Tag Archives: KPI

Desain (ulang) bisnis anda…menuju Lean enterprise (bag 2)

4 LANGKAH MENDESAIN ULANG BISNIS ANDA

(untuk pendahuluan tulisan ini, silahkan kunjungi Prolog/Bag 1)

Sebelum kita membahas 4 langkah dalam mendesain (ulang) bisnis anda, tentunya kita perlu segarkan lagi kenapa anda perlu melakukan ini. Artinya, simptom dan problem apa yang mendasari perlunya melakukan ini?

  • Anda melihat ada kesenjangan antara strategi perusahaan (value proposition, visi, misi, dan company target) dengan kinerja di level karyawan di garis depan. Bisa terlihat dari komplain customer, inkonsistensi pelayanan, banyak error, proyek yang berjalan lebih lambat dibanding target, ataupun kebingungan di level karyawan untuk memprioritaskan pekerjaan (overload). Secara singkat anda ingin alignment dan sinergi yang lebih baik.
  • Anda melihat masih ada opportunity untuk menghilangkan proses dan aktivitas yang tidak menambah value (non value added), sehingga value creation bisa makin signifikan dalam bisnis kita.
  • Anda ingin lebih proaktif mengantisipasi kompetisi dan permasalahan dan bukan hanya bereaksi terhadap hal yang sudah terjadi. Anda ingin lebih mengandalkan leading indicators, daripada lagging indicators.

Untuk menjelaskan ke 4 langkah ini, saya akan menggunakan contoh kasus sebuah perusahaan imajiner yang bergerak di bidang kreatif, yakni produksi film pendek untuk iklan.

Case study background: 

Anggap saja anda seorang pendiri perusahaan yang bergerak di bidang periklanan, sekarang sekaligus menjabat sebagai direktur utama di perusahaan itu. Perusahaan kecil anda, yang tadinya hanya terdiri dari 2 orang (anda dan sahabat anda), sekarang sudah menjadi perusahaan dengan karyawan 40 orang. Order melimpah, namun anda mulai merasa gamang karena mulai merasa kehilangan kontrol karena tidak bisa melihat status order ataupun tidak tahu apakah perusahaan anda mendapat keuntungan. Selain itu, dengan makin banyak orang, anda merasa bahwa proses dan kualitas yang perusahaan anda kirimkan ke customer saat ini tidak sebagus dulu. Proses internal juga mulai bertele-tele, tidak ringkas dan cepat seperti di awal berdirinya. Antar departemen misalnya marketing dan bagian produksi juga sering terjadi perang dingin bahkan sampai adu mulut. Apa yang terjadi? Lebih penting lagi,  apa yang harus dilakukan?

Ini 4 langkah yang anda harus lakukan:

1. Diskusikan dengan team: apa Value Proposition perusahaan anda?

Ajak team yang anda percaya untuk duduk menanyakan pertanyaan diatas. Apa yang membuat anda unik dan berbeda dengan pesaing? Apa yang menyebabkan anda dipilih oleh customer?

Dalam brainstorming (asumsikan) anda mendapatkan jawaban ini: perusahaan anda disukai karena cepat, fleksibel (gampang mengikuti kemauan klien), dan affordable (relatif terjangkau).

2. Tentukan core end-to-end process perusahaan anda

Core end-to-end process ini adalah proses yang merupakan kunci keberhasilan tim anda dalam memberikan produk akhir dan layanan kepada klien. Menurut Dr. Yacine Chibane, core process ini ada sekitar 3 sampai 6 dalam setiap perusahaan. Lebih dari itu berarti terlalu banyak. Menurut ahli transformasi bisnis itu, core process ini adalah proses yang kita harus menjadi “master” agar selalu menghasilkan produk dan layanan sesuai dengan keunggulan kita: cepat, fleksibel, dan terjangkau.

End-to-end process ini bukan bersifat functional department, misalnya proses procurement atau inventory management, namun lebih bersifat cross functional. Jadi benar-benar end-to-end proses, misalnya dari “saat kita mempersiapkan presentasi sampai klien menerima produk kita”. Jadi, contoh core process adalah: Pitching to Fulfillment, bukannya proses penerimaan Order saja. Darimana kita menentukan mana yang core process dan mana yang tidak? Bisa dilihat dari key uniqueness perusahaan kita, juga dilihat dari proporsi revenue atau cost yang signifikan dalam bisnis anda.

