Tag Archives: jakarta

Lean Startup Machine Jakarta 2014: sebuah catatan kecil (2)

Sambungan dari posting sebelumnya…

Tim William: conception vs. validation

Seperti yang sudah diceritakan sebelumnya, tim kami ingin merancang sebuah solusi bagi para wanita modis yang saat nonton TV penasaran dengan baju, tas, atau sepatu artis atau idolanya dan ingin membeli secepatnya.

Oh iya, Tim kami dipimpin oleh William (yang punya ide), Gunardi, Yhanuar, Amir, Oni, dan saya. Pas acara validasi di lapangan kebetulan Oni ga ikut karena anaknya ultah. Kegiatan workshop ini membuat kami yang sama sekali ga kenal ini bisa cepat berkolaborasi.

Dalam Lean Startup, kita diwajibkan untuk fokus kepada customer dan mencoba untuk memahami apa yang menjadi “masalah” buat customer kita. Menurut kami, masalah yang ingin kami cari solusinya adalah: keinginan wanita untuk bisa mendapat informasi tentang fashion yang dikenakan bintang TV.

Hal ini penting karena banyak pendiri startup yang memulai usaha dengan sebuah produk atau jasa, dan mereka jatuh cinta kepada ide itu. Karena sang pendiri selalu menganggap produk/jasa mereka itu adalah ide brilian yang ditunggu-tunggu customer. DAN itu dilanjutkan dengan investasi-produksi tanpa validasi yang memadai kepada target customer-nya. Dalam aplikasi Lean thinking dalam process improvement, hal yang sama juga menjadi penekanan yaitu menghindari melakukan perbaikan, sebelum customer kita validasi tentang permasalahannya. Agar tidak jump to conclusion.

Dalam Go out of the Building (atau dalam Lean term juga dikenal sebagai go to gemba), tujuan kita adalah memvalidasi 3 hal: apakah customer kita memang eksis, apakah memang para wanita mempunyai problem yang kita pikirkan, dan apakah asumsi kita memang benar.

Invalidate

Saya jadi ingat pengalaman saya saat dulu di tahun 2007-an menjadi product manager di sebuah perusahaan multi nasional, kadang-kadang kita menghabiskan berbulan-bulan untuk merancang konsep yang menurut kami akan laku di pasaran. Mungkin setelah 6-7 bulan kemudian baru kami akan melakukan validasi melalui quantitative research dan focus group discussion. Selain lama, riset-nya juga mahal.

Dalam workshop ini saya sadar bahwa validasi konsep/ide brilian kita bisa dilakukan dengan cara sederhana: ngobrol langsung dengan target customer. Tapi ternyata ga gampang!

Talking to the real customers is is not easy, risky, but…fun.

Setelah mencoba memastikan memahami konsep yang akan kami buat, kami segera memutuskan menuju Sumarecon Mall. Sambil menunggu mobil datang, kami mendiskusikan daftar pertanyaan yang akan ditanyakan. Dalam hati saya sebenarnya ada kekhawatiran akan mengalami kesulitan karena takut ditolak, atau ditinggalkan karena dikira om-om yang mencoba taktik baru untuk ngajak kenalan..:*). Selain itu rasanya tidak terlalu nyaman karena saya harus berkenalan dengan ABG, mahasiswi atau pekerja di mall…apa iya orang mau diajak ngobrol oleh orang yang tidak dikenal.

Untungnya kita dalam team, jadi saya yakin masa sih diantara kita ngga ada yang jago dalam hal ginian…hahaha…Sesampainya di mall yang dituju, karena waktu ngga banyak, kami bagi team menjadi dua. Yanuar dan saya, serta Amir, Gunardi dan William. Kami berinteraksi secara terus-menerus dalam grup Whatsapp.

Yanuar dan saya pertama kali mencoba berkenalan dan meminta waktu berbincang-bincang dengan dua orang gadis yang sedang duduk di sekitar tempat makan. Katanya sih lagi mau nonton film. Ternyata mereka mau ngasih waktu 10 menitan buat ngobrol. Lumayanlah buat penglaris…cuma ternyata mereka masih anak-anak SMP. Bukan dalam bayangan target customer kami, tapi kita putuskan untuk tetap ngajak ngobrol. Dari obrolan dengan mereka saya jadi tahu bahwa mereka ga jarang banget nonton tipi, fashion lebih banyak dipengaruhi oleh Youtube karena ada channel milik seorang gadis bernama Bethany Mota (baru denger!), belanja online dengan Groupon (ooh ada toh di Indonesia?), sering belanja melalui Instagram (baru tahu!) serta baru sadar ternyata brand untuk abegeh itu adalah H&M dan Forever21.

Secara saya berjenis kelamin laki-laki dan juga usia masuk kategori #anaklama, memang tersadar betul betapa jauhnya apa yang ada di pikiran saya dengan apa yang dialami segment yang menjadi target tim kami. Walaupun yang kami temui masih SMP, namun melihat behavior-nya yang sudah terbiasa dengan membeli baju online, tentunya pendapat mereka adalah masukan berharga.

Interview dengan responden berikutnya menjadi lebih lancar dan alamiah (thanks, Mas Fajar!), dan kami menjadi lebih pede lagi dalam menggali. Malah saking lancarnya, kami mulai terbiasa menghampiri dan ngajak ngobrol banyak responden di berbagai tempat. Di resto tempat kami makan, di jalanan, sampai di tempat menunggu jemputan…

William & Yhanuar: sambil nunggu jemputan masih sempet wawancara

Banyak hal yang kami dapat misalnya pengaruh channel non selebriti di Youtube, online shop di Instagram, dan banyak lagi… namun berita buruknya, banyak asumsi Tim William yang terbukti….TIDAK VALID!

