Tag Archives: Continuous Improvement

Mengapa SOP perlu, dan bagaimana membuatnya?

Dengan sistem dan SOP yang baik, bisnis bisa jalan, yang punya bisnis bisa jalan-jalan

- Kutipan dari Bobby, teman saya yang pengusaha restoran dimsum -

SOP (Standard Operating Procedure) adalah alat standarisasi yang sangat kritikal dalam bisnis. Semua menyadari hal ini namun sering melihat SOP sebagai  paperwork yang ngga terlalu penting. Padahal  SOP dalam suatu perusahaan juga merupakan alat kolaborasi yang sangat perlu sehingga setiap anggota tim mengerti peran masing-masing dan setiap aktivitas berjalan dengan baik.

Simak cerita tentang Yoshi, seorang mahasiswa yang berwirausaha sebagai pemilik warung “intel” (indomi telor) di Bandung. Sekarang ini ia sering mendapat keluhan karena intel yang ia jual kadang-kadang “enak banget”, tapi sering “ngga enak banget”. Untuk menjalankan warung ini, Yoshi memang menjalankannya bertiga bersama teman-teman kuliahnya yaitu Andri dan Reza. Mereka bertiga mempunyai “jurus” yang berbeda dalam membuat dan menyajikan intel itu. Yoshi selalu menjaga agar mi tidak terlalu lama direbus, Andri lebih mementingkan racikan bumbu, sedangkan bagi Reza yang penting telur harus setengah matang. Belakangan mereka bertiga menyadari bahwa tanpa jurus yang distandarkan, warung mereka akan ditinggalkan pelanggan. Oleh karenanya mereka sepakat untuk membuat SOP yang menghasilkan rasa terenak sesuai pendapat pelanggan. Bisakah kita membantu mereka?

Hal seperti ini tidak hanya terjadi di industri kecil. Industri besar dan mapan seperti perusahaan transportasi, industri kesehatan hingga layanan masyarakat pun tak lepas dari layanan yang buruk karena tidak ada SOP yang baik.

Perubahan personil, tingkat pengetahuan yang beragam, keterampilan yang bervariasi, pengalaman yang berbeda, variasi proses atau bahan baku sudah barang tentu menyebabkan produk atau layanan yang dihasilkan berbeda juga kualitasnya. Agar proses selalu berjalan dengan baik dan hasilnya sesuai dengan  harapan pelanggan, maka kita harus memastikan adanya standar.

Oleh karena itu tujuan utama SOP adalah untuk memastikan:

  1. Setiap aktivitas dilakukan dengan variasi sekecil-kecilnya, walaupun dilakukan oleh orang yang berbeda-beda
  2. Kita tidak tergantung kepada orang, namun membuat sistem yang bisa dijalankan oleh siapapun juga.
  3. SOP menjadi dasar untuk melakukan perbaikan terus-menerus

SOP membantu kita melakukan kolaborasi. Dengan standarisasi, kita dapat bekerja sama dalam sebuah organisasi dengan baik.

Apakah membuat SOP itu susah? Sebenarnya tidak juga. Yang penting prosedur yang bagus harus memiliki 3 komponen utama ini:

illustrasi 23

Mari kita telaah satu persatu ketiga komponen diatas untuk membantu Yoshi dan teman-temannya membuat SOP cara memasak indomi telor yang uenak!

1. Urutan Proses (work sequence) adalah langkah demi langkah dari  tahap pertama sampai terakhir. Contoh: step pertama mulai dari menyiapkan bahan dan peralatan, lalu memasukkan air ke dalam panci, kemudian memanaskan air sampai mendidih dan seterusnya.

2. Titik perhatian adalah hal atau parameter yang perlu diperhatikan dalam setiap langkah. Misanya: parameter, kualitas, atau skill yang diperlukan.  Contoh: saat langkah “masukkan telor” kita bisa menambahkan detail “jangan sampai kuning telor pecah”.

3. Durasi adalah berapa lama setiap langkah dilakukan. Selain menambahkan fokus dan poin utama, kita harus selalu mempunyai waktu standar untuk setiap langkah jika waktu adalah kritikal. Misalnya dalam langkah “panaskan air sampai mendidih”, bisa diberikan standar waktu “5 menit” sehingga lebih terukur dan konsisten.

Jika kita memasukkan ketiga komponen diatas, pasti kita sudah memiliki SOP yang bisa dimengerti dan dilakukan. SOP yang baik harus dapat dengan mudah dipahami oleh orang yang akan melakukan aktivitas di dalamnya. Selain menjadi acuan untuk bekerja, SOP juga bisa digunakan untuk training dan menjadi knowledge yang tersimpan di dalam organisasi kita. Ingat, dengan SOP yang baik, sistem yang akan bekerja, bukan mengandalkan orang saja.

Nah, ini SOP untuk Yoshi dan rekan-rekannya

SOP1

 

Simpel, bukan?

Ayo para wirausahawan/wati, buat SOP yang baik agar kamu bisa jalan-jalan terus…

“shinkansen”: contoh proses yang lean-six sigma

shinkansen

Setiap kali saya mendapat pertanyaan tentang seperti apa sih suatu proses yang bisa menjadi contoh sebagai proses yang lean-six sigma, ingatan saya akan langsung teringat pada shinkansen di Jepang. Jaringan kereta api super cepat ini, bukan hanya menjadi faktor penggerak ekonomi yang luar biasa besar bagi Negara Matahari Terbit itu, namun juga menjadi simbol kemajuan teknologi dan ilmu pengetahuan mereka.

Bagaimana performance shinkansen ini? Ini ada beberapa fakta luar biasa:

  • Kecepatan maksimum bisa mencapai 300 km/jam.
  • Sangat sibuk, pada banyak rute, bisa berangkat tiap 5 menit
  • Sejak dimulai tahun 1964, tidak pernah terjadi kecelakaan yang menyebabkan kematian!!!!. Ini luar biasa, mengingat Jepang negara rawan gempa dan tsunami.
  • Tingkat ketepatan jadwal shinkansen berkisar plus-minus 6 detik!

Walaupun mungkin orang Jepang tidak menyebutnya Lean-Six Sigma, namun inilah contoh suatu proses yg bisa disebut World Class, yakni terpenuhinya ciri-ciri:

  1. Sangat strategis, mempunyai peran penting bagi suatu negara/perusahaan/organisasi
  2. Melampaui ekspektasi pelanggan (exceeded customers expectation)
  3. Selalu dalam kerangka perbaikan berkesinambungan (continuous improvement)
  4. Tingkat kegagalan (defect) sangat kecil

 

Bagi para pembaca, pikirkan proses/system yang sangat penting dalam organisasi anda, apakah sudah mencapai tingkat seperti diatas? Jika belum, itulah yang disebut OPPORTUNITY FOR IMPROVEMENT