Dalam contoh ini, anggaplah perusahaan anda focus pada 3 proses utama:

Presentation_Pitching

Ingat, proses ini bersifat lintas departemen, misalnya untuk presentasi dilakukan bagian Marketing, sedangkan didalam proses selanjutnya ada penulisan script yang dikerjakan oleh tim Creative.

Jika perusahaan anda belum memiliki SOP (Standard Operating Procedures) dan KPI (Key Performance Indicators), fokus untuk membuat untuk 3 proses diatas dulu.  Agar lebih jelas, kita ambil core process pertama yaitu proses presentasi/pitching ke klien sampai mengirim produk jadi.

Yang harus dilakukan adalah melakukan mapping untuk keseluruhan proses sebagai berikut:

Sub processDari bagan diatas, yang kita lakukan adalah memetakan perjalanan proses dari pertama kali bertemu klien sampai memberikan produk akhir kepada klien. Kemudian kita membuat mapping dan penjabaran secara rinci:

  • Membuat proses detail untuk setiap kotak (yang ditandai nomor di setiap kotak).. Artinya untuk proses Presentasi, tentu perlu dibuatkan detil aliran proses, SOP, standar form untuk memastikan setiap orang bisa melakukannya. Demikian seterusnya untuk setiap nomor.
  • Memetakan proses dan organisasi yang terlibat saat ini, artinya jika kita sudah memiliki team yang bekerja sehari-hari kita petakan lagi: misalnya proses presentasi dan follow up/order dilakukan tim Marketing, pembuatan script dilakukan tim Creative, proses shooting dan editing dilakukan tim Produksi, dan Delivery produk akhir dilakukan oleh tim Marketing. Dengan demikian hubungan setiap tim menjadi jelas.
  • Memetakan sistem IT, aplikasi, alat bantu yang digunakan.
  • Membuat KPI sederhana untuk masing-masing sub process. KPI utama harus mencerminkan value proposition anda: cepat (contoh KPI: waktu), fleksibel (contoh KPI: kepuasan klien), dan terjangkau (contoh KPI: biaya produksi). Setiap KPI yang dijabarkan untuk departemen dan karyawan harus berdasarkan pada KPI utama tadi, sehingga kita bisa mendesain KPI yang bersifat antisipatif (leading indicators). KPI utama akan menjadi lagging indicators.
  • Melihat seluruh opportunity dan problem yang terjadi selama ini, untuk perbaikan agar target dan strategy kita tercapai.

Jika anda melakukan langkah diatas untuk seluruh core process yang ada, SELAMAT! Artinya sebagian besar blue print bisnis anda menjadi lebih jelas.

3. Desain (ulang) struktur organisasi anda

Dengan melihat bagan dan detil diatas, tinjau lagi struktur organisasi perusahaan anda. Yang menjadi perhatian utama adalah memastikan struktur organisasi anda mendukung value creation yang menjadi competitive advantage yakni: cepat, feksibel dan terjangkau.  Struktur organisasi yang ideal tentunya adalah organisasi yang menjadikan end-to-end process sebagai driver. Namun, jika kita masih menggunakan struktur functional based organisation, maka memastikan KPI yang tepat menjadi driver agar tidak terjadi silo thinking, yaitu hanya mengutamakan pencapaian departemen aja.

Keuntungan jika bisa menerapkan organisasi yang berdasarkan core end-to-end process tentu saja adalah perusahaan anda menjadi sangat Lean dan fokus dalam delivering value kepada klien.

3. Penempatan dan pelatihan orang/karyawan

Dengan proses, KPI, system, dan organisasi yang telah dipetakan dengan baik, kita bisa menulis dengan lebih jelas job description dari masing-masing pekerjaan. Dengan demikian, penempatan karyawan sesuai kompetensi, recruitment, dan program pelatihan akan menjadi lebih terencana dengan baik.

Yang menjadi tujuan utama dari melakukan ini tentunya adalah memastikan alignment antara strategi bisnis anda dengan apa yang menjadi aktivitas sehari-hari karyawan. Mapping dan desain diatas juga membantu kita memahami keseluruhan proses dari sudut pandang klien/customer.