ASUMSI 1: banyak cewek sering nonton tv dan dapat inspirasi dari tv. VALIDASI:  kebanyakan jarang nonton tv; inspirasi fashion dari mana aja: youtube, instagram,majalah, teman..tv juga tapi ngga terlalu signifikan.

ASUMSI 2: cewek banyak yang terpengaruh oleh idolanya dalam menentukan fashion. VALIDASI: ngga juga. Kadang-kadang ikut idola, lebih sering ikut teman, atau lihat yang lucu di majalah atau instagram. Malah ada yang ngaku maniak nonton drama Korea, tapi fashion lebih dipengaruhi fashion di UK.

ASUMSI 3: cewek ingin lebih efisien dalam menggunakan waktu dalam belanja. Dan ini salah satu asumsi kami yang paling risky. Kami berasumsi cewek saat melihat baju yang keren di tv, ingin segera tahu merek dan harganya, dan ingin beli saat itu juga tanpa perlu browsing di internet atau harus datang ke toko-toko. VALIDASI: rata-rata mengatakan menikmati windows shopping baik di internet, sosial media, maupun di mall-mall. Saat mendapatkan produk yang ok dengan harga bagus pun mereka masih ingin membandingan dengan toko atau web lain.

Di satu sisi kami semua lemas karena bingung harus memulai konsep kami dari awal, namun kami juga bersemangat karena penasaran dengan apa yang kami dapatkan. Secara pribadi, ini menjadi pengalaman baru saya, karena biasanya saya mendapatkan moment of truth seperti ini saat mengajak klien korporasi melakukan walkthrough proses untuk melakukan improvement dengan metode Lean enterprise. Baru kali ini saya mengerti maksud Eric Ries tentang konsep validated learning.

Kembali dari Sumarecon Mall, kami masih bingung dengan apa yang harus kami lakukan untuk konsep produk kami. Tapi acara workshop dilanjutkan  dengan sharing tentang Solution Validation oleh Indra Purnama. Saya sendiri telat gabung lagi, jadi ngga nangkep sama sekali apa yang disampaikan.

Skystar Ventures

Salah satu yang menarik dalam sesi Sabtu siang ini adalah introduction dari Skystar Ventures oleh Geraldine Oetama, sebuah entitas yang selain bisa menjadi partner buat startup juga menyediakan fasilitas bagi startup dalam bentuk coworking spaces dan virtual offices. Lokasinya masih di lingkungan UMN Serpong, sebuah bangunan futuristik berbentuk sarang lebah yang didalamnya banyak terdapat ruangan-ruangan bagi para startup untuk membentuk sebuah ekosistem (catatan: karena arsitektur-nya berupa gedung yang seakan-akan ditutupi oleh sarang metal berlubang-lubang, kayaknya di dalam kok gerah banget ya? William billang nyaris pingsan pas jalan-jalan didalam. Tantangan buat pengelola gedung dalam memikirkan sirkulasi dan temperatur udara).

Rudi dan saya sempet bisik-bisik untuk mempertimbangkan tempat ini untuk jadi virtual office dan tempat nongkrong mengingat lokasinya yang tidak jauh dari rumah. Dari pengalaman melihat Comma yang bisa menjadi tempat networking yang bagus banget, rasanya seneng juga melihat ada tempat yang serius buat jadi inkubator di lingkungan Serpong. Tapi mudah-mudahan walaupun letaknya deket kampus, startup dan bisnis yang masuk inkubasi ngga terlalu direcoki para akademisi. Pengalaman saya menyatakan, semakin banyak campur tangan akademisi, semakin susah bisnisnya dimulai….hahaha…wiring otak akademisi udah kebanyakan teori jadinya susah action! :)

Saat di Skystar, salah seorang mentor, Dondi Hananto, melakukan tanya jawab untuk mengetahui hasil validasi dari setiap tim. Ia juga mulai memperkenalkan konsep MVP (minimum viable product) yang kira-kira artinya produk dengan effort minimum namun cukup nyata diperlihatkan kepada customer untuk mendapatkan umpan balik dan validasi. Saya juga sempet ngobrol dengan Dondi mengenai tantangan membuat MVP di luar technology industry, mengingat kebanyakan startup sekarang dikonotasikan dengan perusahaan-perusahaan berbasis teknologi atau aplikasi. Saya cukup tertarik dengan MVP di luar aplikasi  IT, karena perusahaan saya Edraflo bukanlah perusahaan yang bergerak di bidang IT.

Lagi…Go Out of the Building!

Sabtu jam 3-an sore.

Di tengah kegalauan kami terkait asumsi Tim William yang dengan sukses TIDAK VALID, kami lagi-lagi “ditendang” panitia agar melakukan validasi lagi kepada customer. Walaupun agak setengah hati karena sekarang bingung, namun kami memutuskan untuk berpencar mencari “mangsa” para wanita modis lagi untuk diajak ngobrol. Konon di sekitaran Serpong, Dunkin Donuts 24 jam adalah tempat nongkrong yang banyak dikunjungi mahasiswi, jadi kamipun kesana. Ternyata yang nongkrong disana lebanyakan cowok, dan agak sepi..jadi dengan terpaksa kami balik ke tempat awal: Sumarecon Mall. Amir agak khawatir karena saat kunjungan tadi sering ditegur dan diikuti satpam karena ia membawa kamera SLR :) Tapi akhirnya kami nekat aja. Saat validasi ini Yhanuar dan Amir melakukan beberapa interview dengan wanita yang menggunakan hijab (bagus juga idenya, untuk melihat range yang lebih luas), dan kami bertiga sempat ngobrol dengan seorang SPG yang lagi nawarin rokok.

