Getting Things Done, saya menggambarkan ulang diagram berpikir metode GTD ini:

Step 1: Capture

Manfaat terbesar setelah saya mulai mengikuti flow ini adalah sebuah kebiasaan untuk “menangkap” dan menulis semua yang ada di pikiran saya. Itulah yang disebut sebagai “stuff” dalam diagram diatas. APAPUN yang muncul di kepala, TANGKAP dan TULIS. Awalnya saya menggunakan sticky notes/post it untuk menuliskan. Anggaplah dalam pikiran saya sedang kepikiran beberapa hal misalnya:

  • Proposal yang harus dibuat untuk Clien A
  • Invoice yang harus dikirim untuk Client B
  • Rencana mengisi/furnishing apartment untuk disewakan
  • Teman kantor lama ngajak buka bareng
  • Anak-anak ingin berlibur

Semuanya saya tangkap dalam post it, dan saya masukkan ke dalam inbox seperti gambar dibawah ini:

Tanpa kita tulis, pikiran-pikiran itu mungkin akan berputar-putar terus di kepala saya, dan akan bertambah banyak dengan ide-ide lain yang muncul. Inbox ini akan terus bertambah banyak, oleh karena itu saatnya masuk ke Step 2.

Step 2: Clarify

Selain pikiran terkait pekerjaan atau urusan rumah tangga, banyak sekali pikiran-pikiran atau ide-ide yang bermunculan. Baca buku inovasi, muncul ide. Lihat orang jualan batu akik dan sukses, jadi pengen jualan batu akik. Liat orang kaya karena korupsi, pikiran langsung emosi (dan ada sedikit penyesalan kenapa ngga ikut korupsi aja hahaha..).

Yang dulu belum saya jadikan kebiasaan adalah melakukan klarifikasi terhadap ide-ide dan pikiran saya, untuk melihat apakah ada ACTION yang bisa kita lakukan? Sekarang dengan GTD, ide-ide yang TIDAK ADA ACTION, langsung di BUANG, atau kita simpan di dalam folder Wishlist alias kapan-kapan dilihat lagi, ataupun saya simpan di folder Referensi kalau berupa informasi/dokumen/brosur yang menarik. Intinya buang atau taruh di tempat yang gampang. Terus LUPAKAN.

Untuk “stuff” yang perlu ACTION, pertanyaan pertama:

Apakah bisa dilakukan dalam 2 menit atau kurang? Kalau YA, just Do it. Dalam contoh diatas, misalnya mengirim Invoice ke Client B.

Jika perlu lebih banyak waktu, pertanyaannya apakah perlu kita delegasikan ke orang yang lebih tepat (Delegate) oleh karena itu masuk kategori Waiting for untuk kita cek dari waktu ke waktu (contohnya Furnishing Apartment, atau kita tunda (Defer) karena memang saatnya belum perlu (Calendar) contohnya Buka Bareng, atau kita tunda untuk menjadi Next Action setelah yang Do it selesai.

Jika action itu perlu persiapan dan beberapa langkah, maka saya akan masukkan dalam kategori Proyek. Dalam GTD, definisi proyek adalah apapun aktivitas kita jika tidak bisa dilakukan dalam sekali action. Dalam contoh saya, saya memasukkan aktivitas Proposal ke Client A dan Kids Holiday Trip dalam kategori Proyek. Kenapa? Karena dua-duanya perlu planning yang perlu beberapa kali diskusi, telepon dan merangkumnya.

Nah, sekarang isi pikiran saya berubah menjadi seperti ini:

Setiap hari saya akan memprioritaskan melihat “Calendar” hari itu, dan memprioritaskan bagian “Do it”. Setelah itu baru “Next Action” dan “Waiting For”.

Step 3 (Organize), Step 4 (Reflect), Step 5 (Engage) akan disambung minggu depan, karena untuk mengatur ini dalam dunia yang serba digital saya mendapatkan bantuan dari berbagai aplikasi terutama trio maut Trello, Evernote dan Dropbox.

The External Brain

Mungkin cara saya menggunakan metode GTD masih belum tepat. Namun sejak mulai membiasakan diri dalam pola berpikir dan bertindak seperti flow diagram diatas, saya mendapatkan manfaat yakni pikiran saya menjadi jauh lebih tenang.

