Tag Archives: productivity

Buku baru: Productivity Diary bisa di download gratis

Buku baru: Productivity Diary bisa di download gratis

Teman dan sahabat…

Bagi yang sempat membaca beberapa posting saya tentang Productivity Diary saya, dengan gembira saya menyampaikan bahwa sekarang bisa di download di link ini.

Download hanya bisa dilakukan sampai hari Minggu 20 September 2015, setelah itu mungkin hanya bisa di lihat/view saja.

Terima kasih buat sahabat saya Ngurah Nala yang membuat ilustrasi sampul, dan Rudi Adriyanto yang membuat konsep dan desain ebook ini.

Buat pembaca, semoga bermanfaat!

Transformative Productivity, Siasat Sebelum Melakukan PHK Besar-Besaran

Transformative Productivity

 

Dengan nilai tukar Rupiah yang terus menurun terhadap Dollar serta pertumbuhan bisnis di berbagai dunia yang semakin melambat, banyak perusahaan mungkin sedang mempersiapkan untuk mengurangi jumlah karyawan dalam jumlah yang relatif besar.

Menyamankan persepsi: Tidak ada Perusahaan/Pengusaha atau Karyawan yang ingin terjadi PHK (Pemutusan Hubungan Kerja).

Sepanjang yang saya tahu, hampir semua manajemen perusahaan atau pengusaha tidak menginginkan PHK. Pelaku bisnis selalu menginginkan growthdan bisnis yang makin berkembang. Karyawan sebagian besar tentu tidak ingin kehilangan pekerjaan, apalagi dalam situasi yang sulit mencari pekerjaan baru.

Oleh karena itu, kita bisa mengerti bahwa pengurangan karyawan biasanya merupakan langkah terakhir untuk menyelamatkan bisnis.

Tapi, Benarkah PHK akan benar-benar menyelamatkan bisnis anda?

Menurut pendapat saya, melakukan PHK besar-besaran di saat krisis mungkin mirip orang menurunkan berat badan dengan melakukan sedot lemak. Postur yang diinginkan bisa tercapai dengan cepat, tapi apakah badan bisa digunakan untuk berlari kencang?

Belum tentu.

Sama juga dengan melakukan PHK besar-besaran, menurut pemahaman saya, selain menurunkan jumlah pegawai dan biaya, yang sering lupa kita hitung adalah kehilangan besar dalam bentuk tacit knowledge dan organizational capability perusahaan.

Dalam kondisi mendesak seperti saat ini, mungkin memang benar bahwa segala cara harus dilakukan untuk mencegah perusahaan bangkut, termasuk mengurangi pegawai. Tapi apakah nanti perusahaan yang melakukan PHK siap berlari kencang dan berkompetisi lagi?

Sebuah studi yang dilakukan Bain & Co terkait PHK yang dilakukan berbagai perusahaan dalam indeks Standard & Poor (S&P) 500 saat resesi di tahun 2001 menghasilkan kesimpulan bahwa sebuah perusahaan yang melakukan program pengurangan pegawai membutuhkan enam sampai delapan belas bulan untuk melihat penurunan biaya dalam laporan keuangan mereka. Dan kebanyakan eksekutif, TIDAK MENGHITUNG tambahan biaya yang dibutuhkan untuk recruiting, hiring, dan training karyawan baru saat eknonomi membaik dan perusahaan harus segera berlari kencang lagi.

Khusus untuk Indonesia, PHK hanya diijinkan jika perusahaan bisa membuktikan data keuangan perusahaan yang menunjukkan kerugian dalam jangka waktu 2 tahun berturut-turut. Sehingga perusahaan di Indonesia perlu benar-benar mengkalkulasi apakah tindakan PHK memang benar membantu untuk dilakukan. Terutama perlu benar-benar digali, sebenarnya apa triggerdalam memutuskan adanya PHK?

Trigger terjadinya Lay-off

Umumnya, terjadinya lay-off atau PHK besar-besaran adalah dalam situasi ekonomi memburuk atau perusahaan dalam keadaan merugi. PHK dianggap satu-satunya cara untuk menyelamatkan perusahaan dari kebangkrutan.

Tapi, ternyata bukan ancaman rugi yang selalu mengawali rencana PHK. Banyak rencana PHK dimulai berdasarkan sebuah analisa terhadap situasi bisnis dan ekonomi secara makro (business forecast & outlook). Terkadang perusahaan melakukan PHK besar-besaran tidak di saat perusahaan rugi, malah sedang untung! Namun para eksekutif telah melihat outlook yang suram terkait masa depan bisnisnya jika tidak melakukan perubahan yang signifikan. Artinya, PHK sering merupakan tindakan pre-emptive berdasarkan forecast

Sebagai contoh, di industri jasa minyak/gas di akhir tahun 2014 ada tiga perusahaan besar yakni Baker Hughes, Halliburton, Schulmberger semuanya membukukan revenue kuartal empat yang sangat kuat, namun tetap mereka melakukan PHK: Schulmberger 9000 karyawan, Baker Hughes 7000 karyawan, dan Halliburton 1000 karyawan.

Jadi menurut saya, lay off biasanya lebih di-drive oleh business outlook dan strategi jangka pendek daripada untuk menghindari kerugian saat ini.

Selain dipengaruhi business outlook dan perkembangan ekonomi global, banyak perusahaan juga menggunakan PHK untuk mendapatkan postur perusahaan yang lebih ramping, biasanya akibat menjadi terlalu gemuk di saat bisnis sedang berjalan bagus. Rata-rata para eksekutif mulai melihat Cost Ratio sudah terlalu tinggi dalam postur keuangan perusahaan dan melihat peluang untuk mengurangi biaya dari pengurangan karyawan.

Dari situ, ada kemungkinan eksekutif perusahaan mengasumsikan pasar saham akan lebih senang jika mereka melakukan PHK. Mereka berharap harga saham akan naik karena PHK dianggap sebagai langkah positif oleh analis dan dan investor. Kenyataannya, justru asumsi itu sering salah! Harga saham malah sering anjlok jika pasar melihat PHK sebagai sebuah kegagalan manajemen mengelola workforce.

Oleh karena itu, saya ingin mengulangi kata-kata Paul Krugman, bahwa meningkatkan produktivitas adalah cara paling jitu bagi setiap perusahaan.

Bagi perusahaan yang sedang mempertimbangkan PHK, saya ingin mengajukan sebuah kerangka yang saya sebut Transformative Productivity.

Transformative Productivity, sebuah alternatif sebelum PHK.

Framewrok ini saya sebut Transormative Productivity karena jalan terbaik dalam menghindari kerugian saat bisnis sedang sulit adalah melakukan usaha peningkatan produktivitas yang memang benar-benar mentransformasi perusahaan anda menjadi ramping dan siap bertarung saat ekonomi membaik.

Sekali lagi saya ingin menggunakan analogi dalam menurunkan obesitas bahwa PHK itu adalah ibaratnya sedot lemak, sementara Transformative Productivity adalah anjurann untuk berolahraga dan mengatur pola makan lebih ketat. Hasilnya mungkin sama-sama berat badan berkurang, namun dengan Transformative Productivity, perusahaan anda juga akan lebih berotot dan siap berkompetisi.

Seperti layaknya diet ketat dan olahraga dengan disiplin, cara Transformative Productivity ini adalah cara yang sudah kita ketahui dan cara yang berat, tapi ini adalah cara yang lebih baik dari PHK.

Bagaimana melakukan Transformative Productivity

Ada 3 level review dan exercise yang perlu dilakukan jika kita benar-benar ingin mentransformasi perusahaan kita, yang bisa di gambarkan dalam piramida sederhana ini.

Dalam masa sulit, usaha perbaikan produktivitas harus terjadi di semua level: dari level strategi, team sampai individu

1. Di level Proposition atau Strategis

Ibaratnya seorang pria yang kelebihan badan, sebelum mengikuti exerciseoleh seorang personal trainer, latihan perlu disesuaikan dengan tujuan exercise: apakah ia atlet, seorang petinju, pelari marathon, atau orang yang sedang sakit, atau malah seorang eksekutif.

Begitu juga dengan sebuah perusahaan, yang pertama kali adalah perlu dianalisa adalah produktivitas proposition perusahaan anda. Bagaimana kompetisi terjadi antara perusahaan anda dengan para pesaing.

Apakah produk atau jasa anda memang benar-benar disukai oleh customeranda?

Untuk itu anda perlu meihat dan menggali lebih dalam financial statementperusahaan anda. Mulai dari indikator paling umum misalnya Revenue per bulan, Cost Ratio, dan lain-lain.

Sampai disini mungkin tidak banyak perbedaan dengan rencana PHK anda, karena mungkin timbul sebuah kesimpulan, “wah cost kita terlalu tinggi jadi lebih baik kita kurang salah satu komponen cost yakni karyawan”.

