Tag Archives: productivity

Productivity Diary #2: Berkenalan dengan Metode GTD (GTD 101)

Cerita minggu lalu…

Seperti yang dikisahkan sebelumnya, melompat dari pekerjaan kantoran ke pekerjaan independen (“kerja sendiri”) ternyata membawa konsekuensi pada produktivitas yang cukup rendah karena berbagai godaan dan keteteran mengelola waktu.

Selain itu, memulai usaha sendiri membuat saya harus mengerjakan atau terlibat langsung dengan berbagai aspek dalam mendapatkan pekerjaan karena tim tidak selengkap seperti kantor pada umumnya. Mulai dari proposal, kontrak, eksekusi, invoicing, keuangan sampai pajak, dll yang semua mempunyai pernak-pernik printilan sendiri-sendiri. Belum ditambah dengan kesibukan sebagai orang tua dari anak-anak yang masih balita, urusan keluarga besar, sampai isu harian seperti macet dan riuhnya kota Jakarta dan sekitarnya. Tanpa disadari, beberapa pekerjaan mulai ada yang terselip, appointment yang terlewati dan otak yang selama 24 jam/7 hari berusaha mengingat semua hal yang harus saya ingat dan saya tangani.

Cognitive Overload, begitu para ahli menyebutnya. Terlalu banyak yang harus dihandle oleh pikiran kita dalam satu periode. Kelelahan, dan kekhawatiran ada yang missed membuat saya terjebak dalam ritme yang rusuh dan gila. Crazy busy life.

Untunglah dengan bantuan internet terutama situs Lifehack, saya bisa berkenalan dengan sebuah metode yang disebut Getting Things Done.

David Allen:”From Crazy Busy to Mind Like Water

Tentu saja saya termasuk sangat terlambat mengenal metode GTD karya David Allen ini (bukunya terbit tahun 2001). Bahkan untuk saat ini masih taraf mencoba sambil dipelajari. Coba bayangkan orang yang sedang belajar nyetir mobil…nah kurang lebih itu level saya untuk metode ini.

Tujuan diary ini untuk mengundang para suhu untuk membagi pengalaman (Secara kebetulan, minggu lalu saya bertemu dengan teman saya, Adhy Hosen, dan karena membaca posting minggu lalu, ia bercerita bahwa ia pernah mengikuti seminar GTD langsung dari pemegang lisensinya di Asia Pasifik. Minimum saya tahu ada tempat bertanya).

Ketertarikan saya terhadap GTD terutama karena pandangan David Allen tentang bagaimana otak bekerja. Menurutnya, kebanyakan orang menggunakan otaknya untuk memproses, mengingat, menganalisa segala hal yang perlu kita pikirkan dan kita lakukan. Juga memproses semua informasi yang memnorbardir otak kita. Akibatnya pikiran kita menjadi “penuh” alias crazy busy. Ideal-nya, kata Pak David ini, pikiran harus seperti air: Tenang, jernih, mengalir. Hanya memikirkan hal yang perlu kita pikirkan di saat ini. Mind like water.

Oleh karenannya ia merekomendasikan kita untuk membuat sebuah proses yang sistematis yang menjadi external brain kita. Bayangkan seperti mempunyai semacam external card untuk handphone kita yang memori-nya sudah pas-pasan dan mulai lemot :)

Intinya: saya harus bisa meng-capture dan menuangkan semua yang ada di pikiran kita ke dalam bentuk tertulis (manual atau digital) dan mempunyai struktur untuk mengghandle itu.

Tujuan utamanya adalah untuk memastikan otak kita tidak terbeban oleh terlalu banyak pikiran.