Selepas maghrib kami semua kembali ke UMN tempat workshop dilaksanakan, namun kali ini tempat sudah dipindahkan ke lantai dasar. Dondi kembali menjadi pembicara dengan topik Concierge MVP. Sesuai namanya, konsep ini mengajarkan para pengusaha muda untuk mencoba memasarkan ide-nya dengan cara yang manual dengan investasi seminim mungkin.

Mengutip buku Lean Startup, dikisahkan bagaimana Groupon pada awalnya dijalankan dengan email dan kupon yang dibuat dengan PDF secara manual. Intinya, sebelum investasi yang sangat mahal, sebaiknya kita menjalankan konsep dan ide kita semanual mungkin sampai terbukti orang mau membayar untuk produk atau jasa kita.

Kisah-kisah ini membuat saya kembali menyesal. Tahun 2008, saya pernah terlibat dalam tim yang membuat aplikasi Shopping Advisor, sebuah apikasi untuk menyediakan informasi harga termurah untuk sembako dan beberapa keperluan rumah tangga seperti susu bayi dan pampers kepada customers melalui handphone. Secara konsep, ide ini sangat menarik dan juga mendapat dukungan penuh dari CEO dan senior management. Sayangnya kami langsung mendevelop aplikasi dan menjalankan operasinya dengan biaya besar, tanpa sempat validasi dengan cara yang baru saya ketahui hari ini :( Dalam 6 bulan saja, produk ini “dibunuh” dengan sukses, karena biaya menjalankan yang sangat besar.

Sisa acara di malam minggu kami manfaatkan untuk merangkum hasil validasi customer, dan mulai melakukan pivot, alias perubahan penawaran dan solusi berdasarkan learning kami hari ini.

Tentu saja tidak lupa Tim William mengabadikan hari yang menyenangkan ini!

Tim William - selfie

Tim William – selfie

Minggu, 11 Mei 2014

Karena anak saya, Ed, sudah dua malam demam, saya memutuskan tidak ikut workshop dihari ketiga. Sayang memang, tapi untuk urusan anak it’s easy to prioritize…

Namun dengan adanya Whatsapp, saya masih bisa mengikuti apa yang dilakukan Team William. Saya cukup kagum dengan kreativitas dan kerja keras teman-teman saya karena di hari ketiga ini mereka sudah berhasil membuat ide aplikasi yang disebut BFF. Sebuah konsep yang menurut saya cukup menarik.

Hal yang membuat saya sangat senang tentunya adalah sebuah bukti yang menunjukkan bahwa customer bersedia membayar untuk produk ini. Bahkan saat produk dan aplikasi belum kami buat!

Konsep tervalidasi!!

IMG-20140511-WA0005

 

Acara di hari ketiga adalah memvalidasi konsep setiap tim kali ini melakukan validasi terhadap konsep solusi. Setelah itu dilakukan penilaian untuk tim terbaik berdasarkan kriteria ala Lean Startup. Saya dengar yang menang adalah sebuah aplikasi yang membantu menyelesaikan isu dalam “ngutang”, tapi karena saya tidak hadir jadi ngga terlalu ngerti.

Setelah Workshop…

Saya cukup bangga karena setelah workshop, team William masih cukup sering berinteraksi dan bertemu, dan sudah mendapatkan investor yang tertarik untuk membiayai projectnya.

Mudah-mudahan product-nya bisa segera keluar dan sukses!

Seperti layaknya slogan dalam lean startup…FAIL FAST. SUCCESS FASTER.

Lean Startup Machine Jakarta 2014: sebuah catatan kecil (1)

Istilah startup selalu menarik perhatian saya, soalnya saya sedang berusaha keras mewujudkan bisnis impian saya.

Disisi lain sebagai praktisi Lean-Six Sigma, setiap kali ada istilah Lean di media sosial, itu adalah alert untuk menandai sebagai favorit.

Oleh karena itulah sebuah acara yang bernama Lean Startup Machine Jakarta 2014 yang saya lihat dari sebuah tweet membuat saya penasaran. Acara ini diadakan di tanggal 9-11 Mei 2014 di Universitas Multimedia Nusantara (UMN) Serpong. Mengingat jadwal pas, saya mendaftar untuk ikutan. Tidak lupa saya menculik partner saya untuk set up bisnis, Rudi Idur, untuk ikutan. Selain dalam rangka membuat perusahaan kecil kami Edraflo bisa mulai jalan, juga dalam rangka persiapan kalau-kalau selama acara saya bakal mati gaya alias garing sendiri :)

Walaupun saya cukup familiar dengan Lean thinking serta sudah membaca buku Lean Startup karangan Eric Ries, namun Lean Startup tetap mengusik rasa ingin tahu saya, selain karena masih baru buat saya, terutama karena penasaran bagaimana aplikasi nyata dilakukan.