Sebelum sampai pada kesimpulan itu, saya menganjurkan juga dilakukan reviewdi level strategi untuk hal-hal seperti ini:

  • Bagaimana reaksi customer dalam situasi ekonomi sulit seperti saat ini? Apakah akan ada perubahan dari sisi customer demand/loyalty jika perusahaan kita melakukan perubahan di sisi pricing?
  • Apakah setiap customer menghasilkan keuntungan? Bisakah kita menggunakan analisa untuk melihat customer berdasarkan kontribusi profitability, lalu melakukan perubahan strategi dalam produk dan pelayanan?
  • Jika perusahaan kita memiliki beberapa lini produk atau kantor cabang atau daerah operasi, seluruh analisa di atas bisa kita gabungkan dengan melihat komponen kontribusi revenue masing-masing produk/cabang/daerah operasi relatif terhadap biaya yang timbul.
  • Sebelum melakukan PHK, sebaiknya anda melakukan review terhadap decision making process dan approval layers di dalam organisasi anda. Kecepatan dalam mengambil keputusan atau banyaknya tanda tangan dalam mengambil keputusan sangat berpengaruh terhadap banyaknya inefisiensi dalam perusahaan anda.
  • Lakukan review terhadap proyek-proyek yang memerlukan kapital besar dan perlu waktu yang panjang. Adakah proyek yang bisa kita tunda

2. Di level Process atau team:

Jika di level strategis kita melihat Revenue/bulan, maka di level proses kita bisa melihat lebih jauh di level departemen dan proses. Cara pikir yang harus kita gunakan adalah tiap tim/departemen memerlukan lensa yang berbeda dan tidak bisa digeneralisir dengan menggunakan kata “pokoknya” atau “given”, misalnya,

“Pokoknya tiap departemen harus memangkas biaya 30%”

atau

“It is given. Setiap team harus mengurang pegawai 10%”.

Cara yang tepat agar perusahaan anda benar-benar berhasil bertransformasi adalah melihat kontribusi dan hubungan antara strategi/proposisi perusahaan dalam kaitannya dengan setiap tim. Misalnya,

  • Untuk tim Sales, misalnya kita fokus kepada indikator Revenue contributed by Sales Team/month. Ada keselarasan antara apa yang menjadi indikator di level korporasi dan level team/departemen. Dari situ dilakukan review terhadap trend yang ada untuk dilakukan perbaikan.
  • Bagian Marketing bisa fokus pada komponen biaya dan analisa product & customer profitability yang dipadukan dengan analisa terhadap cost ratio(misalnya advertising, promotion, dan biaya-biaya marketing lain). Jika bagian Marketing mengeluarkan banyak biaya karena co-brandingdan partnership, ini saatnya untuk negosiasi ulang kontrak-kontrak anda. Hal ini terutama jika customer anda tidak terlalu appreciate dengan apa yang anda keluarkan. Ini pengalaman yang pernah saya alami sendiri. Jangan berasumsi bahwa setiap biaya yang kita keluarkan dalam marketing ada nilainya buat customer.
  • Bagian Finance & Accounting bisa fokus kepada faktor-faktor seperti manajemen terhadap working capital misalnya Cash Collection untuk Account Receivables, ataupun mengatur agar tidak terlalu cepat membayar pihak ketiga; seringkali sebuah perusahaan membayar lebih cepat dibanding yang tercantum dalam kontrak, ini akibat tidak mempunyai tracking yang baik atau karena petugas pelaksana tidak mengerti efeknya buat cash flowperusahaan.
  • Bagian Supply Chain Management, Operations, Maintenance bisa berkoordinasi untuk melihat rantai suplai mulai dari pembelian sampai delivery untuk memastikan tidak ada inventory yang dibeli dalam jumlah berlebihan serta bekerjasama dalam usaha-usaha mengurangi inventori.
  • Cross-functional department bisa melihat lagi isu-isu lintas sektoral (misalkan terkait internal policy) untuk bisa dilakukan simplifikasi.

3. Di level People atau individual

Dengan melakukan review secara sistematis di level Proposition dan Processdi atas, saya sangat yakin kita akan banyak mendapatkan ide dan opportunityuntuk meningkatkan produktivitas di level individu.

  • Misalnya, saat kita memperbaiki revenue di departemen Sales, kita mungkin akan menemukan bahwa sebenarnya revenue per bulan mempunyai korelasi dengan jumlah calls yang dilakukan setiap staff penjualan dalam satu hari.
  • Bisa juga anda akan menemukan ide bahwa dalam situasi sulit ini, staff sales bisa sekaligus dimanfaatkan untuk menjadi support team dalam mempercepat cash collection (ini misalnya, lho).
  • Jika Tim Marketing banyak mengeluarkan biaya untuk advertising/creative/ talent, dalam usaha cost reduction sambil meningkatkan produktivitas, mungkin saatnya menantang mereka untuk mengerjakan semuanya in-house.
  • Jika banyak ada perjalanan bisnis, saatnya melakukan evaluasi apakah ada cara lain yang lebih murah yang bisa dilakukan dengan teknologi yang sudah ada dan tersedia gratis dari berbagai layanan digital abad ini.
  • Dibandingkan perusahaan mengeluarkan memorandum yang menginstruksikan bahwa “Perusahaan sedang melakukan usaha cost reduction dan sejak 1 September 2015, suplai kopi ditiadakan di semua pantry/meeting room” saya merekomendasikan manajemen untuk mengadakan kontes “cost reduction” yang bisa diikuti setiap karyawan. Lebih baik lagi jika tema kontes disesuaikan dengan hasil evaluasi di level Proposition/Strategic dan Process/Team di atas. Dalam perjalanan karir saya, saya banyak sekali melihat ide cemerlang karyawan yang bisa menghemat lebih signifikan di banding menghilangkan kopi di pantri.

Kalau disimpulkan, Transformative Productivity adalah sebuah usaha sistematis untuk meningkatkan produktivitas dan mengurangi biaya yang dimulai dari level strategis dan dilakukan alignment sampai ke level proses dan individu.

Ini cara yang tidak mudah dan perlu komitmen tinggi; tapi saya sangat yakin cara ini jauh lebih baik dibanding melakukan PHK besar-besaran.

Apa yang perusahaan anda butuhkan untuk melakukan Transformative Productivity?

  1. Strong, committed and engaged leadership
  2. Keberanian setiap pemimpin to question everything thought to be obvious and normal.
  3. Cross-functional team yang terdiri dari:
  • Sosok leader yang sudah terbukti pengalamannya
  • Orang yang berpengalaman memegang PMO (Project Management Office) untuk memastikan alignment, control dan tracking
  • Orang yang berpengalaman dalam Change Management
  • Orang yang mempunyai kemampuan bagus dalam analisa (quantitative & qualitative)Anggota tim yang mempunyai track record in getting things done

Selamat Mencoba!

Tentang Bahagia

birds happy

 

Adakah kamu yang pernah dikhianati seseorang yang sangat kamu cintai? Dan sampai saat ini , hal itu membuat kamu menderita ? Dikhianati memang sakit, namun tahukah kamu bahwa rasa takut akan dikhianati itulah sebenarnya yang membuat kamu menderita? Karena seperti memar di kaki saat jatuh, rasa sakit itu sebenarnya sudah sembuh. Yang membekas dan membuat kita menderita sebenarnya ketakutan hal buruk itu akan terjadi lagi.

Rasa takut adalah penghalang terbesar kita untuk bahagia.

Dan bagi kamu yang sedang berbahagia karena cinta. Apakah di saat yang bersamaan (di lubuk terdalam hatimu) kamu takut bahwa momen indah ini akan berlalu? Diam-diam ketakutan menelisik di dalam hatimu, khawatir kebahagiaan ini akan berlalu. Dan perasaan ini membuat kamu tidak berani terlalu bahagia. Terlalu takut bahwa kebahagiaan ini pada akhirnya akan menyakiti?

Rasa takut adalah penghalang terbesar kita untuk bahagia.

Mengapa mengerti tentang rasa takut ini penting buat saya? Betul sekali, rasa takut dan perasaan tidak bahagia membuat kita tidak produktif.

Tulisan ini adalah epilog dari seri Productivity Diary yang akhirnya saya putuskan untuk dijadikan sebuah buku yang akan saya hadiahkan kepada teman, sahabat, dan orang terdekat saya. Awalnya bagian tentang bahagia ini saya simpan sendiri dan tidak ingin saya publish karena terlalu sedikit yang saya tahu. Dan sejujurnya saya belum tahu jawaban terbaik untuk mencapai bahagia. Namun seperti kata teman saya Wustuk, menulis itu adalah sebuah kejujuran dan keberanian, akhirnya saya putuskan untuk menuliskan saja; Sebagai pengingat diri.