Kepala yang dulu sering penuh, mumet dan mulai memperlihatkan tanda-tanda pikun (lupa appointment, 3 x ketinggalan handphone saat melewati scanner di 3 bandara yang berbeda, selalu lupa tempat parkir :)) lambat laun menjadi lebih sedikit beban-nya.

Sekarang saya mengandalkan otak kedua saya untuk menyimpan dan mengelola banyak hal, dan otak di kepala saya untuk hanya memikirkan hal terpenting di saat ini.

Mind like water? Belum. Masih Jauuuh…

Lebih happy? Sudah :)

Saya sambung minggu depan…jangan lupa komentar dan tips-tips/best practice-sharing nya. Tujuan saya adalah bisa lebih produktif, tidak terlalu pada metode atau aplikasi. Jadi semua gaya dan saran saya terima dan akan dicampur-campur sendiri ala bartender!

Productivity Diary #1: Memecat iPad + Atur Waktu Tepat

 

drive

 

Tulisan pertama tentang struggle saya mencari ritme kerja

Sejak memutuskan keluar dari pekerjaan kantoran yang normal, ternyata saya mengalami kesulitan dalam menyesuaikan waktu dan cara bekerja. Produktivitas yang saya pikir akan naik signifikan (karena menghilangkan waktu terbuang di jalan gara-gara macet) ternyata setelah bekerja independen malah cenderung sama atau kadang-kadang lebih jelek dibanding kerja kantoran!

Bekerja di kantor dengan ritme yang konstan (misalnya antara jam 9 pagi sampai jam 6 sore, dengan makan siang yang lamaaa dan kopi-gocip sore) ternyata masih bisa lebih produktif jika dibandingkan bekerja di rumah 24 jam tanpa perlu kemana-mana. Nah, lo! Teorinya sih, kerja dari rumah bisa jauh lebih produktif. Kenyataannya, di akhir hari saya sering melihat hasil kerja saya hari itu nol besar!

Sejak tiga tahun terakhir saya mulai lebih serius untuk mencari metode produktivitas yang sistematis. Setelah mencoba-coba beberapa sistem, akhirnya saya menggunakan metode Get Things Done (GTD) dari David Allen sebagai referensi utama, ditambah poin-poin pikiran Tim Ferriss dalam bukunya The 4-Hour Workweek. Dari situs blog Lifehack dan diskusi dengan teman-teman (khususnya Arthur Panggabean) saya mendapatkan tips dan aplikasi yang bisa saya gunakan mendukung metode GTD. Pada akhirnya sampai saat ini saya menggunakan trio maut: Trello, Dropbox dan Evernote.

Catatan ini saya buat sebagai dokumentasi pribadi dan mengundang pengalaman dan kolaborasi dari teman-teman yang mempunyai struggle yang sama. Contohnya saya ingin banget menggunakan aplikasi Slack sebagai tool kolaborasi dalam tim, tapi masih belum berjalan.

Productivity Diary ini saya akan bagi menjadi beberapa tulisan, yang dimulai dari keputusan saya berhenti menggunakan Ipad.

Memecat iPad

Kenapa? Karena tablet ini terlalu bagus. Penuh godaan untuk ngga produktif! Alat ini begitu bagus sehingga ibaratnya Arjuna bertapa digoda bidadari-bidadari, maka saya bekerja digoda iPad (dan juga bidadari-bidadari…hahahaha).

(image: Apple store)

Hasil observasi saya terhadap “alat-alat produksi” yang saya gunakan dalam bekerja sehari-hari (laptop, tablet, dan handphone) belakangan mulai tampak jelas bahwa iPad salah satu sebab produktivitas saya yang menurun. Bukan karena alat ini lemot atau usability-nya rendah, justru sebaliknya. Karena sangat nyaman digunakan untuk menikmati online content dengan speed yang sangat bagus.

Namun, produktivitas bagi saya adalah ada tangible output yang terukur. Karena perkerjaan utama saya adalah trainer/konsultan yang mulai menjajaki karir sebagai penulis/penerbit pemula, output yang penting bagi saya adalah presentasi/report untuk klien, materi training baru atau 1–2 halaman tulisan untuk buku atau blog. Harus ada hasil nyata.