Untuk saat ini, saya fokuskan pada step 1 dan step 2, karena jika anda bisa melakukan dua step ini, anda sudah melakukan lompatan yang sangat tinggi dalam berkompetisi. Kita akan sambung lagi dalam sharing dan diskusi berikutnya, terutama untuk step 3 dan 4.

Terakhir, tak lupa saya megucapkan, Selamat Hari Lebaran, mohon maaf lahir dan batin.

 

 

Desain (ulang) bisnis anda…menuju Lean enterprise (bag 1)

PROLOG

(harap maklum prolognya panjang hahahaha…kalau yang mau langsung ke bagian bagaimana mendesain, langsung loncat ke bagian 2 ya)

Sebagai seorang konsultan process improvement, saya banyak bekerjasama dengan berbagai perusahaan untuk memperbaiki berbagai proses. Mulai dari proses launching sebuah produk yang lama, proses kontrak yang bertele-tele, proses hiring karyawan yang mendapat banyak complain, proses di perusahaan minyak dari drilling sampai minyak mengalir (istilah teknisnya POP-put on production), sampai proses yang sederhana yakni tentang proses ijin kerja. Problem itu tidak didominasi oleh perusahaan tertentu, tapi “menyerang” hampir semua jenis perusahaan: dari yang besar seperti perusahaan manufacturing, oil/gas, perbankan/keuangan, bahkan sampai perusahaan kecil.

Dengan metode Lean Six Sigma, terutama Lean thinking, banyak permasalahan yang ada bisa dipecahkan dan solusi diimplementasikan. Yang menarik, salah satu sumber masalah yang menyebabkan berbagai persoalan diatas adalah terkotak-kotaknya departemen dalam satu perusahaan yang mengakibatkan proses yang terlalu birokratis dan tidak lagi mengutamakan customer dan perusahaan sebagai satu kesatuan.Dalam bahasa umum, sering disebut Silo Thinking.

 

illustrasi 6

(ilustrasi oleh E. Sunandar/Impro)

Dalam perjalanan waktu, ada 3 hal yang membantu saya memahami persoalan diatas lebih baik:

1. Keterlibatan saya dalam bekerja sama dengan wirausahamuda/startups melalui Kinara Indonesia.

2. Setelah mengikuti Lean Startup Bootcamp di bulan Juni 2014

3. Perkenalan dan diskusi saya dengan Dr. Yacine Chibane, seorang praktisi bisnis arstitekur dan transformation yang sekarang menetap di Dubai.

Pengaruh#1: wirausahamuda

Diskusi saya dengan para wirausahamuda membantu saya melihat bagaimana evolusi sebuah kompleksitas dimulai dari bibit yang sangat kecil. Terus terang saja, pengalaman saya dalam “bisnis” adalah kebanyakan sebagai karyawan perusahaan besar. Semuanya sudah “jadi”, ya organisasi, system, dan KPI-nya. Kebanyakan kita tinggal perbaiki dan tingkatkan. Dengan terlibat langsung dalam membantu startup saya jadi lebih mengerti bagaimana kerumitan saat perusahaan sudah besar sebenarnya bisa dicegah. Apalagi saya juga sedang berusaha menjadi pemilik usaha (yang jalannya malah lebih lambat dibanding teman-teman startup yang saya kenal hehehe). Di saat bersamaan, saya menyadari bahwa konsep-konep bagus yang biasa digunakan perusahaan besar, bisa digunakan untuk startup. Misalnya pembuatan sistem, SOP dan KPI yang terstruktur.