Sumber ketidakbahagiaan: Aversion dan Grasping

Ketakutan akan sesuatu yang jelek menimpa kita bukanlah hanya masalah cinta, seperti dikihianati pacar atau suami. Nyatanya, ini salah satu sumber terbesar dari rasa tidak bahagia yang menimpa kebanyakan manusia. Takut kehilangan pekerjaan, takut tidak punya uang, takut terjadi hal yang buruk terhadap anak-anak atau orang yang kita cintai. Takut dengan pendapat orang lain atau takut dianggap miskin.

Semua ketakutan ini disebut Aversion.

Ada kondisi sebaliknya, namun juga merupakan sumber rasa tidak bahagia. Tidak ingin kehilangan hal yang berharga dalam hidup kita. Anda punya harta melimpah, dan tidak ingin harta itu berkurang. Anda mempunyai karir cemerlang dan ingin memastikan agar itu melekat seumur hidup anda. Anda mempunyai keluarga yang bahagia, dan anda takut akan kehilangan mereka. Setiap malam anda menyimpan kekuatiran bahwa apa yang anda punya saat ini akan hilang. Dan anda menjadi tidak bahagia.

Semua ketakutan ini disebut Grasping.

Let it be. Let it go.

Jika ada dua lagu yang bisa kita jadikan pedoman hidup untuk bahagia, maka itu adalah lagu dari band legendaris The Beatles dan lagu dari film Frozen.

Cara terbaik menghindari aversion dan grasping adalah Let it be dan Let it go.

Mengikhlaskan bahwa sesuatu yang buruk mungkin terjadi di luar kuasa kita. Bahwa kita sudah berusaha tapi hasilnya masih tidak baik. Let it be.

Merelakan dan memaafkan jika ada sesuatu yang jelek menimpa kita. Kesalahan yang orang lakukan terhadap kita. Dan juga kesalahan yang kita lakukan terhadap orang lain. Maafkan. Minta maaflah. Let it go.

Walaupun cukup mudah dituliskan dan dikatakan, kenyataannya saya belum mampu melakukan hal itu dengan baik. Cara terbaik untuk mencapai itu menurut saya untuk selalu menyanyikan dua lirik lagu (yang kebetulan enak) itu:

Let it be…let it beeee….let it bee…oooh let it beee :)

Let it gooo let it gooo… :)

Like writing on the water

Jika masih susah juga, sebuah pepatah kuno menganjurkan kita untuk menuliskan setiap ketakutan, kekuatiran, dan rasa amarah muncul. Kali ini tuliskan semua emosi itu di atas air.

Berbahagia DAN makin produktif.

Kalau kita pahami diatas, apakah cara terbaik untuk hidup dan berbahagia adalah dengan duduk diam tanpa menginginkan apa-apa? Tidak melakukan apa-apa? Tidak mempunyai apa-apa?

Karena saya belum berencana menjadi seorang pertapa atau yogi, maka yang saya tiru adalah apa yang menjadi cara berpikir Tony Hsieh. Menurut pendiri Zappos ini, ada tiga jenis kebahagiaan yang dialami manusia:

  1. Pleasure: rasa senang yang muncul saat kita menikmati sesuatu. Makanan enak, pakaian yang indah, mobil, berlibur, dan semua hal yang kita nikmati. Dalam pleasure, kesenangan sangat terkait dengan panca indra kita. Kesenangan duniawi.
  2. Passion: rasa senang saat kita sangat menikmati sebuah proses. Mencintai pekerjaan, menikmati hobi seperti marathon, diving, basket, berkebun atau melukis. Kebahagiaan dalam passion ini lekat hubungannya dengan istilah Flow atau in the zone.
  3. Higher Purpose: rasa senang yang dalam karena hidup kita mempunyai sebuah misi besar yang ingin kita capai. Mahatma Gandhi yang ingin memerdekakan India dengan prinsip ahimsa dan satyagraha. Bung Karno, Bung Hatta dan para pendiri bangsa Indonesia yang mengabadikan hampir seluruh hidupnya untuk Indonesia Merdeka. Dalai Lama yang ingin melihat manusia di Planet Bumi saling mengasihi. Orang-orang yang mempunyai tujuan yang lebih tinggi dari sekadar menjalani hidup adalah orang-orang yang digambarkan mempunyai kebahagiaan yang dalam. Mereka mungkin pernah bersedih, tapi ada sebuah kekuatan yang selalu membuat mereka tegak dan bergerak lagi.

Menurut Tony Hsieh, sebagian besar orang tidak berbahagia, atau tidak bisa berbahagia dalam waktu lama karena terlalu mengejar pleasure, kadang-kadang mencoba menikmati passion, namun sedikit sekali meluangkan waktu untuk higher purpose. Ia menggambarkan pola pikir kebanyakan manusia adalah seperti piramida dibawah:

Kelemahan dari piramida diatas adalah bahwa jika kita terlalu banyak mengejar kesenangan duniawi, rasa bahagia itu tidak bertahan lama. Bekerja dengan passion akan memberikan kita kebahagiaan yang lebih lama, namun kebahagiaan tertinggi dan terdalam adalah jika kita mempunyai tujuan yang lebih besar dari hidup kita sendiri.

Membalikkan piramida kebahagiaan.

Oleh karena itu, Tony Hsieh menganjurkan agar kita membalikkan piramida kebahagiaan menjadi seperti dibawah:

Membuat sebuah tujuan yang menjadi Higher Purpose kita untuk menggerakkan hidup kita, meraih setiap aktivitas agar kita nikmati dalam Passion yang bergairah dan sekali-sekali menikmati Pleasure. Salah satu cara mengetahui tujuan hidup kita adalah dengan membayangkan kita sedang berbaring di ranjang kematian atau menulis obituari kita sendiri. Melakukan itu akan membantu kita untuk merenungkan apa yang ingin kita lakukan dalam sisa hidup kita?

Jika kita tahu apa yang ingin kita lakukan dalam hidup ini, saya yakin kita bisa melakukan berbagai hal setiap hari dengan tetap merasa berbahagia. Produktif dan berbahagia. Cool, huh?

Penutup

Saya tidak mengenal banyak puisi, namun puisi indah ini adalah salah satu favorit saya. Puisi yang membantu saya untuk berjuang mengatasi aversiondan grasping, serta mencoba mencari makna hidup saya sendiri. Mohon maaf atas terjemahan sangat bebas ala saya.

Wisma Tamu

(karya Jalaluddin Rumi)

Menjadi manusia adalah menjadi wisma tamu

Setiap saat ada yang datang

Kegembiraan, kesedihan, keburukan

Terkadang kesadaran singgah sebentar

Sebagai tamu tak diundang

Sambut dan jamu mereka semua!

Bahkan jika mereka adalah rombongan nestapa

Yang tanpa belas mengosongkan rumahmu

Mengangkut semua isinya

Tetap perlakukan setiap tamu dengan hormat

Ia mungkin membersihkanmu

Membawa kebahagiaan baru

Pikiran buruk, rasa malu, niat jahat

Temui mereka semua di depan pintu dengan tertawa

Dan ajak mereka masuk

Bersyukurlah atas siapun yang datang

Karena setiap tamu telah diutus

Sebagai pemandu dari alam sana

(Sebagian besar tulisan ini terinspirasi isi buku Search Inside Yourself karangan Chade Meng Tan)

Meningkatkan Produktivitas Saat Ekonomi Lesu (Beyond the Jargons)

 

 Dalam beberapa minggu ini tanda-tanda melemahnya denyut ekonomi Indonesia makin terasa. Kurs Rupiah terhadap Dollar yang makin melemah, harga minyak yang sangat rendah dan pasar property yang terus menurun. Beberapa diskusi dengan rekan-rekan pengusaha mengkonfirmasi kondisi ekonomi yang sedang lesu ini. It’s official! :(

Seruan peningkatan produktivitas Indonesia, menurut pendapat saya, sekarang ini hanya sebatas jargon. Peningkatan produktivitas tidak bisa di-manage hanya di level makro atau strategi di level tingkat negara. Produktivitas adalah ukuran output seorang pekerja per jam (atau dalam satuan waktu lain); dengan kata lain produktivitas riil harus dilakukan di level perusahaan, khususnya swasta.

Produktivitas Indonesia vs. negara sekitar

Dari sebuah laporan yang disusun dengan sangat baik oleh konsultan ternama McKinsey, saya mendapatkan data ini:

(Sumber: Southeast Asia at the crossroad: Three paths to prosperity — McKinsey Global Institute)

Jika saya simpulkan diagram di atas:

  • Biaya upah di Indonesia memang murah (dibanding negara-negara tetangga), namun karena produktivitas negara kita juga rendah, maka upah rendah itu tidak bisa menjadi keunggulan Indonesia, terutama dibandingkan China dan Singapura (lihat bagian paling kanan: Average daily output/wage).
  • Yang menarik adalah negara tetangga kita Singapura; walaupun upah di sana sangat tinggi, namun karena produktivitas jauh lebih tinggi, negara itu tetap menjadi negara yang menarik untuk investasi serta menghasilkan output lebih signifikan.
  • Opportunity terbesar buat kita di Indonesia adalah: bagaimana meningkatkan produktivitas kerja; dalam grafik itu, hanya Vietnam yang di bawah kita!