Dari buku Getting Things Done, saya menggambarkan ulang diagram berpikir metode GTD ini:

Step 1: Capture

Manfaat terbesar setelah saya mulai mengikuti flow ini adalah sebuah kebiasaan untuk “menangkap” dan menulis semua yang ada di pikiran saya. Itulah yang disebut sebagai “stuff” dalam diagram diatas. APAPUN yang muncul di kepala, TANGKAP dan TULIS. Awalnya saya menggunakan sticky notes/post it untuk menuliskan. Anggaplah dalam pikiran saya sedang kepikiran beberapa hal misalnya:

  • Proposal yang harus dibuat untuk Clien A
  • Invoice yang harus dikirim untuk Client B
  • Rencana mengisi/furnishing apartment untuk disewakan
  • Teman kantor lama ngajak buka bareng
  • Anak-anak ingin berlibur

Semuanya saya tangkap dalam post it, dan saya masukkan ke dalam inbox seperti gambar dibawah ini:

Tanpa kita tulis, pikiran-pikiran itu mungkin akan berputar-putar terus di kepala saya, dan akan bertambah banyak dengan ide-ide lain yang muncul. Inbox ini akan terus bertambah banyak, oleh karena itu saatnya masuk ke Step 2.

Step 2: Clarify

Selain pikiran terkait pekerjaan atau urusan rumah tangga, banyak sekali pikiran-pikiran atau ide-ide yang bermunculan. Baca buku inovasi, muncul ide. Lihat orang jualan batu akik dan sukses, jadi pengen jualan batu akik. Liat orang kaya karena korupsi, pikiran langsung emosi (dan ada sedikit penyesalan kenapa ngga ikut korupsi aja hahaha..).

Yang dulu belum saya jadikan kebiasaan adalah melakukan klarifikasi terhadap ide-ide dan pikiran saya, untuk melihat apakah ada ACTION yang bisa kita lakukan? Sekarang dengan GTD, ide-ide yang TIDAK ADA ACTION, langsung di BUANG, atau kita simpan di dalam folder Wishlist alias kapan-kapan dilihat lagi, ataupun saya simpan di folder Referensi kalau berupa informasi/dokumen/brosur yang menarik. Intinya buang atau taruh di tempat yang gampang. Terus LUPAKAN.

Untuk “stuff” yang perlu ACTION, pertanyaan pertama:

Apakah bisa dilakukan dalam 2 menit atau kurang? Kalau YA, just Do it. Dalam contoh diatas, misalnya mengirim Invoice ke Client B.

Jika perlu lebih banyak waktu, pertanyaannya apakah perlu kita delegasikan ke orang yang lebih tepat (Delegate) oleh karena itu masuk kategori Waiting for untuk kita cek dari waktu ke waktu (contohnya Furnishing Apartment, atau kita tunda (Defer) karena memang saatnya belum perlu (Calendar) contohnya Buka Bareng, atau kita tunda untuk menjadi Next Action setelah yang Do it selesai.

Jika action itu perlu persiapan dan beberapa langkah, maka saya akan masukkan dalam kategori Proyek. Dalam GTD, definisi proyek adalah apapun aktivitas kita jika tidak bisa dilakukan dalam sekali action. Dalam contoh saya, saya memasukkan aktivitas Proposal ke Client A dan Kids Holiday Trip dalam kategori Proyek. Kenapa? Karena dua-duanya perlu planning yang perlu beberapa kali diskusi, telepon dan merangkumnya.

Nah, sekarang isi pikiran saya berubah menjadi seperti ini:

Setiap hari saya akan memprioritaskan melihat “Calendar” hari itu, dan memprioritaskan bagian “Do it”. Setelah itu baru “Next Action” dan “Waiting For”.

Step 3 (Organize), Step 4 (Reflect), Step 5 (Engage) akan disambung minggu depan, karena untuk mengatur ini dalam dunia yang serba digital saya mendapatkan bantuan dari berbagai aplikasi terutama trio maut Trello, Evernote dan Dropbox.

The External Brain

Mungkin cara saya menggunakan metode GTD masih belum tepat. Namun sejak mulai membiasakan diri dalam pola berpikir dan bertindak seperti flow diagram diatas, saya mendapatkan manfaat yakni pikiran saya menjadi jauh lebih tenang.

Kepala yang dulu sering penuh, mumet dan mulai memperlihatkan tanda-tanda pikun (lupa appointment, 3 x ketinggalan handphone saat melewati scanner di 3 bandara yang berbeda, selalu lupa tempat parkir :)) lambat laun menjadi lebih sedikit beban-nya.