So I was ready for a new experience…

Jumat, 9 Mei 2014

Sesi pertama di mulai Jumat malam sekitar jam 7.  Banyak yang terlambat mengingat acara diadakan di area Serpong, karena peserta banyak dari Jakarta atau Bandung. Namun yang bagi saya  dan Rudi yang tinggal di BSD/Bintaro, workshop di UMN atau sekitar serpong adalah sebuah anugrah tersendiri. Semoga UMN sering bikin acara-acara kayak gini…cuma 5 menit dari rumah :)

Setelah welcoming dari panitia (yang saya salut banget karena berhasil bikin acaranya) serta acara perkenalan yang seru (game-nya akan saya contek buat di training yang saya adakan), saya mendapat pelajaran pertama.

My cool idea….got no ‘likes’!

Setiap peserta mendapat kesempatan untuk mempresentasikan ide kerennya dalam 50 detik. Betul, detik, bukan menit. Kemudian dilakukan voting untuk memilih 5-6 (lupa tepatnya) ide paling keren berdasakan suara terbanyak.

Ide saya (yang saya coba bangun untuk Edraflo) adalah menjadi sebuah perusahaan yang bisa memberi solusi dengan membuat hal yang ribet dan membosankan menjadi simpel, menarik dan mudah dicerna. Hal-hal seperti polis asuransi, company profile, terms & condition kartu kredit, SOP, proses dalam perusahaan, call center, service center. Saya ingin membuat perusahaan yang menjadi simplifier terhadap hal-hal seperti itu.*

Neat, huh?

Ngga tuh. Yang memilih hanya 2. Yep, hanya ada 2 tangan yang memilih, yaitu Rudi dan saya sendiri…hihihi :*)

Namun, seperti dalam Lean thinking, Lean startup adalah sebuah prinsip yang berdasarkan pada vaildated learning. Tentang membenturkan ide, gagasan, hipotesa, asumsi, karya kita dengan kenyataan dan fakta. Tentang customer.

Walaupun patah hati, kita harus tetap move on. Jadilah saya ikut dalam sebuah ide yang menurut saya keren. Tentang membuat aplikasi agar memudahkan seorang cewek yang melihat baju atau tas keren di tipi, bisa langsung cari tahu merek dan harga, sekalian beli. Ide-nya dari William, bule asal Belanda yang terinspirasi oleh cewek-nya.

Mudah-mudahan ini kisahnya ntar jadi kayak sejarah eBay yang dimulai dari kesulitan Pieree Omidyar jualin kulkas bekas cewek-nya. Sejarah kan selalu berulang, katanya…

Anyway, setelah dikelompokkan menjadi beberapa team, kita lalu mendengarkan beberapa sharing yang saya inget dari Doni Priliandi tentang startup-nya Happy5, terutama karena orangnya ngebanyol terus dan dari Regi Wahyu yang sharing banyak cool stuff dan singularity. On singularity, it’s cool but don’t ask me. Belum nangkep…:*)

Namun yang menjadi anchoring take away buat saya malam itu adalah exercise dengan Javelin board. I like it because it is simple, helpful and fun! Thanks buat Ivandeva buat sharingnya tenting experiment board. Acara malam ditutup dengan exercise untuk massing-masing project.

Malam itu, team kami – team William, melakukan exercise dengan Javelin board, dan saya mulai merasakan lagi susahnya pertanyaan “what’s the customer problem?”. Tim kami mencoba lanjut dengan iterasi pertama sebelum pulang.

Pulangnya sambil nebeng Rudi, di kepala saya banyak ide beterbangan: mulai dari konsepnya team William, tentang ide bisnis saya serta rencana mengaitkan Lean Startup dalam workshop saya tentang Lean Six Sigma. Di tengah jalan, istri saya ngasi info kalo anak saya Ed sedang demam, jadi saya mampir di alfamart beli penurun panas. Just in case.

Sabtu, 10 Mei 2014 

Pagi-pagi, kembali partner saya yang jago desain grafis, Rudi, udah nongkrong di depan rumah. Berhubung anak saya demam subuh-subuh, saya lumayan agak ngantuk juga namun tetap semangat.

Hari kedua dimulai dengan menyenangkan karena dapat sharing tentang cara mendapatkan Voice of Customers dari Fajar Anugerah. Ternyata orangnya kocak juga ya…tapi tips-tipsnya keren. Tim kami mencoba menyelesaikan dan mengatur pembagian tugas, sebelum di “usir” panitia dan mentor untuk acara Get Out of the Building (GOOTB).

Ini foto kami oleh Dondi Hananto, salah seorang mentor

Team Williams

Team Williams

“Genchi Gembutsu!”

Untuk GOOTB, karena pekerjaan saya adalah praktisi Lean thinking, saya cukup menangkap esensinya. Seperti kata orang Jepang, Genchi Genbustu, alias go out and see yourself. Namun tetep aja tips dari Fajar sangat membantu karena kali ini tim kami harus memvalidasi asumsi kami tentang customers need. Berbicara dengan orang yang menjadi user bukanlah sesuatu yang mudah.

Nah, saat kami mewawancarai para customer,  saya baru menyadari bahwa saya berada di tim yang tepat. Kenapa? Customer profile team William adalah: wanita 17-35 tahun, modis, fashionable. Hehehe…

Dan kami mendapatkan banyak sekali kejutan, karena banyak hal yang baru saya tahu saat ngobrol dengan the real customers!

Ntar saya sambung next time…soalnya harus ngasi workshop Lean Six Sigma sekarang…

(bersambung).

 

Buku The Coconut Principles di Kinokuniya Jakarta

Sesuai dengan permintaan banyak teman, buku The Coconut Principles playful edition sekarang bisa dibeli di toko buku Kinokuniya Plasa Senayan Jakarta. Toko ini ada di Sogo lantai 5, seberang Starbuck dan Chatter Box.