Mendefinisikan Ulang Arti “Bekerja”

Bagi banyak orang Indonesia, bekerja artinya “pergi ke kantor atau pergi ke tempat kerja”.

Bagi sebagian negara yang produktif, bekerja artinya menghasilkan outputatau value kepada orang lain (yang membayar kita).

Apakah anda bisa melihat bedanya?

Dengan definisi “bekerja berarti pergi ke kantor/tempat kerja”, yang penting adalah anda hadir di sana. Tidak perduli apakah anda hari ini menghasilkan output atau nilai tambah buat perusahaan anda. Selain itu tidak ada yang mengukur output kita…

Yang mengherankan, masih banyak organisasi yang menganut pola pikir ini. Semua diukur dari absen dan kepatuhan. Yang penting seorang karyawan hadir di kantor dan “tampak” sibuk. Padahal, dengan teknologi dan cara bekerja moderen, sangat gampang untuk kita “tampak produktif”. Jika saya mendapatkan fasilitas komputer, sangat mudah bagi saya untuk menghabiskan satu hari di depan komputer (membaca email, membuat presentasi, menghitung di spreadhseet) lalu beredar dari satu meeting ke meeting yang lain, tanpa hasil nyata. Begitu juga dengan seorang pekerja di lapangan; dengan adanya laptop/komputer/tablet yang ia gunakan, pekerja bisa sangat sibuk namun tidak menambah nilai kepada perusahaan.

Bringing back science to our workplace

Dalam banyak kesempatan, saat mengajurkan untuk mengukur produktivitas, saya sering menerima argumentasi bahwa pengukuran produktivitas hanya cocok untuk pekerja pabrik/buruh:

  • “saya engineer, pekerjaan saya terlalu bervariasi, tidak bisa diukur”
  • “saya orang sales, ini art bukan ilmu pasti”
  • “saya kerja di marketing, ukuran kami adalah brand awareness; sangat susah kalau diukur dengan ukuran produktivitas”

Padahal setiap pekerjaan bisa diukur dengan melihat output apa yang dihasilkan pekerjaan tersebut. Dengan ukuran output per pekerja sebagai indikator produktivitas, sebenarnya kita berusaha membawa sains ke dalam tempat kerja. Misalnya:

  • Seorang engineer bisa di ukur berapa banyak disain yang mereka hasilkan, berapa jumlah engineering review/analysis yang mereka lakukan per bulan?
  • Seorang sales person, bisa diukur berapa lead yang mereka follow up per hari? Berapa banyak telpon yang mereka lakukan? Berapa banyak lead yang akhirnya sukses menjadi penjualan?
  • Orang marketing bisa diukur dari efektivitas penggunaan biaya marketing terhadap portfolio growth? Malah mereka bisa menganalisis produktivitas tiap produk di dalam channel atau area geografi yang berbeda.

Produktivitas adalah tentang menggunakan data dan fakta untuk melihat output dan value yang diciptakan setiap orang dan setiap tim.

Resesi? Ekonomi melemah? Ini saatnya meningkatkan produkivitas!

Dalam situasi yang normal atau growth sedang tinggi, kadang-kadang yang muncul adalah jawaban ini:

“Pengukuran produktivitas itu ide yang cukup baik, sayangnya kami sedang tidak punya waktu untuk itu. Fokus kami adalah growth…growth..growth..!”

Nah, saat ekonomi melemah adalah saat yang tepat untuk melakukan evaluasi dan pengukuran terhadap output karyawan anda! Segera tugaskan orang-orang terbaik anda untuk melihat output dari skala korporasi sampai skala individu.

Segera tinggalkan paradigma lama yang melihat bahwa seorang pekerja sudah bekerja baik jika ia hadir sepanjang jam kantor dan tampak sibuk. Mulai siapkan indikator output di level individu dan organisasi.

Sekali lagi ingat, dengan bertebarannya PC, laptop, dan gadget, sangat mudah seorang karyawan untuk menghabiskan waktu di kantor tanpa menghasilkan output sama sekali.

Cara meningkatkan produktivitas perusahaan anda adalah untuk mulai mengukur output, menganalisa dan membuat perubahan agar hasilnya meningkat. Selain analisis, ada beberapa hal lagi yang bisa anda lakukan seperti memperbaiki housekeeping, memperbaiki pelaksanaan SOP dan mendorong knowledge sharing.

Akhir kata, saya ingin mengutip kata-kata terkenal ini:

“If you don’t measure it, you can’t control it. If you can’t control it, you can’t manage it”

Productivity Diary#6: Menangkap momen “in the zone”, meraih “taksu”

 

(image: shutterstock)

Catatan sebelumnya

Dari semua tulisan yang pernah saya buat, jika ada 2 tulisan yang saya ingin orang dekat (teman kerja, klien, bos, keluarga dan sahabat) benar-benar membaca adalah productivity diary#6 dan #7. Diary ke 6 sedang anda baca sekarang, sedangkan diary#7 berjudul “Menulis Obituari Saya Sendiri” akan dipublish minggu depan.

Dalam usaha mencari cara kerja lebih produktif, akhirnya pencarian saya sekarang sampai pada pencarian tentang apa makna hidup, the things I really enjoy, what I stand for, serta kembali kepada sebuah percakapan kecil dengan bapak di teras rumah sekitar tigapuluh tahun silam. Kali pertama saya mendengar sebuah kosa kata baru, taksu.

Selain berisi ikhtiar untuk bekerja lebih baik, ternyata tulisan-tulisan ini sekarang membawa ke ranah yang lebih personal. Oleh karenanya mudah-mudahan kerabat dan kolega saya ada yang mau membaca tulisan yang panjang ini :)

In the zone: dari basket, six sigma sampai book publishing

Saya pemain basket pas-pasan, tapi ternyata saya belajar banyak tentang berkarya dari olahraga ini. Alkisah, dua puluh tahun yang lalu di sebuah kampus di jalan Ganesha Bandung, saya sering mengisi waktu luang saya di kantin GKU dan lapangan basket bersama teman-teman satu jurusan. Di pinggir lapangan basket, awalnya saya hanya duduk-duduk menonton teman-teman saya bermain basket. Karena mereka sering kurang pemain, maka seringkali saya diajak sebagai pelengkap penderita. Dan kami melakukan itu hampir setiap hari, berebutan dengan begitu banyak mahasiswa pencinta basket di kampus, anak basket beneran, dan aktivis kampus yang ingin menggunakan lapangan untuk demo.

Walaupun bermain hampir tiap hari, saya tetaplah pemain basket yang payah. Namun ada sesuatu saat bermain basket yang membuat saya kecanduan. Ada saatnya saat bermain saya merasa begitu tenang. Saat memegang bola saya rasanya seperti melihat teman dan lawan dalam gerakan slow-motion. S.L.O.M.O. Waktu seakan bergerak sangat lambat namun berlalu sangat cepat. Saat kami tertawa senang, tawa itu seakan-akan terpatri dalam keabadian. Beku dalam rasa bahagia. Tapi momen-momen itu tidak datang setiap saat. Hanya bisa dihitung dengan jari dalam kurun waktu empat tahunan.

Saat itu saya tidak terlalu tahu fenomena itu, yang jelas saya punya motivasi besar untuk tetap bermain basket saat sudah bekerja. Dan itu yang saya lakukan. Saya sangat beruntung akhirnya berteman dan bersahabat dengan teman sekerja di sebuah camp di Duri (Riau) yang menjadi teman bermain basket. Awalnya tiap sabtu pagi, sekali seminggu. Lalu dua kali seminggu. tiga kali seminggu dan akhirnya membentuk liga basket. Dan momen itu hadir lebih sering. Kebahagiaan dalam bermain dan tertawa bersama sahabat. Matahari bersinar lebih cerah tapi tidak terasa menyengat. Dan melihat lawan seperti bergerak dalam slow-motion. Kembali, beku dalam rasa bahagia. Tak bisa dipungkiri, saya memasukkan semua teman bermain basket dari jaman di kampus, di Duri, dan di Jakarta dalam kategori sahabat.