Pengaruh #2: Metodologi Lean Startup

Insight diatas, diperkuat lagi sejak saya mengikuti Lean Startup Machine Jakarta 2014. Konsep utama Lean adalah bagaimana setiap organisasi selalu belajar dan memvalidasi hipotesa yang ada. Konsep utama Lean adalah “FLOW” membuat setiap proses mengalir dan selalu diuji dengan data dan validasi dari observasi. Walaupun saya praktisi di bidang Lean enterprise, seluruh pencarian saya terhadap solusi silothinking dan birokrasi mendapatkan jawabannya dalam event ini: seharusnya setiap orang harus dipaksa untuk keluar dari zone nyaman dan diajak memvalidasi proses dan asumsi yang mereka gunakan saat ini. Terutama buat para eksekutif yang sudah terlalu lama tidak keluar dari “sarang” mereka. Betul, perlu Go out of the Building! Dan sekali lagi, penggunaan metrics yang tepat, sederhana dan terukur dalam Lean Startup mengingatkan saya bahwa KPI untuk suatu perusahaan tidak harus standar dengan mengikuti yang sudah ada. Begitu juga struktur organisasi. Harus kita kembalikan pada pertanyaan terpenting dalam bisnis: value apa yang ingin kita berikan kepada customer kita?

Pengaruh #3: Arsitektur Bisnis

Terakhir adalah masukan dari seorang pakar yang terbiasa mengimplementasikan Enterprise Resource Planning (ERP) buat perusahaan-perusahaan besar, yakni Dr. Chibane. Mengimplementasikan ERP seperti SAP memerlukan pemahaman menyeluruh terhadap integrasi seluruh proses yang ada dalam sebuah perusahaan yang kompleks. Menurut pakar yang dulunya bermukim di London ini, pemahaman seluruh bisnis itulah yang disebut Business Architecture (BA). Kebanyakan orang jika mendiskusikan  BA, pasti mikirna IT atau ERP atau lebih spesifik lagi mau implementasi SAP. Ini kembali karena mindset yang sudah terkotak-kotak. Mikirnya departemen atau project.

Insight terbesar yang saya dapatkan dari Dr. Chibane adalah bahwa sebenarnya kita bisa memadukan antara Business Architecture dan Lean Enterprise, dan bisa mendesain ulang arsitektur sebuah perusahaan. Sehingga ide ini bisa diaplikasikan baik kepada perusahaan kecil dan perusahaan besar!

Redesain ini tidak harus dengan jalan revolusi ala jaman Reengineering di tahun 80-90an, tapi menurut saya bisa dilakukan dengan damai. Pengalaman saya dalam implementasi Lean, melihat bahwa redesain dalam Lean dilakukan perlahan-lahan, mirip dengan orang yang merenovasi rumahnya pelan-pelan sambil tetap menempati rumahnya. Mulai dari renovasi dapur, lalu kamar tidur dan lain-lain. Kelemahan model ini adalah upaya perbaikan sering tidak terkonsep dengan baik, lebih bersifat reaktif tergantung masalah, dalam contoh renovasi rumah, misalnya tergantung mana yang bocor duluan.

Usaha redesain menggunakan Aristektur Bisnis ala Dr. Chibane adalah upaya menggambar ulang organisasi kita dengan menanyakan lagi apa yang penting dan memetakan ulang seluruh proses, organisasi, KPI dan karyawan kita. Ibaratnya rumah, kali ini dalam merenovasi, kita mengajak seorang arsitek untuk menggambar ulang rumah kita untuk membayangkan seperti apa rumah yang kita inginkan. Keunggulan dari pendekatan ini pendekatan yang menyeluruh.

Dalam pemikiran ini, kami mencoba mendiskusikan konsep ini baik kepada perusahaan kecil maupun besar. Menurut saya, konsep redesain ini bisa dilakukan untuk dua-duanya dengan keunggulan dan kelemahan masing-masing.

Penerapan di perusahaan BESAR:

Plus:

Mempunyai resources (orang, dana) yang memadai untuk melakukan implementasinya

Delta:

Saat redesain mungkin masih mulus, tapi saat implementasi akan challenging terutama karena perusahaan biasanya sudah punya struktur dan sistem yang sangat rigid (for better or worse).

Penerapan di perusahaan KECIL:

Plus:

Karena masih kecil, struktur dan sistem masih sangat fleksibel untuk dibentuk dan didesain dengan benar.

Kekurangan:

Biasanya resources yang ada (terutama orang dan dana) belum cukup karena fokus dalam menjalankan penjualan dan daily operations.

Dari semua penuturan diatas, tentunya pertanyaannya sekarang adalah, BAGAIMANA CARA MELAKUKANNYA? Mari lanjut ke bagian 2.