Tablet keluaran Apple ini tidak banyak membantu saya.

iPad mempunyai tampilan visual yang sangat cantik sehingga godaan untuk mengkonsumsi input jauh lebih besar daripada kemampuan saya untuk menghasilkan output. Membaca timeline di Twitter atau Facebook terasa enak dan nyaman. Tanpa terasa sudah 2 jam hanya menelusuri berbagai komentar dan link. Youtube menyajikan kemampuan terbaiknya untuk menikmati banyak sekali content, dari yang inspiratif sampai sampah-sampah digital. Belum lagi aplikasi dengan desain keren seperti Flipboard dan Zite.

Sungguh bagi saya, tablet adalah alat pemuas nafsu konsumtif untuk informasi. Sewajarnya saya harus memecatnya.

Catatan:

1. Memecat iPad artinya saya tidak lagi menggunakan tablet ini dalam kegiatan kerja. Gadget ini masih rutin saya gunakan di saat yang sudah saya tentukan. Lihat tulisan dibawah.

2. Keputusan ini tentu bersifat pribadi, karena saya tahu banyak teman saya sangat produktif dalam menggunakan tablet. Ia bisa menggambar doodle atau sketsa untuk pekerjaan atau memberikan perintah kerja melalui Whatsapp atau email. Untuk saya, kombinasi yang pas adalah laptop dan handphone.

Atur Waktu yang Tepat

Selama bertahun-tahun saya memulai hari dengan cara yang salah. Sejak bekerja dan email digunakan sebagai komunikasi utama di kantor, saya memulai hari dengan membaca email yang masuk begitu sampai di kantor, memprioritaskan hal-hal yang harus di follow up segera dan membalas email-email penting. Malah begitu email kerja disambung ke laptop atau device yang bisa dibawa pulang, saya membaca email begitu bangun dari tempat tidur.

Rasanya selalu ada urgency untuk cepat mendapat informasi.

Sejak dunia sosial media marak, selain membaca-membalas email, pagi-pagi saya juga diselingi membaca celotehan teman-sahabat-idola di linimasa. Kadang-kadang pagi-pagi langsung panas atau bete karena membaca berita korupsi atau posting yang ditulis oleh orang yang mengidap dengkul-migren kronis.

Menurut Tim Ferris dan banyak artikel di Lifehack, kebiasaan diatas adalah a waste of energy!

Menurut orang-orang yang produktif, waktu paling berharga setiap manusia adalah dalam 2 jam saat kita bangun tidur, karena otak kita masih sangat segar. Bagi yang terbiasa bangun pagi, momen setelah bangun pagi adalah waktu yang sangat penting.

Menggunakan untuk membaca email dimana ada isu-isu kecil disana-sini yang membawa energi negative akan merusak mood kita, karena langsung kita masuk dalam suasana serba cepat dan serba rusuh. Tidak sempat berpikir tenang, seperti yang saya selalu rasakan.

Di pagi hari (tepatnya subuh), umat Muslim melakukan shalat. Ini contoh memulai hari dengan cemerlang. Dalai Lama melakukan meditasi disusul lari di treadmill dan ritual berdoa ala Buddha Tibet. Tim Ferris memulai dengan meditasi.

Kalau saya simpulkan, yang saya lihat dari semua habit diatas, terlepas dari agama atau apa yang kita percaya setelah bangun tidur harus saya mulai dengan keheningan dan waktu intim dengan diri sendiri.

Setelah itu baru mulai menjawab pertanyaan penting ini.

Apa yang harus saya lakukan pertama pagi ini?

Sekali lagi Tim Ferris memberikan tips yang menjadi pegangan saya saat ini. Setelah silent moment beberapa menit, kita mulai hari dengan mengajukan satu pertanyaan penting ini:

“Aktivitas apa yang kalau saya lakukan pagi ini sampai selesai, itu akan membuat sisa hari saya akan jauh lebih ringan?”

Ibaratnya, kalau kita terpaksa ngga ngapa-ngapain setelah yang kita kerjakan pagi ini, setoran hari ini udah beres! Tidak ada hal penting yang mengganjal pikiran.

Pertanyaan ini membantu saya untuk selalu membuat prioritas di pagi hari diantara jam 5 sampai jam 7 pagi, untuk memanfaatkan waktu saya yang paling produktif. Setelah jam 7 pagi tentu saja masih banyak yang harus dilakukan, namun sebelum jam 7 pagi, pekerjaan terpenting hari ini harus sudah saya lakukan. Pekerjaan atau ide yang muter terus di kepala. Invoice yang harus dikirim. Laporan selesai proyek. Atau draft buku yang belum sempat dilanjutkan.