Setelah mengalami fenomena slow-motion dalam bermain basket cukup sering, saya mulai bisa menandai momen yang sama itu kadang-kadang muncul juga saat saya bekerja di Caltex. Seorang engineer senior meminta saya untuk melakukan time-motion-study untuk sebuah proses. Data dan mapping yang kami dapatkan lalu kami gunakan dalam melakukan re-engineering proses. Menganalisis data dan membedah prosesnya. Rasa nyaman dan tenang itu muncul lagi. Slow-motion. Whoa, I like this job. Begitu saya berpikir. Perasaan yang sama muncul setiap kali saya diminta untuk bekerja mengolah dan mengerti data. Dan lalu saya dikirim untuk training Six Sigma dan lalu belakangan Lean Thinking. Ada hal-hal di dalamnya yang saya bisa nikmati dalam suasana yang smooth dan effortless. Mengerjakan beberapa improvement bersama cross-functional team…betapa saya menikmati bekerja dengan data, menganalisis, mengerti dan menerapkan sebuah aksi bersama sebuah kelompok kerja. I could still see it vividly in slow-motion. Menyetir ke steam station 5. Berdebat seru dengan para operator. Menyerap ilmu dari pengalaman lapangan; menunjukkan data dan grafik kepada mereka. Fine-tuning steam generator. Mengamati asap pembakaran. Menikmati pesta durian saat improvement berhasil.

Di perusahaan berikutnya, GE, saya mendapatkan sensasi yang sama setelah dikenalkan dengan konsep rapid improvement workshop, yang di perusahaan itu diberi nama Action Work Out. Di hampir setiap Work Out, perasaan damai yang tenang di tengah keriuhan debat yang sering berakhir setelah hari gelap. Whoa, I love this job. Ketika saya ditugaskan ke bagian CRM (Customer Relationship Management) setiap orang yang menyukai data analysis tahu itu seperti pencinta surfing dikirim ke Bali atau NiasCRM adalah surganya data.

Mengenal in the zone atau flow

Saat saya membaca beberapa buku Malcom Gladwell bertahun-tahun setelah saya mengalami slow-motion pertama di lapangan basket, saya akhirnya tahu bahwa saya mengalami momen yang disebut in the zone atau dalam bahasa teknis disebut sebagai Flow oleh Mihaly Csikszentmihalyi. Setiap atlet hebat akan (berusaha) menangkap momen in dalam performa-nya. Tapi kenapa saya, yang bahkan dalam seleksi level kelurahan pasti tidak terpilih, bisa memasuki momen itu? Ini jawabannya (klik untuk penjelasan langsung dari ahlinya).

Saat seseorang sangat menikmati yang ia lakukan, seluruh energi dan pikirannya akan terserap ke dalam yang ia lakukan. Konsep waktu akan hilang. Our body would disappear. Problems…identity..disappear. Saat momen inilah tubuh kita seakan-akan punya pikiran sendiri yang secara otomatis mengikuti apa yang kita inginkan. Bagi para atlet hebat seperti Michael Jordan atau Lebron James, inilah saat mereka bergerak seperti menari, effortless tapi mematikan! Berada dalam kondisi in the zone akan membuat setiap orang sangat produktif karena seluruh kemampuan keluar maksimum tanpa usaha yang sangat harus dipaksa. Bagi orang seperti saya, paling tidak perasaan “penuh” dan “kosong” di saat bersamaan menjadi sebuah kebahagiaan tersendiri. Tapi ada satu yang saya mengerti sekarang. When I really enjoy something, I can move into the “flow”. Tak heran, saat pacaran dulu momen ini akan muncul dengan rajin..begitu juga saat menimang anak-anak saya pertama kali. It’s quiet..peace..timeless..freezing in the eternity.

Marking the joy or bad moment

Sejak mengerti itu, saya lalu memulai sebuah kebiasaan baru yakni menandai setiap experience dan aktivitas dalam kategori joy or bad moment. Thumb up or thumb down. Atau kalau meminjam istilah Steve Jobscool atau bozo.

Ini daftar joy/thumb up/cool saya:

  • Basket (sekarang sudah tidak bisa) diganti jalan pagi
  • Waktu bersama keluarga, main bareng anak
  • Memahami data dan mengerti implikasinya terhadap proses atau bisnis
  • Action work out atau rapid improvement workshop; pada dasarnya saya menikmati setiap kerja kelompok yang berorientasi pada action
  • Membaca apa saja
  • Menulis apa saja…that’s why you read this :) Thank you!
  • Berdiskusi tentang menerbitkan buku/book publishing (yes, I enjoy even just by talking about the plan!!!)
  • Bangun subuh, tapi kalau bisa siang tidur sebentar :)
  • Nonton live concert (musik apa saja); kalau nonton musik, saya bisa sendirian ngga pernah mati gaya :)
  • Pearl Jam (mendengarkan, membaca tulisan, lirik, membolak-balik buku fotonya, ngobrol, baca tulisan dan komentar fans).
  • Bengong di alam terbuka, atau sambil pura-pura olahraga
  • Memberi pelatihan/menjadi trainer
  • Nyanyi (peringatan: kualitasnya termasuk kategori toxic buat mahluk hidup hahahaha!)

Dan ini daftar bad moment/thumb down/bozo versi saya (ini selera pribadi, bukan bersifat universal ke setiap orang):

  • Menyetir mobil di jalanan yang macet, atau di jalanan yang rusak, atau di jalanan yang banyak bis/truk nyetir ugal-ugalan (dalam ukuran Indonesia, mungkin ini bisa ditulis lebih singkat “ngga suka nyetir” :) Tapi sejujurnya, saya menikmati nyetir di Bali, terutama antara Singaraja — desa Kalianget, kampung saya. Lurus, mulus dan di pinggir pantai)
  • Meeting yang tak berkesudahan dengan agenda yang tak jelas
  • Ceremonial event; bisa dibilang hampir semua acara seremoni …mulai dari gala dinner, acara kantor resmi, acara keluarga, acara adat, acara agama…I am just not into it…terutama kalau seremoni yang pakem-nya sangat ketat dan harus formal. Semakin formal, semakin mati gaya.
  • Ke disko/clubbing: selalu merasa mati gaya di tempat-tempat clubbing. Mungkin karena selera saya ngga ke techno/hip-hop atau mungkin karena minder sih…
  • Ngobrol dengan orang yang pikirannya duit terus; saya sangat mengagumi banyak pebisnis, terutama karena cara berpikir mereka yang umumnya sangat pragmatis dan action oriented. Ini tipe yang saya suka. Tapi yang suka bikin mood saya jelek adalah orang yang dari awal sampai akhir, pikiran dan omongannya duiiit terus atau yang semua hal dinilai dari uang.
  • Buku-buku motivasi “cara singkat jadi kaya”, “jadi milyuner tanpa modal”, “revolusi uang”, “berkebun emas’, dll,

Mencari titik optimum buat produktivitas

Mengetahui apa yang saya suka dan nikmati menjadi penting karena ternyata bisa membantu lebih produktif. Di sisi lain, saya menghindari aktivitas yang tidak saya suka.

Tentu saja selain karena enjoy, ada hal lain yang perlu dipertimbangkan agar menjadi produktif. Misalnya, kesukaan saya main basket. Walaupun saya suka, tapi saya pemain yang payah alias tidak kompeten. Selain itu orang lain tidak menilai aktivitas saya itu bermanfaat, jadi tidak ada orang yang membayar saya untuk main basket:)

Oleh karenanya, saya menggunakan lingkaran yang sering kita lihat di berbagai media ini:

Untuk saya, saat ini titik optimum saya adalah di area business process management dan continuous improvement. Saya sangat menyukai bidangnya, cukup mempunyai pengalaman dan dasar, serta (mungkin) berguna buat orang lain. Paling tidak, ada yang mau membayar untuk apa yang saya lakukan. Titik optimum itu menyebabkan dorongan untuk selalu menggali pengalaman dan ilmu baru di sekitar area itu tidak pernah membosankan. Selain itu makin lama dipelajari, baru mulai terasa bahwa apa yang saya tahu masih jauh sekali dibawah profesional yang bergerak di bidang yang sama di luar negeri…

Meraih taksu

Sebagai layaknya orang Bali yang tinggal dan dibesarkan di pulau yang dulu dijuluki Nusa Damai ini, masa kecil saya sering diajak ke kampung untuk mengikuti upacara agama. Saya mempunyai kesenangan menonton orang memainkan gamelan di pura. Yang membuat saya tertarik adalah tingkah-laku para penabuh yang memainkan gamelan. Tubuh mereka seakan ikut menari, senyum merekah lebar di bibir mereka. Kadang kala mereka akan saling melakukan kontak mata, saling melirik, memberi tanda dan lalu tertawa terbahak-bahak sambil menggebuk kendang atau memacu gangsaYes, they are having so much fun! Di kali lain saya melihat seseorang menarikan tari Topeng Tua, yang benar-benar seperti orang tua; padahal saya tahu ia seorang guru olahraga yang kadang-kadang menjadi Arjuna di sendratari. Ia bukan layaknya orang muda yang memakai topeng tua, tapi ia bagaikan orang tua yang dipaksa menari!

