Tag Archives: Doing Business

Kenapa kita perlu bersatu dalam revolusi mental? Mari lihat proses memulai usaha (Bagian 1)

Di bulan Agustus ini, sudah saatnya kita bersatu dan mulai memikirkan hal yang tak kalah penting, misalnya Daya Saing Indonesia  dalam Masyarakat Ekonomi ASEAN. Saya menggunakan indikator Starting a Business (Proses Perijinan Usaha) dari berbagai negara ASEAN sebagai sebuah indikator perbandingan daya saing kita.

Sebagai contoh betapa kita sebagai bangsa harus bangun…

Lihat. Proses perijinan bisnis di Singapura hanya perlu 2.5 hari (3 prosedur). Malaysia hanya perlu 6 hari (3 prosedur). Indonesia perlu 48 hari dengan 10 prosedur! Indonesia juga menjadi yang termahal, selain yang terlama.

Singapura ranking 3 dari sisi kemudahan proses mengurus usaha, Malaysia no 16, Indonesia no 175 dari 189 negara/ekonomi dalam laporan tahunan Doing Business 2014.

Starting a business ASEAN

 Kita perlu bersatu dan mulai mengubah cara berpikir kita.

Kenapa saya menaruh perhatian pada proses pengurusan ijin usaha? Karena, seperti layaknya proses kredit di dunia perbankan atau proses POP (Put on Production) di dunia perminyakan, proses perijinan usaha bagi saya termasuk dalam origination process, sebuah proses yang sangat kuat korelasinya dengan income dan growth. Selain itu, IFC dan Bank Dunia telah beberapa tahun melakukan studi terkait proses itu dalam laporan tahunan Doing Business sehingga datanya bisa dibandingkan dengan baik.

Melihat perbandingan proses perijinan usaha, bisa menjadi parameter pembantu (proxy) melihat birokrasi dan kerumitan dalam berbisnis di berbagai negara. Kita (terutama yang bergerak di dunia swasta) wajib bersatu dengan pegawai pemerintah untuk mulai melakukan perbaikan proses birokrasi. Kemauan politik penting, namun sebenarnya metode-metode yang telah berjalan baik di dunia swasta perlu digunakan lebih banyak. Dengan semangat relawan selama masa pemilihan presiden, jika itu ditransformasikan ke dalam energi untuk membangun, tentunya hasilnya akan sangat luar biasa.

Dan tentu saja ada harapan baru…

Yang menggembirakan adalah pasangan Presiden-Wakil Presiden terpilih RI, Joko Widodo dan Jusuf Kalla, menempatkan sebuah target khusus untuk indikator diatas dalam Nawa Cita yang merangkum Visi, Misi, Program Aksi Capres no 2 tersebut. Dalam poin ke 6 dari 9 agenda yang ada, dituliskan agenda yang menjadi fokus adalah: Meningkatkan Produktivitas Rakyat dan Daya Saing di Pasar Internasional.

Poin itu dijabarkan lagi dengan sangat spesifik: Menciptakan Layanan Satu Atap untuk Investasi, Efisiensi Perijinan Bisnis menjadi Maksimal 15 Hari. Sangat bagus jika kita bisa mempercepat dari 48 menjadi 15 hari, walaupun masih kalah jauh dari Singapura dan Malaysia. Namun, paling tidak kita bergerak maju.

Revolusi Mental dalam Proses Perijinan Bisnis?

Dengan ilmu dan pengalaman saya yang masih terbatas, ijinkan saya memberikan sebuah komentar panjang tentang hal ini. Dalam beberapa tahun belakangan ini, saya bekerja sebagai konsultan membantu perusahaan-perusahaan menerapkan Lean enterprise, membuat proses (apapun) menjadi lebih cepat, lebih aman, lebih baik, dan lebih murah biayanya.

Gambaran ideal suatu proses adalah end-to-end process co-location alias sistem pelayanan satu atap. Dalam versi yang paling ekstrem adalah dalam bentuk workcell, alias sel kerja, dimana proses yang berdekatan, lokasinya sangat dekat sehingga proses berjalan single piece flow atau tidak ada dokume/material/produk yang batching (ditumpuk sekalian sebelum ke proses berikutnya). Contoh yang sudah lumrah kita lihat dan berjalan sangat baik tentunya proses pembuatan SIM dan STNK yang sering dikenal dengan bagian SAMSAT. Di luar proses itu belum banyak yang bisa dijadikan contoh.

Kenapa tidak semua proses bisa diintegrasikan menjadi satu atap dengan mulus?

1. Menggabungkan berbagai instansi/departemen menjadi satu atap, tidaklah semudah memindahkan orang-orang yang terlibat agar duduk dan bekerja dalam satu gedung.

Banyak integrasi seperti itu dilakukan dalam pendekatan politik, melalui kekuasaan top down: POKOKNYA harus segera pindah jadi satu tempat. Walaupun kadang-kadang ada yang berhasil (dalam jangka pendek), biasanya hasilnya tidak berjalan mulus karena resistansi yang sangat kuat dari manajemen menengah dan karyawan serta sering bolong-bolong dalam hal kebijakan dan peraturan dalam masa transisi. Saya membaca banyak daerah sudah menerapkan sistem layanan satu atap ini, namun belummendapatkan data yang menunjukkan hasil yang signifikan kemajuannya. Apalagi laporan Doing Business 2014 masih menunjukkan kita di ranking 175 dalam perijinan usaha baru.