Harga buku disana  IDR 130.000

Ini untuk menambah alternatif selain tempat/cara yang sudah ada. Lengkapnya di link ini 

Yuuuk….

 

TCP Playful Design

Playful Design

6 lompatan besar untuk solusi: kenapa kemauan saja tidak cukup?

Selain mitos yang sering membelenggu pikiran kita,  seperti yang saya sampaikan dalam posting kemarin, salah satu sebab lain kenapa untuk memecahkan masalah terutama di tempat kerja kita sering tidak berjalan dengan efektif adalah karena menganggap untuk melakukan pemecahan masalah hanya perlu Kemauan saja. Niat sangat penting, tapi itu baru fondasi saja.

Ada juga yang menganggap bekal Kemauan dan Kemampuan sudah akan mencukupi. Betul, untuk memulai mendesain solusi. Kemampuan juga sangat penting, misalnya dari sisi pendidikan, pengalaman, dan skill yang dibutuhkan. Namun lagi-lagi itu tidak cukup.

Jadi apa dong yang mesti dibutuhkan untuk menghasilkan solusi yang baik?

Dari pengamatan dan interaksi saya dengan orang-orang sukses di tempat kerjanya, saya melihat pola yang sama; para desainer solusi melakukan 6 lompatan besar ini dari yang paling dasar sampai solusi total bisa diberikan kepada pelanggan dan pengguna.

Apa saja 6 lompatan besar itu?

Ini saya gambarkan dalam gambar sederhana ini (dan tentunya dalam buku akan digambarkan dengan jauh lebih baik oleh Rudi, desain grafis untuk proyek ini)

 

Jadi selain Kemauan (motivasi internal), perlu juga Kemampuan (pendidikan, pengalaman, uang, kekuasaan).

Apa akibatnya jika kita hanya modal nekat alias bonek, tanpa kemampuan cukup? Ini salah satu ilustrasi

dengan Kemauan saja untuk menghasilkan solusi:

 

Jadi Kemauan harus disertai Kemampuan. Nah, kemampuan ini tidak berarti  kita harus punya pendidikan, pengalaman, atau skill saja. Uang dan Kekuasaan adalah bentuk Kemampuan juga dalam menghasilkan solusi. Sehingga memang untuk menjadi Dirut PLN, kita tidak harus punya pengalaman di bidang listrik. Jika kemampuan ini kita bisa substitusi dalam bentuk lain misalnya kita mendapatkan kekuasaan (power), tanpa kemampuan teknis pun kita bisa merancang solusi, karena kita bisa menggunakan kekuasaan kita untuk membentuk team yang baik. Tentunya tangga solusi lain harus kita tempuh yakni Tahu apa yang dilakukan (Knowing) serta melakukan apa yang kita rencanakan (Doing).

Jadi, apa beda Kemampuan & Knowing ?. Jika Kemampuan adalah ibaratnya toolbox (misalnya ada palu, obeng, alat bor, gunting, dll), analogi yang sama untuk Knowing adalah mengetahui untuk menancapkan paku di dinding butuh palu, bukannya gunting.

Kenapa ini penting? Bukankah kalau sudah ada Kemampuan pasti Tahu apa yang harus dilakukan? Sayangnya tidak. Dalam kenyataan, banyak orang yang tidak tahu harus melakukan apa untuk memperbaiki situasi di tempat kerjanya. Misalnya penjualan turun, ia bingung…Atau di bidang proses, banyak produk yang cacat, ia bingung juga…

Nah, setelah tahu apa yang dilakukan, permasalahan utama di Indonesia menurut saya adalah DOING. Kebanyakan ahli, pengamat, pakar sudah tahu apa yang harus dilakukan, namun tetap saja sudah 20 tahun masih jadi wacana dan wacana…

Apa yang terjadi jika seseorang punya Kemauan, Kemampuan, dan Tahu apa yang harus dilakukan (Knowing) namun berhenti disitu? Artinya tetap tidak ada solusi. Knowing a solution is still not giving solution if we don’t do it!

Inilah tempat para komentator, pengamat dan ahli yang tangannya tidak pernah melakukan action riil.

Punya Kemauan, Kemampuan, Knowing what to do, but Not Doing it?

Ambil contoh kemacetan Jakarta. 80% pejabat, pengamat, ahli, pengguna jalan sepakat bahwa solusi untuk kemacetan ini adalah membangun Mass Rapid Transportation (MRT). Ini sudah disepakati di tahun 1970-an :)

Lihat sampai sekarang masih belum terwujud. Mudah-mudahan Gubernur DKI kali ini bisa mulai mewujudkan MRT di Jakarta. Makin hari macetnya makin gila!

Oh ya, tentu saja ada yang berhasil mewujudkan dan melakukan apa yang ingin dilakukan. Salah satunya Transjakarta, inisiatif Sutiyoso (Bang Yos). Khusus untuk “busway” ini (istilah populernya), saya menaruh respek kepada Bang Yos dibanding banyak cemooh dari para komentator/pengamat. Perbedaannya besar sekali dari sisi solusi, yang satu melakukan, yang lain hanya omdo alias omong doang…

Namun kelemahan dari Transjakarta ini adalah solusinya masih bersifat teknis dan infrastruktur saja. Belum merupakan solusi total/holistik dengan memasukkan unsur kebijakan, sinkronisasi dengan moda transportasi lain, penegakan hukum dalam berlalu lintas, dan banyak lagi. Tanpa integrated solution, Transjakarta belum akan benar-benar efektif.