Sekarang saya mengandalkan otak kedua saya untuk menyimpan dan mengelola banyak hal, dan otak di kepala saya untuk hanya memikirkan hal terpenting di saat ini.

Mind like water? Belum. Masih Jauuuh…

Lebih happy? Sudah :)

Saya sambung minggu depan…jangan lupa komentar dan tips-tips/best practice-sharing nya. Tujuan saya adalah bisa lebih produktif, tidak terlalu pada metode atau aplikasi. Jadi semua gaya dan saran saya terima dan akan dicampur-campur sendiri ala bartender!

Productivity Diary #1: Memecat iPad + Atur Waktu Tepat

 

drive

 

Tulisan pertama tentang struggle saya mencari ritme kerja

Sejak memutuskan keluar dari pekerjaan kantoran yang normal, ternyata saya mengalami kesulitan dalam menyesuaikan waktu dan cara bekerja. Produktivitas yang saya pikir akan naik signifikan (karena menghilangkan waktu terbuang di jalan gara-gara macet) ternyata setelah bekerja independen malah cenderung sama atau kadang-kadang lebih jelek dibanding kerja kantoran!

Bekerja di kantor dengan ritme yang konstan (misalnya antara jam 9 pagi sampai jam 6 sore, dengan makan siang yang lamaaa dan kopi-gocip sore) ternyata masih bisa lebih produktif jika dibandingkan bekerja di rumah 24 jam tanpa perlu kemana-mana. Nah, lo! Teorinya sih, kerja dari rumah bisa jauh lebih produktif. Kenyataannya, di akhir hari saya sering melihat hasil kerja saya hari itu nol besar!

Sejak tiga tahun terakhir saya mulai lebih serius untuk mencari metode produktivitas yang sistematis. Setelah mencoba-coba beberapa sistem, akhirnya saya menggunakan metode Get Things Done (GTD) dari David Allen sebagai referensi utama, ditambah poin-poin pikiran Tim Ferriss dalam bukunya The 4-Hour Workweek. Dari situs blog Lifehack dan diskusi dengan teman-teman (khususnya Arthur Panggabean) saya mendapatkan tips dan aplikasi yang bisa saya gunakan mendukung metode GTD. Pada akhirnya sampai saat ini saya menggunakan trio maut: Trello, Dropbox dan Evernote.

Catatan ini saya buat sebagai dokumentasi pribadi dan mengundang pengalaman dan kolaborasi dari teman-teman yang mempunyai struggle yang sama. Contohnya saya ingin banget menggunakan aplikasi Slack sebagai tool kolaborasi dalam tim, tapi masih belum berjalan.

Productivity Diary ini saya akan bagi menjadi beberapa tulisan, yang dimulai dari keputusan saya berhenti menggunakan Ipad.

Memecat iPad

Kenapa? Karena tablet ini terlalu bagus. Penuh godaan untuk ngga produktif! Alat ini begitu bagus sehingga ibaratnya Arjuna bertapa digoda bidadari-bidadari, maka saya bekerja digoda iPad (dan juga bidadari-bidadari…hahahaha).

(image: Apple store)

Hasil observasi saya terhadap “alat-alat produksi” yang saya gunakan dalam bekerja sehari-hari (laptop, tablet, dan handphone) belakangan mulai tampak jelas bahwa iPad salah satu sebab produktivitas saya yang menurun. Bukan karena alat ini lemot atau usability-nya rendah, justru sebaliknya. Karena sangat nyaman digunakan untuk menikmati online content dengan speed yang sangat bagus.

Namun, produktivitas bagi saya adalah ada tangible output yang terukur. Karena perkerjaan utama saya adalah trainer/konsultan yang mulai menjajaki karir sebagai penulis/penerbit pemula, output yang penting bagi saya adalah presentasi/report untuk klien, materi training baru atau 1–2 halaman tulisan untuk buku atau blog. Harus ada hasil nyata.