Dalam sebuah obrolan di teras rumah, saya menanyakan itu kepada (alm) Bapak. Ia berkata, “oh itu namanya taksu. Setiap orang harus menemukan taksu-nya agar apa yang dilakukan punya jiwa.” Sesingkat itu penjelasan Bapak saya. Saat itu saya berpikir, taksu adalah suatu ilmu untuk penari atau penabuh. Malah kebayang taksu adalah suatu ilmu mistik. Dengan perjalanan waktu, saya mulai melihat patung yang memiliki “jiwa”. Lukisan yang memiliki “jiwa”. Dan mulai mendapatkan pengalaman memiliki guru sekolah yang sangat menjiwai perannya. Bidan yang sangat dicintai tetangga-tetangganya. Ooh…ternyata bukan hanya seniman. Bukan pula ilmu mistik.

Bertahun-tahun mencoba memberi makna pada kata taksu, akhirnya yang paling dekat bagi saya penjelasannya adalah istilah shokunin dalam bahasa Jepang, seperti yang selintas bisa dilihat dalam trailer film Jiro Dream of Sushi ini:

That I must do what I love; Love what I do. And never stop improving myself. So I can give some value to my output, and maybe I can help some other people along the way…

Tidak masalah apakah saya menjadi penjual sushi, direktur, guru, pengusaha, seniman, investor atau pemulung. Yang penting, saya memberikan jiwa kepada apa yang saya kerjakan.

Bagi saya, itulah taksu.

Sebuah kata sederhana yang akan saya coba raih dalam sisa hidup saya.

Bersambung ke diary #7 sekaligus catatan terakhir.

Productivity Diary #5: Mengatasi marah, takut, dan “amygdala hijack” lainnya

 

Ini temanya masih nyambung dengan posting sebelumnya, karena setelah catatan #2 dan #3, productivity diary saya akan makin banyak membahas peran otak dalam meningkatkan produktivitas. Dan sejak #4, bisa dibilang saya sampai saat menulis ini masih struggling. Mulai bisa memahami tapi secara praktik masih on-off. Kadang-kadang berhasil, lebih sering blong :)

Kali ini adalah catatan tentang usaha saya memahami dan mengurangi kemarahan yang datang tiba-tiba, rasa takut dan khawatir yang berlebihan. Kenapa penting buat saya? Betul, karena perasaan seperti itu bikin saya tidak produktif. Malah sering “menghancurkan satu hari” karena gara-gara marah-marah di pagi hari, saya kehilangan mood untuk bekerja.

Eits bukan cuma saya. Pernah lihat anggota DPR yang adu pukul di Senayan? Ingat Zinedine Zidane menghantamkan kepalanya ke pemain Italia, yang menyebabkan ia dikeluarkan dari lapangan dan akhirnya Perancis kalah di Final Piala Dunia 2006?

Nothing as it seems…

Beberapa orang yang mengenal saya terutama lima tahun ini pada umumnya mengenal saya sebagai orang yang cukup sabar (hahaha…). Tapi bagi yang sudah mengenal saya cukup lama, sering bekerja bareng ataupun berada di sekitar saya cukup rutin (misalnya istri dan keluarga saya), mungkin akan punya pendapat bahwa kadang-kadang saya masuk kategori pria “darah tinggi” :)

Dalam pekerjaan, saya pernah berdebat sampai pada titik dimana saya sangat defensif dan mengucapkan berbagai pernyataan “tidak pas” untuk membela diri atau menyerang lawan. Jika melihat sebuah pekerjaan tidak diselesaikan dengan baik oleh tim saya, “bakat terpendam” sering muncul; rekan dan tim saya ada yang memberikan feedback, bahwa kadang-kadang saya bisa menjadi sangat sinis dan bermulut tajam.

Di lapangan basket, saya pernah hampir berkelahi secara fisik! Mungkin kejadian ini banyak dialami teman-teman lain, cuma untuk kasus saya yang jadi lucu adalah lawan saya masih SMA dan waktu itu saya sudah bekerja di sebuah perusahaan. Sungguh memalukan…(untung ada yang lebih epic kayak tragedi Zidane di atas).

Saat menyetir, seringkali kendaraan saya diserobot oleh kendaraan lain dalam sebuah kemacetan yang sangat panjang dan saya menjadi sangat agresif mulai dari klakson sampai tindakan-tindakan nekat yang membuat istri saya sangat marah.

What was I thinking?!

Apa yang terjadi? Kenapa bisa seperti itu? Apa yang ada di pikiran saat itu?

Sekali lagi hal ini penting buat saya karena setelah mengalami kejadian seperti di atas butuh waktu yang lama untuk mengembalikan mood agar bisa bekerja produktif. Itu belum termasuk “damage control” untuk meminta maaf, menghilangkan rasa malu dan mengembalikan kredibilitas. Hahaha!

Nah, ini yang menarik…

Marah hanya satu dari sekian banyak emosi kita.

Siapa yang pernah mengalami ini…

Kita diminta untuk melakukan presentasi ke Board of Director minggu depan, dan selama 7 hari 7 malam perut kita mules setiap kali membayangkan pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan atau membayangkan kita akan melakukan ketololan. Tapi saat ingin mempersiapkan diri malah tidak bisa konsentrasi, karena otak tidak bisa diajak kerjasama lagi…

Kita membaca berita-berita tentang resesi, inflasi, dan pemutusan hubungan kerja besar-besaran. Tanpa disadari, bayangan itu menghantui dan menyebabkan rasa khawatir berkepanjangan yang menyebabkan susah tidur. Akibatnya? Di saat jam kerja kita malah mengantuk dan tidak bersemangat! Keinginan sih bisa tidur di malam hari dan tidak terlalu khawatir. Namun yang terjadi sebaliknya…kenapa jadi seperti itu?

Ada opportunity yang ditawarkan seorang rekan, namun dalam pikiran kita rasanya tidak mampu. Takut gagal. Malas juga rasanya untuk harus bertemu orang di industri yang tidak kita kenal dengan baik. Ada keinginan untuk mencoba, ada juga rasa takut. Akhirnya galau!

Mengenal Amygdala Hijack

(image: Amazon.com)

Istilah Amygdala Hijack diciptakan oleh Daniel Goleman, sang Bapak Emotional Intelligence. Namun istilah dan inspirasi tentang cara menghandle ini saya dapatkan dari buku berjudul Search Inside Yourself, sebuah buku yang ditulis Chade Meng Tan, seorang engineer Google, berdasarkan training di perusahaan terkenal itu.

Amygdala adalah bagian otak yang salah satu fungsinya adalah menyimpan memori terkait emosi. Jika di awal evolusi-nya manusia menyentuh api dan terbakar, maka amygdala menyimpan memori ketakutan dan rasa sakit terbakar itu. Jika dulu nenek moyang kita kesakitan karena digigit ular beracun, amygdala menyimpan memori abadi tentang ular dan bahayanya. Otak manusia berfungsi memastikan survival ras-nya dan amygdala memegang peran besar dalam tugas itu.

Nah, di saat otak melihat ada “ancaman” terhadap kita, amygdala akan membajak mekanisme berpikir rasional dan menyiapkan respon super cepat yang hanya terdiri dari tiga pilihan: FlightFightFreeze.

Moto dari amygdala (kalau ada) adalah “it’s better safe than sorry”.

Misalnya kita melihat ular, dan tanpa pikir panjang kita lari terbirit-birit, maka itu termasuk amygdala hijack. Otak rasional kita di by-pass dan memerintahkan tubuh kita langsung lari. Tanpa berpikir, seluruh tubuh kita sudah lari secepat kilat. Otot menegang, jantung memompa lebih kencang, dan kaki terasa sangat ringan. Itu contoh flight response.

Dalam keadaan terdesak, seorang ibu menyelamatkan anaknya dari serangan perampok. Tanpa diperintah, sang ibu mengeluarkan semua tenaga dan jurus untuk melindungi anaknya. Fight response.

Saat mendapatkan berita yang mengagetkan, tubuh kita kaku tidak bergerak. Pikiran kosong, tidak tahu harus berbuat apa. Freeze response.

Lalu apa hubungannya dengan produktivitas kita?

Karena amygdala hijack juga bisa memberikan sinyal palsu.

Kekhawatiran kita akan presentasi di depan Board of Director, bagi amygdala diasosiasikan sebagai “ancaman” terhadap diri kita. Otak rasional kita langsung dibajak dan secepat kilat menyiapkan flight response. Jantung berdegup keras, tubuh dan otot menegang. Perut mules. Pengennya, kita ngga usah presentasi.

Kekhawatiran kita akan ekonomi yan memburuk, membuat amygdala membajak pikiran jernih kita. Langsung freeze mode. Bengong, bingung dan tidak tahu harus berbuat apa.

Intinya, saat kita melakukan sesuatu tanpa disadari, itu adalah bagian dari amygdala hijack. Ada yang bagus dan tepat (misalnya lari saat melihat ular), ada yang tidak bagus (misalnya “lari” saat diberikan tanggung jawab pekerjaan baru).

