Tag Archives: lean six sigma

Ingin memecahkan masalah? Ini tips praktis untuk bisa mulai sekarang

Setiap orang punya masalah, dan semua orang ingin memecahkannya.

TAPI,

tidak semua orang berhasil. Malah, banyak yang belum mulai mencoba.

Sekarang ini kita sering mendapatkan motivasi dan inspirasi untuk memecahkan masalah. Semangat menyala. Tapi tidak mulai juga. Ada yang mencoba, tidak berhasil. Terus api padam.

Kenapa?
Karena selain semangat dan motivasi, kita perlu tahu CARANYA.

Jadi ini caranya.

A. Pahami prinsip untuk menjadi problem solver.

Ada banyak yang mengajarkan prinsip menjadi problem solver, tapi saya ingin menyampaikan yang paling sederhana, meminjam ilmu dari pohon kelapa.

(ilustrasi karya Endang/Impro)

(ilustrasi karya Endang/Impro)

1. Selalu ciptakan manfaat.

Karena masalah banyak disekitar kita, usahakan kita bisa hidup kayak pohon kelapa. Bisa ngasi manfaat dimana saja kita berada. Masalah itu ibaratnya kayak TTS yang nunggu diisi. Susah, tapi menantang..ya kan?

2. Sederhanakan

Banyak hal timbul karena dibuat ribet. Kenapa juga kita antri check-in pesawat, setelah itu harus antri bayar airport tax. Jadi masalah banyak yang bisa dipecahkan hanya dengan mencoba menyederhanakan apa yang kita lihat ribet. Kita kudu kayak pohon kelapa yang simpel dan lurus. Makanya tinggi. Jadi kita bisa mulai dengan menyederhanakan pikiran kita sendiri lho…mau mulai aja kita suka ribet. Mending kita mulai sesuatu yang sederhana tapi bisa dilakukan hari ini, daripada mikirin yang ideal, tapi ngga pernah mulai.

3. Kolaborasi

Pohon kelapa itu akur dan tumbuh dalam rumpun. Demikian juga para pemecah masalah, harus sadar bahwa solusi lebih gampang diciptakan dengan kerjasama.

Jika ingin membaca lebih banyak tentang prinsip ala kelapa ini, bisa terjun ke link ini.

B. Pelajari jurusnya

Jurus untuk memecahkan memecahkan masalah ada banyak, seperti layaknya bela diri, ada karate, silat, kungfu, dan banyak lagi.

Dalam memecahkan masalah ada yang namanya Six Sigma dengan jurus DMAIC (Define-Measure-Analyze-Improve-Control), Quality Management dengan jurus PDCA (Plan-Do-Check-Action), ada yang disebut 8 langkah Toyota Business Practices, dan banyak lagi.

Karena ingin simple, saya bikin jurus sendiri yakni IDDE. Inginnya jurus ini bisa dipelajari dan diterapkan hanya dengan baca blog ini dan ngga usah pakai training!

Apa itu jurus IDDE?

1. Identify

Jurus pertama, identifikasi masalahnya dengan baik. Apa sih yang menjadi masalah kita sebenarnya? Jika masalah banyak sekali, yang mana yang paling penting untuk dipecahkan? Yang mana yang paling gampang untuk dimulai hari ini? Yang penting, apapun masalah yang ada, kita harus yakin bahwa kita bisa mencari solusinya.

Contohnya, masalah yang bikin saya pening minggu ini adalah saya sering menghabiskan waktu mencari-cari dokumen dan file di komputer. Kadang-kadang bisa habis waktu 2 jam untuk mencari 1 file. Setelah saya identifikasi lebih lanjut, ternyata ini gara-gara cara saya mengatur file tidak teratur dengan baik. Kadang-kadang saya simpan di folder yang saya beri nama project, nama perusahaan, dan macam-macam cara lain yang kadang juga bercampur dengan koleksi lagu :)

Screen Shot 2014-01-28 at 7.43.18 PM

2. Design

Jurus berikutnya jika kita sudah berhasil mengidentifikasi masalah adalah mulai merancang solusinya.