Solusi dengan Kemauan, Kemampuan, Knowing, Doing, namun masih fokus di solusi teknis/fisik/infrastruktur. Belum menyentuh solusi total.

Nah, tentu banyak yang bertanya, susah juga ya mencapai solusi yang efektif? Ya dan tidak. Susah karena memang untuk melakukan pemecahan masalah dan memberikan obat, perlu journey yang panjang. Jika tidak, masalah akan muncul lagi dalam bentuk berbeda.

Tidak susah jika kita mempunyai struktur yang bagus untuk melakukan problem solving, a s principle-based-problem solving. Banyak yang bisa dijadikan referensi misalnya PDCA, Six Sigma, Lean thinking/Toyota Business Practices, dan lain-lain.

Dan tentu saja, masalah yang kita ingin selesaikan tidak perlu yang sebesar menanggulangi kemacetan Jakarta.Kita mulai saja dari pekerjaan dan proses yang kita lakukan sehari-hari di kantor. Jika makin terbiasa kita tingkatkan lagi skalanya.

Oh ya, mungkin ada yang bertanya, kira-kira apa contoh solusi yang sudah berhasil melompati 6 tangga solusi ini? Sekali lagi saya menggunakan Ibu Mutiara Djokosetono sebagai contoh. Almarhumah mendirikan Blue Bird dengan tekad ingin memberi solusi masalah transportasi di Jakarta. Sejak awal berdiri, beliau sudah mempunyai visi bahwa Blue Bird harus berbeda dengan taksi lain dalam hal pelayanan dan kejujuran supirnya. Dari buku Si Burung Biru, saya mendapatkan pemahaman bahwa Bu Djoko (begitu dipanggil) sangat menekankan aspek solusi total dalam hal pelayanan dan kejujuran sehingga Blue Bird  memulai semua rencana dengan strategi yang jarang dilakukan perusahaan lain: secara total fokus pada sumber daya manusia.

Solusi Total

 

Sebagai penutup, diperlukan lebih dari sekadar kemampuan dan kemauan untuk menghasilkan solusi. Jadi jika banyak yang mengajarkan “semangat”, “inspirasi”, “motivasi”, saya ingin menyatakan bahwa saya bukan motivator. Buku The Coconut Principles adalah buku panduan untuk melakukan perubahan dan memberikan kontribusi nyata. The Coconut Principles sebagai prinsip, dan IDE sebagai metode akan membantu setiap individu melangkah dari anak tangga terendah Kemauan sampai melakukan Solusi Total.

3 mitos yang menghalangi kita menghasilkan solusi

Bertemu dengan banyak orang, membuat saya yakin sebagian besar orang yang saya temui menyatakan ingin menjadi orang yang berkontribusi menyediakan solusi bagi lingkungan termasuk tempat kerjanya.

Namun, kalau kita lihat realitanya, kita punya banyak masalah yang belum ada solusinya. Kenapa?

Berdasarkan interaksi dan berbagai obrolan, menurut saya ada 2 faktor besar yang menghalangi kita membuat solusi:

I. Kita terbelenggu dalam 3 mitos tentang membuat solusi. Ini yang akan kita bahas dalam artikel kali ini.

II. Banyak yang mengira untuk mememcahkan masalah hanya perlu kemauan saja. Ini jelas tidak cukup. Modal kemauan + kemampuan pun masih belum cukup. Ini akan saya bahas dalam artikel yang saya akan posting besok.

Nah, apakah 3 mitos yang menghalangi kita memecahkan masalah dan menghasilkan solusi?

Mitos #1. Hanya pemimpin, orang berpendidikan tingg dan konsultan yang bisa menjadi orang yang menciptakan solusi.

Fakta: tidak benar.

Setiap orang bisa menjadi solusi, karena solusi dihasilkan dari keinginan untuk menyelesaikan suatu masalah. Tinggal seberapa banyak kita mau belajar dalam menyelesaikan solusi yang ada.

Ketika Handry Satriago (CEO GE Indonesia) saya tanya lewat twitter “mana yang lebih penting untuk menjadi orang yang selalu jadi solusi, kemauan atau kemampuan?” beliau menjawab yang paling penting “keterusbelajaran” atau orang yang selalu belajarlah yang akan menjadi pencipta solusi.

Saya sering bertemu teman-teman yang ide-nya brilian berdasarkan pengalaman sehari-hari mengerjakan suatu proses, ketika saya dorong untuk meneruskan ide menjadi karya dan solusi, mereka sering mengatakan “ah, apalah saya ini Mas..saya kan cuma karyawan biasa.” atau “waduh saya ga berani Mas, ga pede, maklum saya kan bukan sarjana.”

Namun kenyataannya, banyak sekali solusi brilian dan berhasil dihasilkan dari orang yang tak terduga. Contoh favorit saya adalah Blue Bird Grup. Didirikan oleh Ibu Mutiara Djokosetono (alm), seorang ibu rumah tangga yang mencoba berbisnis taksi sejak suami beliau meninggal. Bermodalkan mobil warisan/hibah dari kantor suaminya, ia mencoba memberi solusi kepada transportasi di Jakarta, karena di awal tahun 70-an, tidak ada taksi yang dipercaya oleh pelanggannya. Namun solusi berupa taksi dengan seluruh sistem dan organisasinya terbukti menjadi solusi andalan banyak orang di Indonesia.