Yang kita perlu lakukan adalah mengenal mana stimulus yang benar, mana yang palsu. Karena jika rasional kita terlalu sering dibajak oleh amygdala, saat itulah produktivitas kita hilang!

Menyelamatkan otak rasional dari pembajakan

Berita bagusnya dari semua hal diatas adalah, kita bisa melatih diri kita untuk memahami dan menangani amygdala hijack.

Berita buruknya, perlu waktu dan latihan. Terus terang saja, saya termasuk murid yang lambat dalam hal ini. Dan ini sebabnya saya menulis hal ini panjang lebar, sebagai sebuah catatan untuk diri sendiri, serta membuat diri saya accountable di depan orang banyak yang membaca tulisan ini!

Karena saya menulis ini dalam konteks produktivitas bekerja, maka sebenarnya kejadian kita akan mendapat ancaman nyata (seperti nyawa terancam oleh binatang berbahaya) sangat kecil terjadi.

Oleh karenanya, ini langkah yang saya sedang lakukan setiap kali saya mulai merasa emosi saya ke arah negatif:

  1. Wait, sit and just breath

Victor Frankl terkenal mengatakan “antara stimulus dan respon, ada sebuah ruang. Dalam ruang itu terletak kebebasan dan kekuatan kita untuk memilih respon apa yang ingin kita keluarkan.”

Setiap saya mulai merasakan emosi seperti marah, malu, takut, atau khawatir, yang pertama kali saya lakukan adalah memberikan waktu paling tidak 15 detik untuk memahami “apa yang saya pikirkan?”. Sebelum saya mengeluarkan kata apapun atau melakukan tindakan apapun (misalnya menulis komentar di facebook!), saya memberikan kesempatan frontal neo cortex saya (alias si pikiran rasional) untuk memahami kenapa saya ingin melakukan hal itu?

Sambil duduk saya akan memusatkan pikiran pada nafas saya. Breath in; breath outJust breath, like your life depends on it. Pada intinya, berikan jarak, waktu, dan ruang, antara apa yang kita lihat/pikir, dan apa yang kita katakan/lakukan.

2. Perhatikan perubahan pada tubuh

Menurut para pakar emosi, lebih mudah mengamati perubahan emosi dari perubahan pada tubuh kita. Jantung yang mulai berdegup lebih kencang; rahang menegang, tangan mengepal, keringat mengalir atau bulu kuduk berdiri (hehehe…ini kalau lewat tempat gelap). Selain fisik luar, kita juga bisa merasakan perut yang mules, persendian lemas ataupun pikiran yang terasa penuh dan kalut.

Pada intinya, kita harus selalu awas dan menyadari perubahan yang ada. Kita tahu, amygdala sedang membajak pikiran kita…

3. Tandai dan sebutkan emosi yang kita rasakan

Cara yang ketiga dianjurkan oleh Matthew Lieberman, seorang pakar dari UCLA. Ia menyebutnya sebagai affect labelling.

Jika saya merasa sangat marah, setelah step 1 dan 2 diatas, saya harus mengatakan “ Saya sangat marah!”. Kalau saya takut, saya mengucapkan “saya takut.”

Menurut penelitian ilmiah, dengan menandai (labelling) dan mengatakan apa yang kita rasakan, peran amygdala akan berangsur di ambil alih oleh Medial Pre Frontal Cortex (MPFC) yang merupakan pusat keputusan di otak kita. Si rasional.

Permasalahan terbesar dari usaha diatas adalah menyadari bahwa kecepatan amygdala membajak pikiran kita adalah dalam kecepatan nano-detik, sehingga mengatasi emosi bukanlah hal yang mudah. Mau rasional, tapi omongan kasar udah keburu keluar :)

Namun mengingat emosi-emosi negatif yang tidak terkontrol bisa menyebabkan kinerja kita menurun dan tidak produktif, saya mendorong diri saya untuk berusaha melakukan tiga hal diatas.

Selain itu ada dua hal yang menyemangati saya.

Pertama, lanjutan dari kutipan Victor Frank diatas (Pak Victor ini belakangan menjadi idola saya. Bukunya Man’s Search for Meaning menjadi pegangan saya di saat galau):

“in our response lies our growth and happiness”.

Kedua, mengatasi emosi negatif bisa membantu saya untuk masuk dalam kondisi in the zone. Kondisi berkarya terbaik karena produktif dan menyenangkan.

Menurut saya, kesulitan melakukan semua hal diatas sepadan. Saya bahkan belum bisa dibilang mengatasi emosi saya dengan baik, tapi sudah mulai melihat ada kemajuan ke arah yang lebih baik. Agak mendingan lah dibanding sepuluh tahun lalu.

Bersambung ke catatan berikutnya…

Productivity Diary #4: Memaafkan dan Piknik untuk Lebih Produktif

Dua catatan terakhir sangat fokus pada hal teknis…

Kali ini adalah catatan struggling saya secara non-teknis untuk bisa lebih produktif. Kebetulan tema kali ini sangat cocok dengan suasana Idul Fitri.

Adalah benar kata orang-orang tua yang mengatakan bahwa manusia pada umumnya menghabiskan waktu dan energi untuk masa lalu dan masa depan. Lupa bahwa hidup itu terjadi saat ini.

Nostalgia masa lalu, kenangan indah, dendam pada seseorang, sampai penyesalan pada perbuatan yang kita lakukan (atau justru perbuatan yang tidak kita lakukan) sering mengisi hari-hari kita.

Masalahnya, hidup terjadi saat ini, bukan di masa lalu. Untuk bisa produktif, kita harus hidup di saat ini. At the present moment.

Saya pribadi sebenarnya tidak terlalu banyak memikirkan sesuatu yang telah terjadi. Saya bisa move on dengan cepat. Namun saya termasuk orang yang banyak memikirkan masa depan. Sering takut akan hal-hal yang belum terjadi. Ketakutan terhadap kegagalan karir, bisnis atau kematian. Saya punya kebiasaan untuk membuat rencana. Planning. Membuat antisipasi. Strategi. Risk Analysis. Eksekusi? Mendekati nol.

Masalahnya, untuk bisa menghasilkan sesuatu, kita harus lakukan sesuatu saat ini. Just do it, NOW!

Brain is an excellent visualization and planning machine, but…

…it could lead us to be unporductive.

Otak manusia adalah salah satu instrumen yang bertugas memastikan kelangsungan hidup ras manusia. Menurut pakar neuroscience (misalnya John Medina), tugas utama otak manusia bukanlah untuk berpikir melainkan untuk memastikan survival kita sebagai mahluk hidup.

Sakit hati dan dendam kepada seseorang bisa menyebabkan otak kita tanpa diperintah mengalokasikan energi untuk merencanakan apa yang harus kita lakukan kepada orang itu. Fight or Flight? Itu yang akan ada di benak kita. Otak kita akan memvisualisasikan semua hal yang nyata pernah terjadi, dan lebih banyak lagi hal-hal tidak nyata yang menghabiskan energi. Kita seringkali sering terjebak dalam visualisasi doom scenario yang membuat mood kerja kita hilang atau malah membuat batin sakit. Membuat fisik lemah dan depresi. Tidak produktif!

Ketakutan akan masa depan juga salah satu trigger otak untuk membuat doom scenario. Bagaimana kalau saya dipecat? Bagaimana saya akan menghidupi anak-istri saya. Bagaimana kalau saya meninggal saat anak saya masih kecil-kecil? Strategi apa yang harus disiapkan sejak saat ini? Bagaimana caranya menyiapkan semua hal agar jika terjadi apa-apa, everything has been prepared? Persiapan untuk masa depan sangat bagus, tapi menghabiskan banyak waktu untuk khawatir akan masa depan? Tidak Produktif!

Memaafkan, memutus doom scenario di otak kita

Dengan memaafkan orang lain kita akan bisa memutus lingkaran pikiran yang sebenarnya tidak perlu. Bagus untuk kita mengingat sebuah kesalahan dan mengambil pelajaran agar tidak terjadi lagi. Namun cukup sampai disitu dan tidak perlu memperpanjang hal-hal yang hanya membuat kita lelah sendiri. Forgive, but keep the lesson. Kalau bisa ciptakan sebuah karya, musik, buku atau bahkan bisnis yang terinspirasi dari sakit hati atau dendam itu. Ini baru produktif.

Memaafkan diri sendiri juga perlu untuk memutus doom scenario. Menyiapkan masa depan seperti asuransi dan investasi sangatlah penting. Namun menyadari bahwa saya sebagai manusia mempunyai kekurangan dan mungkin tidak bisa kontrol semua hal di dalam hidup kita dan hidup orang lain, akan membantu kita untuk mengantisipasi masa depan dengan fokus pada hal-hal produktif yang bisa kita lakukan saat ini.