Sampai detik saya menulis ini, saya masih struggling menjadikan ini sebagai kebiasaan; artinya, masih bolong-bolong.

Namun manfaatnya sudah mulai terasa. Tidak ada lagi perasaan terburu-buru karena banyak masalah yang harus diselesaikan gara-gara saya membaca email dari handphone begitu bangun tidur. Membaca email saya lakukan secara sepintas setelah jam 7 pagi, dan baru mulai lebih detail diatas jam 9 pagi. Antara jam 7 sampai jam 9 saya coba untuk olahraga misalnya jalan kaki atau hanya exercise ringan di rumah.

Sosial media saya berikan waktu sebagai pengisi waktu. Menunggu mandi*, saat lagi bengong di perjalanan (di mobil, kereta), atau saat santai setelah makan siang atau di sore hari.

Untuk sosial media, saya mengikuti petunjuk untuk mengambil jarak. Don’t keep up, just catching up later.

Jika ingin saya simpulkan, untuk bisa produktif saya harus bisa menggunakan energi saat masih fresh untuk pekerjaan paling penting di hari itu. Sebuah aktivitas yang menghasilkan output yang tangible.

Email dan sosial media adalah hal yang menjadi detractor utama saya. Selalu ada keinginan untuk mengintip sedikit, tapi lalu terjebak untuk berlama-lama. Walaupun penting untuk diakses, tapi tidak perlu dilakukan sebagai hal pertama di saat kita masih segar.

Catatan:

1. Mengakses sosial media sambil menunggu mandi bisa berakibat pada waktu mandi yang semakin tertunda… :)

2. Waktu produktif setiap orang berbeda-beda, karena ada orang yang lebih produktif pagi hari (contohnya saya) dan sudah kelelahan di sore hari. Ada yang baru bangun jam 10 pagi setiap hari, namun bisa produktif di malam hari. Intinya adalah gunakan energi terbaik kita untuk hal yang paling penting dan menghaslkan output nyata.

3. Mayoritas orang kemungkinan mempunyai ritme yang mirip dimana pagi hari digunakan untuk persiapan dan perjalanan ke kantor; namun, tetap prinsipnya sama, hal pertama yang perlu dilakukan di kantor adalah bukan membaca email, tapi mengerjakan prioritas terpenting di hari itu.

Catatan berikutnya adalah tentang metode Get Things Done (GTD) dan bagaimana saya menggunakan aplikasi digital untuk pekerjaan saya.

Menerapkan Lean untuk HR? Ini contohnya

collaborate small

Setiap kali saya berinteraksi dengan sebuah perusahaan, seringkali pertanyaan ini muncul dari bagian Human Resources (HR) atau bagian Sumber Daya Manusia (SDM). Untuk singkatnya, saya akan menggunakan istilah HR dalam artikel ini.

“Pak, apakah metode Lean bisa diaplikasikan di bagian HR? Kami kan bukan seperti Operation atau Production? Mengelola orang tidak sama dengan mengelola mesin, lho!”

Jawaban singkat saya, “ Kenapa tidak? ”

Karena…dimana ada kompleksitas, disitu Lean thinking dibutuhkan.

Seperti yang sudah dibahas di artikel terdahulu, prinsip utama Lean adalah Flow, artinya memastikan aliran pekerjaan, orang, dan dokumen semua mengalir tanpa berhenti. Dengan struktur organisasi yang semakin kompleks, semakin terspesialisasi, maka sering tidak bisa dihindari aliran pekerjaaan, orang, dan proses menjadi stagnan disana-sini. Prioritas dan KPI masing-masing yang berbeda-beda juga menyebabkan stagnasi karena benturan kepentingan. Departemen HR seperti juga berbagai departemen di jaman ini, tidak luput dari kompleksitas, silo thinking, dan inefsiensi dalam prosesnya.

Tim HR sering mengernyitkan dahi saat saya menjelaskan hal diatas. Namun untungnya, banyak perusahaan sudah mulai mengimplementasikan Lean thinking untuk memperbaiki proses HR sehingga saya bisa menceritakannya dengan sebuah contoh.

Di sebuah perusahaan multinasional, saya bekerja sama dengan tim HR yang sangat bersemangat didukung oleh Direktur HR yang sangat committed untuk membuat proses Hiring lebih cepat dan lebih baik.