Jadi sekali lagi, tidak benar untuk menjadi seorang perancang solusi kita harus sudah jadi bos, atau intelektual atau konsultan. Logika yang benar adalah, orang yang selalu mencari dan mencipta solusi adalah orang yang akan menjadi pemimpin, intelektual dan konsultan.

Mitos 2. Jika kita sudah tahu solusinya, maka sisanya gampang, tinggal melakukan.

Fakta: tidak benar.

“Tinggal melakukan” adalah sebuah pernyataan yang terlalu menggampangkan  dan sering bikin saya geli :)

Coba kita lihat apa apa solusi untuk kemacetan Jakarta, menurut para pakar, komentator dan pengguna jalan? Jawabannya seragam dan “terang benderang”: Mass Rapid Transportation (MRT).

Sayangnya solusi yang sudah jelas dan “terang benderang” ini sampai sekarang masih berupa rencana dan perdebatan.

Coba kita  lihat juga di kantor kita, sering kali para karyawan mempunyai ide-ide brilian namun ketika disuruh mewujudkan ide tersebut, banyak yang angkat tangan bahkan sebelum memulai.

Yang patut kita resapi dan sadari, bahkan jika kita sudah tahu solusinya pun, itu masih 50% dari solusi. Knowing is one thing, Doing  is a different game we have to tackle.

Mitos 3.  Memecahkan masalah dan memberi solusi itu susah luar biasa.

Fakta: benar dan tidak benar.

Benar, jika kita masih menggunakan coba-coba dan meraba-raba dalam gelap. Banyak yang belum mengerti, untuk bisa menghasilkan solusi butuh bukan hanya kemauan. Bukan hanya kemampuan.

Tidak benar, jika kita mengerti cara berpikir dan bertindak menggunakan prinsip dan metode yang benar. Inilah yang disebut principles-based-problem solving.

Dalam buku ini kita akan bahas prinsip-prinsip yang disebut The Coconut Principles serta metode terstruktur yang disebut IDE: Identify-Do-Evaluate.

 

Indonesia vs. Malaysia: membandingkan layanan RS “internasional”

Berawal dari cerita famili saya tentang betapa bagusnya mutu dan kecepatan pelayanan sebuah Rumah Sakit di Malaka (Malaysia), saya memutuskan untuk mencoba sendiri untuk membandingkan dengan pelayanan RS “internasional” yang ada di Jakarta.

Jadi sekalian periksa-periksa untuk memastikan siap memulai hidup yang sebenarnya (hey, life’s started at 40!) juga sekalian go to gemba…. Genchi Genbutsu!

Berhubung saya tidak ada penyakit tertentu,  yang saya bisa bandingkan tentunya proses Medical Check Up (MCU) saja; kebetulan sebelumnya  dalam 2 tahun terakhir ini saya mencoba paket MCU yang sama di berbagai RS terkenal di Jakarta.

Hasilnya?

Memang RS di Malaka ini lebih bagus dari beberapa RS di Jakarta, terutama dari pengaturan layanan dan lama pasien melakukan check up secara lengkap.

Sebelumnya saya mohon maaf, karena bukan berarti saya tidak nasionalis. Saya hanya melihat dari kacamata seorang pasien dan seorang praktisi process improvement.

Sekarang, saya tidak heran lagi jika “turis kesehatan” dari Indonesia berbondong-bondong ke Malaysia, sebagai alternatif dari RS internasional di Singapura. Kenapa? Untuk urusan harga, yang di Malaka masih sangat bersaing, alias masih lebih murah, namun pelayanannya memang profesional.

Kenapa saya mengatakan RS di Malaka lebih bagus? Karena berdasarkan yang saya alami, mereka sudah mendesain proses sedemikian rupa sehingga seorang pasien benar-benar “mengalir” dari satu pemeriksaan ke pemeriksaan lainnya. Informasi yang disajikan baik dari websites, respon terhadap email, dan selama kita disana sangat responsif.

Untuk kecepatan proses dan pelayanan MCU ini perbandingannya:

Untuk RS di Jakarta, saya perlu rata-rata 6 jam untuk check up yang lengkap (termasuk treadmill & USG), dan perlu menunggu 5 hari kerja untuk mendapatkan hasil dan berkonsultasi dengan dokter tentang hasilnya.

Untuk RS di Malaka, saya hanya perlu 4 jam untuk check up dengan prosedur sama (termasuk treadmill & USG) , dimana 4 jam sudah mendapatkan hasil dan berkonsultasi dengan dokter. Same day service!!

Tentunya banyak yang akan berkomentar:

“ah di Malaysia pasti alat-alatnya lebih canggih..lebih banyak..”

“staf-stafnya pasti lebih banyak atau dokternya lebih pinter”

atau malah ada yang curiga,

“mungkin seluruh proses disana dilakukan buru-buru ya?”

Ini yang saya alami:

Dari sisi jumlah dokter, staff, dan alat, saya berani jamin hampir sama dengan RS di Jakarta. Malah saya yakin, dari sisi gedung dan peralatan, RS di Jakarta jauh lebih bagus dan moderen.

Jadi apa yang membedakan?

Sebagai praktisi/konsultan di bidang process, tentunya perhatian utama saya adalah betapa RS di Malaka tersebut sangat memastikan flow dari pasien-nya. Kemungkinan mereka sudah menerapkan Lean Healthcare concept.

Diagram dibawah menunjukkan perbandingan flow utk Medical Check Up untuk RS di Jakarta (kotak atas) dan RS di Malaka (kotak bawah).