2. Mempercepat proses tidak berarti hanya semudah membuat prosesnya menjadi online dengan sistem elektronik.

Tanpa mengerti proses, orang yang terlibat serta regulasi yang ada dalam proses sekarang, perbaikan proses hanya dengan membuatkan sistem online akan membuat kita mempercepat proses yang buruk. Digitization without understanding the current system only speeding up to produce error. Contoh yang cukup banyak di berbagai perusahaan adalah penerapan sistem ERP (Enterprises Resources Planning) yang tidak berjalan sesuai harapan.

3. Ada best practices di perusahaann-perusahaan multinasional yang bisa membantu pemerintah dalam mencapai proses yang jauh lebih baik dari sekarang, misalnya Lean enterprise.

Awalnya dikembangkan oleh Toyota lalu menyebar ke perusahaan-perusahaan: mulai dari Boeing, Airbus, Nike,  McDonald sampai jaringan hotel Starwoord. Sekarang ini industri rumah sakit dan asuransi semakin agresif menerapkan metode ini. Instansi-instansi pemerintah di berbagai negara juga sudah mulai bergerak ke sana, seperti yang banyak ditulis dalam blog milik Harvard ini.

Secara teknis, ilmu Lean mudah dipelajari. Namun dalam implementasi, banyak faktor non-teknis yang harus disiapkan. Dan ini memang menuntut perubahan cara berpikir. REVOLUSI MENTAL.

Inilah revolusi mental yang harus dilakukan oleh birokrat dan para profesional:

1.  Merubah mental birokrat: dari priyayi/feodal menjadi abdi masyarakat.

Dalam bahasa korporasi ini didengungkan sebagai customer focus atau customer centricity. Mudah diucapkan, namun sangat sulit dilaksanakan. Di swasta saja sulitnya bukan main, apalagi di pemerintahan. Jika kita melihat proses yang memakan waktu 48 hari kerja, salah satu yang terjadi menurut saya adalah karena selama ini pemerintah tidak melihat proses perijinan bisnis dari sudut pandang sang pemohon.  Tidak menganggap orang yang mengurus ijin sebagai orang yang layak dilayani. Setuju?

Contoh-contoh gebrakan yang dilakukan Jokowi/Ahok di DKI Jakarta jika ditularkan dan diteruskan ke semua instansi semoga akan menjadi dasar perubahan proses yang sangat signifikan.

2. Merubah mental departemen: dari fungsi mengikuti bentuk menjadi bentuk mengikuti fungsi.

Fungsi dan proses harus didesain untuk mencapai tujuan, baru ditentukan organisasinya. Kalau sekarang, organisasinya sudah ada dengan aturan/proses yang sudah kaku, lalu proses tinggal disambung-sambung. Tepatnya, dioper dari satu instansi ke instansi lain.

Kenapa kita punya 10 prosedur? Mengapa membutuhkan waktu 15 hari untuk mengurus SIUP dan TDP, lalu harus mengurus ijin ke Departemen Tenaga Kerja selama 14 harI? Prosedur yang berbelit dan lama terjadi karena proses yang ada mengikuti departemen yang sudah ada. Oleh karena itulah pertanyaan saya tentang pembentukan organisasi (dan kabinet) adalah: Apa yang ingin dicapai dalam 5 tahun? Lalu bentuklah kabinet sesuai dengan fungsi dan tujuan. Bukan kebalik, dibikin dulu kabinet/struktur organisasi baru memikirkan

3. Merubah mental karyawan: dari silo/ego sektoral menjadi semangat kolaborasi.

Bagi banyak pegawai, melakukan tugas sehari-hari sesuai dengan petunjuk dari atasan sudah cukup. Jika ada dokumen dari pemohon sala atau kesalahan dari departemen lain, ya tinggal dibalikkan ke orang/departemen yang bersangkutan. Bukan urusan kita. Jika dokumen kita menumpuk karena kepala bagian yang menandatangani sedang tidak dikantor seminggu, ya bukan urusan kita juga. Mental ini tidak bisa diteruskan jika mau bersaing dengan Malaysia dan Singapura. Kita harus menyiapkan semangat seperti permainan total football dalam sepakbola, bahwa menang/kalah urusan seluruh orang yang terlibat.

Pemahaman ini layak kita sama-sama lakukan baik di pemerintahan pusat, daerah, maupun perusahaan swasta. Proses perijinan usaha hanya merupakan studi kasus bagaimana sebenarnya secara mental kita perlu melakukan perubahan yang cukup radikal namun tetap berdasarkan pada cara yang tepat. Karena dari situ kita bisa bercermin, bahwa negara Indonesia telah jauh ketinggalan dalam hal kecepatan dalam proses-proses bisnis.

Jika kita ingat lagi bahwa Masyarakat Ekonomi ASEAN akan dimulai tahun 2015, kita harus bersatu padu untuk meningkatkan produktivitas dan kecepatan kita dalam bekerja.

Bersambung ke Bagian 2:  Mendesain Ulang Proses Starting a Business

Apa saja proses yang terjadi selama 45 hari? Kenapa Singapura hanya butuh 2.5 hari? Apa yang bisa kita lakukan?