Tablet keluaran Apple ini tidak banyak membantu saya.

iPad mempunyai tampilan visual yang sangat cantik sehingga godaan untuk mengkonsumsi input jauh lebih besar daripada kemampuan saya untuk menghasilkan output. Membaca timeline di Twitter atau Facebook terasa enak dan nyaman. Tanpa terasa sudah 2 jam hanya menelusuri berbagai komentar dan link. Youtube menyajikan kemampuan terbaiknya untuk menikmati banyak sekali content, dari yang inspiratif sampai sampah-sampah digital. Belum lagi aplikasi dengan desain keren seperti Flipboard dan Zite.

Sungguh bagi saya, tablet adalah alat pemuas nafsu konsumtif untuk informasi. Sewajarnya saya harus memecatnya.

Catatan:

1. Memecat iPad artinya saya tidak lagi menggunakan tablet ini dalam kegiatan kerja. Gadget ini masih rutin saya gunakan di saat yang sudah saya tentukan. Lihat tulisan dibawah.

2. Keputusan ini tentu bersifat pribadi, karena saya tahu banyak teman saya sangat produktif dalam menggunakan tablet. Ia bisa menggambar doodle atau sketsa untuk pekerjaan atau memberikan perintah kerja melalui Whatsapp atau email. Untuk saya, kombinasi yang pas adalah laptop dan handphone.

Atur Waktu yang Tepat

Selama bertahun-tahun saya memulai hari dengan cara yang salah. Sejak bekerja dan email digunakan sebagai komunikasi utama di kantor, saya memulai hari dengan membaca email yang masuk begitu sampai di kantor, memprioritaskan hal-hal yang harus di follow up segera dan membalas email-email penting. Malah begitu email kerja disambung ke laptop atau device yang bisa dibawa pulang, saya membaca email begitu bangun dari tempat tidur.

Rasanya selalu ada urgency untuk cepat mendapat informasi.

Sejak dunia sosial media marak, selain membaca-membalas email, pagi-pagi saya juga diselingi membaca celotehan teman-sahabat-idola di linimasa. Kadang-kadang pagi-pagi langsung panas atau bete karena membaca berita korupsi atau posting yang ditulis oleh orang yang mengidap dengkul-migren kronis.

Menurut Tim Ferris dan banyak artikel di Lifehack, kebiasaan diatas adalah a waste of energy!

Menurut orang-orang yang produktif, waktu paling berharga setiap manusia adalah dalam 2 jam saat kita bangun tidur, karena otak kita masih sangat segar. Bagi yang terbiasa bangun pagi, momen setelah bangun pagi adalah waktu yang sangat penting.

Menggunakan untuk membaca email dimana ada isu-isu kecil disana-sini yang membawa energi negative akan merusak mood kita, karena langsung kita masuk dalam suasana serba cepat dan serba rusuh. Tidak sempat berpikir tenang, seperti yang saya selalu rasakan.

Di pagi hari (tepatnya subuh), umat Muslim melakukan shalat. Ini contoh memulai hari dengan cemerlang. Dalai Lama melakukan meditasi disusul lari di treadmill dan ritual berdoa ala Buddha Tibet. Tim Ferris memulai dengan meditasi.

Kalau saya simpulkan, yang saya lihat dari semua habit diatas, terlepas dari agama atau apa yang kita percaya setelah bangun tidur harus saya mulai dengan keheningan dan waktu intim dengan diri sendiri.

Setelah itu baru mulai menjawab pertanyaan penting ini.

Apa yang harus saya lakukan pertama pagi ini?

Sekali lagi Tim Ferris memberikan tips yang menjadi pegangan saya saat ini. Setelah silent moment beberapa menit, kita mulai hari dengan mengajukan satu pertanyaan penting ini:

“Aktivitas apa yang kalau saya lakukan pagi ini sampai selesai, itu akan membuat sisa hari saya akan jauh lebih ringan?”

Ibaratnya, kalau kita terpaksa ngga ngapa-ngapain setelah yang kita kerjakan pagi ini, setoran hari ini udah beres! Tidak ada hal penting yang mengganjal pikiran.