Awalnya banyak diantara anggota team yang merasa bahwa proses hiring tidak bisa di-lean-kan, karena:

  • Melihat proses yang ada sudah bagus atau memang “begitu adanya, tidak bisa diapa-apain lagi”
  • Setiap hiring adalah unik, case by case. “Orang bukan barang”. Jadi variasinya besar sehingga setiap proses dalam merekrut pegawai baru “susah ditebak lamanya”.
  • Lamanya proses disebabkan oleh departemen lain, baik itu user  yang sulit memberikan jadwal interview ataupun lama bolak-balik dalam negosiasi gaji/benefit dengan kandidat.

Let’s talk to the users…the customers.

Langkah pertama untuk setiap perbaikan adalah berbicara dengan user dari proses hiring. Mereka adalah customers kita. Ini bukanlah perbincangan yang mudah.

Yes, it is painful…it is brutal.

Berbicara dengan customer kita tentang kinerja tim kita membutuhkan kelapangan dada setiap orang untuk menerima itu sebagai awal untuk berubah.Dalam contoh perbaikan di proses hiring ini, apa yang tadinya dianggap oleh tim internal HR sebagai proses yang cukup bagus, menurut para user dari berbagai departemen:

  • “Proses-nya lama dan tidak bisa ditebak”
  • “Kalau saya tanya sampai dimana progres-nya, tim HR tidak bisa menjawab”
  • “Saya sudah bekerja di berbagai perusahaan, tapi tidak pernah ada yang bertele-tele seperti ini”
  • “Banyak sekali proses yang rework, bolak-balik ngga jelas”
  • “untuk hire 1 orang saja, perlu approval sampai 6 level..padahal itu untuk staf yunior”

Dalam berdiskusi dengan customer, sangat penting mencegah tim kita jangan sampai defensif, karena itu akan menutup peluang kita untuk menjadi lebih baik.  Semua masukan itu kita gunakan sebagai amunisi dalam melakukan tahap kedua dalam improvement yakni, melihat dan menjalani prosesnya secara langsung.

Let’s walk through the real process.

Dalam menjalani proses yang terjadi dalam proses hiring kita harus menggunakan perspektif seorang user. Kita ikuti proses yang ada secara aktual, bertanya kepada para pelaksana di lapangan, banyak mendengarkan untuk menjadi catatan kita.

Secara sederhana, ini contoh diagram yang menggambarkan proses hiring di perusahaan tersebut:

Butuh rata-rata sekitar 35 hari kerja untuk memproses request dari user sampai seorang kandidat menandatangani offering letter. Jika anda bekerja di bagian HR, mungkin merasa itu durasi yang normal saja.

Namun dari diagram itu bisa dilihat, bahwa lebih banyak waktu yang tidak bermanfaat (non value added activities) didalam 35 hari kerja itu (digambarkan dengan balok merah) dibanding waktu yang bermanfaat (value added activities)yang digambarkan dengan balok biru. Misalnya saja, tim HR menerima request dari user melalui email, yang perlu sekitar 15 menit untuk membaca dan mereview namun perlu berhari-hari agar request itu bisa sampai diumumkan di internal job posting atau bisa sampai 2 minggu untuk diumumkan kepada pihak eksternal.

Hal inilah yang kita sebut sebagai stagnasi.

Tentu saja ada banyak alasan kenapa itu terjadi misalnya:

  • Tidak ada specific requirement dari user (pendidikan, pengalaman, range gaji) sehingga antara HR dan user harus bolak-balik mengklarifikasi.
  • Menunggu review dan approval dari berbagai pihak di dalam organisasi
  • Tidak ada tracking & reminder system sehing sering sekali request ini tidak di follow up dan “terselip” di tengah banyaknya request dan kesibukan tim HR dan user sendiri, sehingga setelah berhari-hari tidak ada progress yang berarti.

Pada intinya, jika setiap stagnasi, delay, rework yang ada dalam proses hiring kita telaah bersama dan catat penyebabnya, kita akan melihat banyak sekali opportunity yang bisa dilakukan untuk membuat proses ini jauh lebih baik dan lebih cepat.

Simpel? Ya. Bisa dilakukan di setiap organisasi.

Mudah? Tidak. Memperbaiki hal diatas perlu usaha dan komitmen yang sangat tinggi.

Menarik? Ayo dicoba!