Picnic: outdoor activities and quality time with the loved ones

Pernah ada periode dimana saya merasa piknik akan merampas waktu produktif saya. Ada juga ketakutan kehilangan opportunity bisnis saat saya sedang tidak bekerja. Dulu, bagi saya setiap waktu di luar meja atau tempat kerja adalah sebuah kerugian.

Belakangan saya mulai melihat bahwa produktivitas saya justru naik setiap kali saya pulang jalan-jalan. Kadang-kadang hanya pergi menginap di tempat yang sejuk di Bogor atau Bandung. Atau pulang kampung ke Bali atau Riau. Saya sering mendapatkan inspirasi bagus saat berada di luar ruangan. Memandang gunung di kejauhan. Ke taman bermain anak-anak. Melihat daun yang basah. Melihat seorang kakek menggendong cucunya dengan bahagia. Memandangi anak-anak saya kegirangan main di kolam renang. Saya bisa menikmati saat itu.

1*cBgAm7t1JsrFa4u_-QEgWw.png

At that kind of time, I could live at the present moment. I was content.

Your life is never off-track…

Dulu saya sering menyalahkan orang lain yang menyebabkan hidup atau karir saya tidak berjalan sesuai rencana. Saya sering menyalahkan diri sendiri karena tidak melakukan hal-hal yang menurut saya harus dilakukan. Sekarang ini saya mulai memahami bahwa hidup ini sering tidak berjalan sesuai rencana kita. Yang saya harus cari adalah, the meaning of it. What lesson could I take from that?

Ada orang yang berbuat salah atau menyakiti saya. Ya saya maafkan. Manusia tidak sempurna. Saya juga sering berbuat salah. Selain itu, banyak juga malah ribuan kebaikan orang lain yang tidak pernah saya hitung-hitung, kenapa kita malah menghabiskan energi pada satu atau dua kesalahan? Memaafkan membantu meringankan beban otak saya!

Piknik di alam terbuka bersama keluarga membantu saya untuk menghentikan otak yang selalu berlari cepat. Membantu saya untuk menghargai setiap detik berharga yang hadir saat ini. Bahwa penting menikmati hidup saat ini.

Menyadari semua yang berharga di menit ini, membantu saya untuk fokus pada apa yang bisa saya kerjakan sekarang. To work and live in the here in the now.

Mind like water.

Productivity Diary #3: Produktif dengan smartphone (GTD 201)

Cerita minggu lalu…

Salah satu keinginan terbesar saya adalah bagaimana menggunakan handphone pintar yang “setia setiap saat” bersama saya bisa menjadi external brain untuk meringankan beban otak beneran yang ada di kepala saya. Juga bisa menggunakan smartphone untuk menjadi alat produksi dalam pekerjaan (sehingga selalu disetujui istri kalau mau beli smartphone yang keren hihihi *evilgrin*).

Secara teori sangat memungkinkan. Kenapa?

Smartphone yang kita gunakan saat ini mempunyai kapasitas dan computing power yang lebih besar dibanding komputer yang digunakan oleh NASA meluncurkan manusia ke bulan di tahun 1969 (apakah benar sampai di bulan atau tidak, kita bahas kapan-kapan ya!). Intinya, selain kita pakai untuk email, messenger, facebook dan instagram, si telepon pintar ini berpotensi tinggi menjadi alat untuk produktif, karena ini adalah sebuah komputer yang bisa dikantongin. Dan pekerjaan saya kebanyakan bukanlah serumit rocket science :)

Secara teori, kita semua yang sedang membaca tulisan ini adalah James Bond atau Ethan Hunt dengan alat super canggih di kantong, hanya saja misi kita lebih mulia yakni mencari sesuap nasi untuk keluarga di rumah, bukan meledakkan musuh.

Dari pencarian saya untuk bisa menggunakan smartphone untuk produktif bekerja, saya akhirnya mengkombinasikan metode Getting Things Done (GTD) dengan 3 aplikasi andalan saya yakni: Trello, Evernote, dan Dropbox. Aplikasi ini saya pilih berdasarkan referensi, diskusi dan mencoba-coba. Yang jelas kriteria saya memilih adalah aplikasi yang berkualitas bagusgratis, dan berbasis cloud agar bisa digunakan di laptop dan handphone (baik yang berbasis Android maupun iOS).

Digitized — Getting Things Done (GTD 201)

Jika dilihat skema GTD 101 dari cerita minggu lalu, ini diagram GTD jika semua flow yang secara manual dengan post-it, sekarang saya transformasikan untuk menggunakan smartphone dan komputer. Saya menyebut ini sebagai versi GTD 201:

Bagaimana cara kerjanya?

Step 1: Capture

Pada dasarnya saya menggunakan Trello untuk menjadi papan “post-it digital” saya. Aplikasi ini diperkenalkan oleh sahabat saya Arthur Panggabean saat dia menerangkan ide-ide kreatif yang sedang dia kerjakan.

Papan post-it manual untuk inbox dari cerita minggu lalu, secara digital akan menjadi seperti ini jika menggunakan Trello:

Ingat, “inbox” dalam GTD adalah tempat kita menuangkan APAPUN yang ada atau melintas otak kita. Tujuannya, agar otak kita tidak overload karena terlalu banyak memikirkan berbagai hal dari yang penting, yang urgent, keluarga, ide bisnis baru, politik, sampai memikirkan siapa nama calon anak-nya Kim Kardashian.

Step 2: Clarify

Nah, setelah kita filter dan tanyakan, apa action yang diperlukan (atau jika tidak ada action), papan Trello saya sekarang menjadi seperti ini:

Step 3: Organize

Setiap hari, saya akan mulai untuk melihat Calendar. Yang menarik, Trello bisa disinkronisasi dengan aplikasi lain:

  • Untuk Bagian Calendar saya mengatur otomisasi untuk langsung masuk Google Calendar. Ini dengan pertimbangan kalendar di Google secara seamless bisa dilihat di berbagai device yang saya gunakan.
  • Untuk Wishlist/Maybe dan Referensi saya mengatur untuk secara otomatis masuk ke Evernote.

Untuk melakukan otomatisasi saya menggunakan aplikasi Zapier sekarang; alternatif lain adalah dengan apps bernama ifttt alias bikin “resep” if this than that.

Misalnya, saat saya menemukan online training bagus dari Stanford University yang berjudul How to Create Online Course, dengan membuat sebuah “kartu” di bagian Referensi,

secara otomatis (oleh Zapier) catatan saya itu akan disimpan di Evernote:

  • Untuk aktivitas yang masuk kategori Projects, ada dua langkah yang saya lakukan:

Pertama, membuat Checklist di dalam proyek seperti berikut ini:

Kedua, membuat direktori folder proyek di Dropbox, sesuai dengan nama proyek untuk menyimpan semua file proyek di dalam folder itu:

Intinya saya mencoba untuk membuat sebuah proses mengikuti alur GTD menggunakan aplikasi yang bisa diakses baik dengan smartphone ataupun laptop.

Mind Like Water…powered by a smartphone

Sekarang saya merasakan manfaat besar dengan mengabungkan metode GTD dengan kecanggihan telepon genggam, dan sampai sekarang masih terheran-heran bagaimana barang di tangan saya ini benar-benar bisa menjadi “otak kedua”.

Tujuan dari semua exercise saya diatas bukanlah untuk bikin hidup saya rumit. Kalau bikin susah, saya akan coba cara lain.

And this is not to impress anyone, walaupun mungkin saya sangat sering merekomendasikan cara ini kepada sahabat dan rekan kerja saya termasuk menulis artikel ini. Sharing dan tulisan ini bertujuan untuk mencari teman yang punya ide sama atau yang lebih simpel lagi.

Kenapa?

Tujuan saya adalah agar saya bisa memastikan semua yang terlintas di kepala saya terorganisir dengan baik, sehingga kepala saya bisa fokus pada hal yang penting untuk saat ini.

Being present and mindful. Live in the moment.

Kita lanjut minggu depan untuk topik, bagaimana menjadi produktif, otak yang tidak overload and being present.

Nantikan dan jangan lupa komentarnyaaaaaaaaa…..

Catatan penutup:

  1. Setelah merasakan manfaatnya, sekarang ini saya menggunakan layanan Dropbox dan Evernote premium (alias bayar). Biaya per bulan kira-kira secangkir kopi Starbuck, jadi menurut saya OK-lah.
  2. Ada yang bertanya: “bagaimana kalau handphone kita hilang? Hilang dong otak kedua kita?” Jawaban: “the beauty of cloud, datanya tersimpan di server dan di semua device kita.” Tapi ini juga berarti kita HARUS memastikan security setiap aplikasi dan device kita. Dalam hal ini saya sangat beruntuk mendapatkan ilmu Information Security Management dari salah satu klien saya.
  3. Diari ini berisi catatan struggle saya, bukan kisah sukses. Secara teknis masih banyak yang bisa diperbaiki. Secara hasil, sampai sekarang masih sering overload dan stress, walaupun jauh berkurang. Namanya juga hidup ya…;)