Jika diperhatikan, secara jumlah langkah dan prosedur yang dilambangkan kotak biru  (disebut Value Added Activities) hampir sama.

Yang berbeda secara signifikan adalah besar dan panjangnya kotak merah, wakni lama pasien menunggu (Waiting Time)

Waktu menunggu ini adalah highlight saya jika ke RS di Jakarta.

Habis registrasi, nunggu….habis ambil darah nunggu lamaa…mau giliran X-Ray dada nunggu lebih lamaaaa…mau bayar? Menunggu!

Oh ya, ini saya belum memasukkan Non Value Added Activity lain lho (misalnya staf yang jalan mondar-mandir, pasien yang mondar-mandir, salah mengisi formulir, dll). .

Tujuan utama dari artikel ini bukanlah agar pasien dari Indonesia berbondong-bondong ke Malaysia apalagi ke Singapura (tapi itu kenyataan yang terjadi sekarang). Yang saya ingin dorong adalah agar Rumah Sakit di Indonesia mulai melihat proses dari sisi pasien, bukan dilihat sisi bisnisnya saja. Perbaikan layanan tidak melulu dari pembangunan gedung bagus, dokter-dokter terkenal,dan peralatan canggih saja.

Perlu mendesain keseluruhan proses agar seamless, cepat, nyaman dan tetap berkualitas tinggi bagi pasien. Ayo lakukan Lean healthcare! Misalnya yang simpel saja. Proses registrasi (bagi pasien pertama) untuk RS di Malaka mereka memastikan agar kita sudah mengisi isian formulir  registrasi lengkap melalui telpon atau email atau datang langsung SEBELUM hari  H kita check up. Ini jauh sangat menyingkat waktu bagi pasien DAN membantu RS membuat planning dengan baik.

Yang menarik adalah, untuk melakukan Lean Healthcare tidak perlu biaya besar. Namun yang dibutuhkan adalah komitmen luar biasa besar untuk:

1. Memulai segala sesuatu dari kacamata pasien

2. Kolaborasi total, tidak lagi melihat departemen RS sebagai kotak-kotak dengan tembok tinggi atau silo thinking (oh ini bagian administrasi, oh itu anestesi). 

3. Lakukan perbaikan secara terus menerus; hasil yang baik perlu kerja keras terus menerus.

Catatan akhir:

Tentu saja poin utama dari seluruh pelayanan ini adalah kesembuhan dan keselamatan pasien. Dari hasil study saya tentang Lean Healthcare, saya menjadi lebih tahu betapa banyaknya kesalahan/error dalam proses di Rumah Sakit, dari  salah dosis obat/salah label obat, sampai RFO (retained foreign object) alias ada “obyek” tertinggal di tubuh pasien pasca operasi. Sekali lagi pengalaman dan pengamatan di sekitar kita menunjukkan RS di Indonesia masih perlu meningkatkan lagi kualitas prosesnya. Yang RS “internasional” aja masih kalah dengan negeri jiran, apalagi yang rumah sakit umum…

Nah ini saya melihat sebagai orang awam, pasien dan praktisi proses. Ada komentar dari para pasien, dan terutama praktisi kesehatan (dokter, perawat, staf RS)? Akan sangat menarik untuk mendengar sharing anda.

if you haven’t got the answer, you might have not asked the right question

for jakarta dwellers, traffic jam is the most important issue.

people thinks it is very crucial for the government to solve the issue, but this issue has been around for more than 15 years :)

the government, experts, legislators and ordinary people majority of them think the solution is mass rapid transportation (MRT), the most awaited thing to come in jakarta (more than iPad, obviously).

for me, while the MRT existance is one big part of the solution, I am more interested with the problem.

First of all, the growth of roads in the Greater Jakarta is less than 0.01% per year. The growth of vehicle is 8%.  It does not need a professor in transportation to see the obvious problem.

But this is the same society who likes to show the economics growth with the “positive growth” of car/motors business. We celebrate the annual Jakarta International Motor Show with high anticipation, many visitors and of course the traffic jam in the convention center, and all media will cite the success of the exhibition by quoting the number of  sales and orders. This is the same society who relate success with the ownership of car or motorbike.

To make thing more complex, our economy depends highly on the vehicle industries. Many business, money, and employment are created by the high growth of car/motor industries.

Secondly, is it really only the government’s responsibility?

Let me tell you my observation as a frequent commuter. I have seen bus/truck on the fast lane, not on slow lane. I have seen small car run very slowly on the fast lane, without feeling something’s wrong. So many crazy drivers run their cars zig-zag in the middle of heavy traffic. Motorcycle riders (aka “bikers”) have their own rules. They use the ramps, trotoars, every space they can run through. Most of them don’t stop at the traffic light, get angry when THEY hit other cars.

And the police? They should have enforced the law. Many traffic jams are because of lack of law enforcement. Buses use intersection as temporary terminals. Pedestrians cross the road anywhere they wants. And there is this rule “3-in-1″ which I think the biggest joke of the century. Everybody knows that is not effective, does not help the traffic and only creates another problem.

In my opinion, the MRT is a great thing to build. But before that we need to set the basic’s right. As drivers/bikers, we must follow the rules. Policemen must enforce the law. With these two, I think we can reduce the traffic jam a lil bit in the short term, AND especially in the future.

Without getting the basic right and the discipline, the MRT could only create another problem. Just like the busway project.

Sometimes what we need is not a better solution, but just a better way to look at the problem.