Pertanyaan ini membantu saya untuk selalu membuat prioritas di pagi hari diantara jam 5 sampai jam 7 pagi, untuk memanfaatkan waktu saya yang paling produktif. Setelah jam 7 pagi tentu saja masih banyak yang harus dilakukan, namun sebelum jam 7 pagi, pekerjaan terpenting hari ini harus sudah saya lakukan. Pekerjaan atau ide yang muter terus di kepala. Invoice yang harus dikirim. Laporan selesai proyek. Atau draft buku yang belum sempat dilanjutkan.

Sampai detik saya menulis ini, saya masih struggling menjadikan ini sebagai kebiasaan; artinya, masih bolong-bolong.

Namun manfaatnya sudah mulai terasa. Tidak ada lagi perasaan terburu-buru karena banyak masalah yang harus diselesaikan gara-gara saya membaca email dari handphone begitu bangun tidur. Membaca email saya lakukan secara sepintas setelah jam 7 pagi, dan baru mulai lebih detail diatas jam 9 pagi. Antara jam 7 sampai jam 9 saya coba untuk olahraga misalnya jalan kaki atau hanya exercise ringan di rumah.

Sosial media saya berikan waktu sebagai pengisi waktu. Menunggu mandi*, saat lagi bengong di perjalanan (di mobil, kereta), atau saat santai setelah makan siang atau di sore hari.

Untuk sosial media, saya mengikuti petunjuk untuk mengambil jarak. Don’t keep up, just catching up later.

Jika ingin saya simpulkan, untuk bisa produktif saya harus bisa menggunakan energi saat masih fresh untuk pekerjaan paling penting di hari itu. Sebuah aktivitas yang menghasilkan output yang tangible.

Email dan sosial media adalah hal yang menjadi detractor utama saya. Selalu ada keinginan untuk mengintip sedikit, tapi lalu terjebak untuk berlama-lama. Walaupun penting untuk diakses, tapi tidak perlu dilakukan sebagai hal pertama di saat kita masih segar.

Catatan:

1. Mengakses sosial media sambil menunggu mandi bisa berakibat pada waktu mandi yang semakin tertunda… :)

2. Waktu produktif setiap orang berbeda-beda, karena ada orang yang lebih produktif pagi hari (contohnya saya) dan sudah kelelahan di sore hari. Ada yang baru bangun jam 10 pagi setiap hari, namun bisa produktif di malam hari. Intinya adalah gunakan energi terbaik kita untuk hal yang paling penting dan menghaslkan output nyata.

3. Mayoritas orang kemungkinan mempunyai ritme yang mirip dimana pagi hari digunakan untuk persiapan dan perjalanan ke kantor; namun, tetap prinsipnya sama, hal pertama yang perlu dilakukan di kantor adalah bukan membaca email, tapi mengerjakan prioritas terpenting di hari itu.

Catatan berikutnya adalah tentang metode Get Things Done (GTD) dan bagaimana saya menggunakan aplikasi digital untuk pekerjaan saya.

3 past business mistakes you shouldn’t repeat in 2011

1. never sacrifice your customers AND your employees

your happy customers are the ones who pay you, and your employees are the one who make the customers happy

in the middle of crisis, it’s easy to find some money by cutting some benefit to the customers or cut the training budget.

don’t do that!

once you cut budget from the benefit of customers or employees, you just start your doom loop. not very long, either your company will be closed or sold.

2. want productivity? find it properly

again, when cash is rare, it is tempting to find the cash from your growth & intangible investment: training,new product/R&D, quality improvement efforts, and  advertising/branding

you should not take those easy way rather find it diligently by walking through your overall process and the total cost.

for instance:

does the current sourcing method while give you short therm lower price, but in the long term give you more expensive total cost?

does the decision to cut your advertising, while it give you immediate cash, that will make the overall business strategy in danger?

3. in the middle of the storm, you got to be open

crisis creates panick attack for everybody

if the business leader(s) keep their mouth shut, the rumors/gossips will take over the leadership. employee insecurity and unhappiness increase….customers are upset

reverse that loop by start communicating honestly