Dalam contoh saya, saya mendesain cara penyimpanan file yang lebih terstruktur. Dengan memanfaatkan pertemanan, saya bertanya pada teman-teman yang saya lihat jauh lebih sibuk tapi selalu efektif, tentang bagaimana mereka bisa mengelola file mereka. Dengan kolaborasi kita tidak perlu reinvent the wheel!  Dari beberapa saran yang bagus, saya mencari yang simpel. Folder-folder saya buat agar berurut dan mempunyai standar penamaan. Jadi ada folder khusus pekerjaan dengan nama project, klien, dan juga personal. Semua diatur agar gampang disimpan dan diakses kembali. Ini desain yang baru:

Screen Shot 2014-01-28 at 7.44.50 PM

3. Do

Jurus ketiga adalah ikut moto dari Nike: Just do it!
Lakukan segera. Mungkin solusi kita mujarab, mungkin juga ngga…tapi hanya dengan melakukan kita bisa tahu hasilnya. Jika gagal, coba dilihat jurus Design, mungkin perlu disempurnakan lagi. Jika sudah berhasil, mari kita lihat hasilnya.

4. Evaluate

Nah, jurus terakhir adalah langkah evaluasi. Kita perlu lihat, apakah dengan cara yang baru, masalahnya sudah hilang. Apa buktinya? Apakah kita melihat perubahan? Dan yang paling penting, bagaimana kita memastikan agar improvement ini bisa terus terjaga? Bagaimana caranya agara masalah yang sama tidak terjadi lagi.

Dalam contoh saya, dengan cara penyimpanan folder yang baru ini, saya selalu menyimpan dan mencari file apapun dengan gampang. Tidak ada yang lebih dari 5 menit sekarang ini. Tentu saja agar perbaikan ini tidak hilang di kemudian hari, saya perlu buat standar dan dokumentasi. Caranya? Ya menulis blog ini :P

Nah, itu tips menjadi problem solver. Yang penting diingat adalah prinsipnya,

Pertama, jika melihat masalah, apalagi terkait pekerjaan, segera kuatkan niat untuk memulai cari solusinya. Yang kedua, cari cara yang sederhana untuk memulai dan menyelesaikan. Dan ketiga, manfaatkan teman dan network dalam mendapatkan solusi. Dengan kolaborasi banyak hal bisa diselesaikan.

Jurus-jurus IDDE ini cukup sederhana untuk digunakan untuk memecahkan masalah di sekitar kita.

Mau mulai hari ini?

Klik untuk tweet post ini

Tweet: Ingin memecahkan masalah? Ini tips praktis untuk bisa mulai sekarang! http://ctt.ec/8MEb0+ #simplicity101

Sneak peek! The Coconut Principles

Sahabat,

bagi yang ingin mengintip seperti apa buku The Coconut Principles, silahkan dilihat-lihat buku yang akan diterbitkan dalam beberapa versi!

Ini dua versi yang akan diterbitkan pertama…nantikan di bulan Juli 2013.

Versi Minimalis dan Elegan

Versi Playful & Colorful

proyek buku: the coconut principles

teman dan para penjelajah dunia maya,

saya memutuskan untuk membuat buku tentang problem solving secara simpel dan praktis berjudul The Coconut Principles: bagaimana menjadi selalu menjadi solusi di tempat kerja kita.

Dibantu teman-teman saya Eko, Rudi, dan Kenny, kita akan menerbitkan bukunya di tanggal 1 April 2013.

Dalam persiapan, penulisan naskah, dan peluncuran buku ini, saya share di blog ini.

 

Silahkan kunjungi! Dengan demikian, tulisan tentang ide-ide problem solving secara simpel juga akan dimuat di blog itu; blog ini akan tetap memuat ide dan pemikiran saya secara random…:) mungkin juga ada yang cross-posting.

OK thanks

Khusus buat mahasiswa: Free 1-Day Training Lean Six Sigma White Belt

Saya mewakili Variance Reduction International(VRI) Indonesia menginformasikan bahwa kami sedang menjadwalkan beberapa kelas White Belt gratis buat mahasiswa di berbagai kampus/universitas.

Jika ada kampus yang berminat, harap kontak saya melalui pesan di blog ini atau kirim email ke gedemanggala@variancereduction.com

Syaratnya cukup gampang:

1. Menyediakan tempat dan konsumsi yang diperlukan (minum, snack buat peserta)

2. Koordinasi untuk peserta (max 25 orang)

3. Mengatur jadwal

Seluruh peserta akan mendapatkan Lean Six Sigma White Belt Certificate dari Variance Reduction International (VRI), sebuah perusahaan yang berpusat di Houston, TX.

Kesempatan buat para praktisi Lean Six Sigma/Continuous Improvement

Lean Six Sigma Black Belt

(VRI) Variance Reduction International, Inc. - Indonesia

Job Description

Variance Reduction International (VRI)-Indonesia is looking for experienced Lean Six Sigma Black Belt to join our team in Indonesia to be part of our team in working with our client in improving process to make it safer, better, faster and lower cost.

Position Requirements:

  • Certified Lean Six Sigma or Six Sigma Black Belt
  • Expertise in executing the DMAIC roadmap for Lean Six Sigma projects
  • Expertise in Lean Six Sigma tools and methodology
  • Expertise in scoping a Lean Six Sigma project
  • Expertise in data analysis and interpretation
  • Physically able and willing to travel (Indonesia and SE Asia)
  • Completed two Lean/Six Sigma projects with a financially verified benefit (submit presentations of the projects along with application)
  • References from at least one Master Black Belt or a Manager (for  interview)
  • Proven facilitative leadership and project management skills
  • Minimum of two years of Lean Six Sigma experience
  • Able to work in a culturally diverse work environment
  • Good Communication Skill in Bahasa Indonesia and English

Desired Skills & Experience

Desirable Skill and Experiences (But Not Required Skills and Attributes):

  • Engineering background
  • Expertise in Kaizen facilitation
  • Change management expertise
  • Master degree/MM/MBA
  • Working in energy (oil/gas/geothermal)

Working schedule: The job requires a frequent travelling schedule

Qualified applicant please send CV/resume through LinkedIn or gedemanggala@variancereduction.com

sakit kepala, knowledge-based-management dan Lean Six Sigma

Sebuah pertanyaan sederhana

“Apa yang anda lakukan pertama kali ketika sakit kepala?”

Selama bertahun-tahun saya mengajukan pertanyaan ini kepada banyak sekali orang terutama dalam workshop dan training. Lebih dari 80% orang memberikan jawaban yang hampir sama:

 “Minum obat sakit kepala”

Bahkan para dokter pun menjawab sama.

Kenapa pertanyaan ini penting buat saya? Karena langsung minum obat kepala pada saat kita sakit kepala adalah contoh tindakan yang SALAH. Ini adalah contoh tindakan yang tidak berdasarkan pada knowledge. Itu adalah contoh tindakan yang “jump to the conclusion”.

Berdasarkan beberapa artikel yang saya baca tentang sakit kepala, penyebab sakit kepala disebabkan oleh banyak macam kemungkinan:

Stress                                        Kepanasan              

Flu                                              Tidak harmonis dengan atasan

Sangat Lapar                             Masalah keuangan

Kurang Tidur                             Masalah pada mata

Nyeri pinggang                          Penyakit saraf

Tumor Otak                                Anak di masa puber

Nah, bayangkan jika anda minum obat sakit kepala sedangkan yang menjadi penyebab adalah ada masalah pada mata, misalnya kacamata anda minusnya nambah. Minum obat sakit kepala hanya menghilangkan symptom bukan akar masalah.

Tindakan yang tepat jika kita mengalami sakit kepala adalah melakukan pemeriksaan lebih lanjut misalnya detak jantung, suhu badan, dan indikator lain (lebih bagus dilakukan oleh dokter) untuk memastikan apa penyebab sakit kepala ini. Jika akar masalah sudah ditemukan, barulah kita beri obat.

Jika sakit kepala terjadi karena kacamata harus diganti, gantilah kacamata…bukannya minum obat sakit kepala.

Jika sakit kepala terjadi karena kurang tidur, nah tidurlah…

Jika sakit kepala terjadi karena hubungan kurang harmonis dengan atasan? (silahkan cari solusi sendiri…)

Intinya, setiap tindakan dan solusi, harus berdasarkan pada pencarian akar masalah yang tepat dengan menggunakan semua data, informasi, dan  knowledge. Inilah yang disebut Knowledge Based Management.

Lean Six Sigma bertolak dari cara berpikir yang sama.

Setiap permasalahan bisnis, harus dikaji dan dicari akar permasalahannya dengan menggunakan data, informasi dan knowledge. Walaupun terdengar sangat simpel, namun dalam kenyataannya sedikit sekali manajer dan pengambilan keputusan setia kepada prinsip ini.

Bagaimana dengan anda?

“shinkansen”: contoh proses yang lean-six sigma

shinkansen

Setiap kali saya mendapat pertanyaan tentang seperti apa sih suatu proses yang bisa menjadi contoh sebagai proses yang lean-six sigma, ingatan saya akan langsung teringat pada shinkansen di Jepang. Jaringan kereta api super cepat ini, bukan hanya menjadi faktor penggerak ekonomi yang luar biasa besar bagi Negara Matahari Terbit itu, namun juga menjadi simbol kemajuan teknologi dan ilmu pengetahuan mereka.

Bagaimana performance shinkansen ini? Ini ada beberapa fakta luar biasa:

  • Kecepatan maksimum bisa mencapai 300 km/jam.
  • Sangat sibuk, pada banyak rute, bisa berangkat tiap 5 menit
  • Sejak dimulai tahun 1964, tidak pernah terjadi kecelakaan yang menyebabkan kematian!!!!. Ini luar biasa, mengingat Jepang negara rawan gempa dan tsunami.
  • Tingkat ketepatan jadwal shinkansen berkisar plus-minus 6 detik!

Walaupun mungkin orang Jepang tidak menyebutnya Lean-Six Sigma, namun inilah contoh suatu proses yg bisa disebut World Class, yakni terpenuhinya ciri-ciri:

  1. Sangat strategis, mempunyai peran penting bagi suatu negara/perusahaan/organisasi
  2. Melampaui ekspektasi pelanggan (exceeded customers expectation)
  3. Selalu dalam kerangka perbaikan berkesinambungan (continuous improvement)
  4. Tingkat kegagalan (defect) sangat kecil

 

Bagi para pembaca, pikirkan proses/system yang sangat penting dalam organisasi anda, apakah sudah mencapai tingkat seperti diatas? Jika belum, itulah yang disebut OPPORTUNITY FOR IMPROVEMENT

respect your customers, reduce your process variances

everytime I see some statements on an achievement using AVERAGE, I smile

for instance, if an airline claimed that their average delay have been reduced from AVERAGE 8 hours to AVERAGE 2 hours (just an example), for me it is good for the airline but not necessary good for the customers

the truth is, we as the customers experience the VARIANCES. the customers do not feel theAVERAGE

the average of 2 hours delay could mean a set of flights from no delay, 1 minute delay, 15 minutes delay to 12 hours delay or more ( I have experiences ALL of them). And it’s an awful experiences if we are delayed for more than 2 hours

Hence, to really make an improvement, please improve the AVERAGE and reduce the VARIANCES of your process