Tag Archives: scaling up

Berapa jumlah pegawai yang pas dalam satu team?

Sebuah perusahaan kreatif diawali oleh satu orang pemuda yang suka fotografi dan membuat video. Lama-kelamaan perusahaannya berkembang menjadi perusahaan iklan/kreatif, dan tumbuh dari satu orang menjadi lima orang, sampai menjadi dua puluh orang. Lalu terjadi hal-hal yang menjadi momok para entrepreneur: pekerjaan menjadi lambat, karyawan tidak produktif, sering bingung dengan siapa yang mengerjakan apa, serta menghabiskan banyak waktu untuk meeting dalam rangka berkoordinasi. Dalam sebuah diskusi dengan sang owner/CEO, saya mendapat pertanyaan yang menjadi judul tulisan ini. Berapa sih jumlah yang pas dalam satu team? Bagaimana mengatur organisasi yang tepat?

Secara naluriah, perusahaan-perusahaan yang baru tumbuh akan menghindari penambahan hirarki, dan cenderung menjaga agar struktur organisasi tetap datar, alias menghindari keperluan middle-manager. Kalau bisa, misalnya punya karyawan 15 orang, semuanya melapor ke Direktur Utama/CEO, yang juga merangkap Direktur Bisnis/Marketing, Direktur Operations, dll. Hal ini sangat wajar, karena menambah hirarki berarti menambah biaya, karena mungkin harus merekrut orang lebih banyak.

Pada awalnya saya termasuk yang percaya dengan pendekatan organisasi yang lebih flat ini, terutama karena latar belakang saya dari korporasi besar, yang justru penyakitnya lambat karena terlalu banyak hirarki dan middle management (lah gimana… satu kantor isinya manajer semua…ada asisten manajer, manajer, manajer senior, dll dsb).

Namun belakangan saya melihat contoh nyata bahwa organisasi yang terlalu flat, dimana seorang leader membawahi terlalu banyak direct report juga menjadi berbahaya secara organisasi: kualitas menurun, proses lebih lama, dan yang paling “seru” adalah sang pemimpin menderita stres berkepanjangan.

Dalam buku Scaling Up Excellence karya Robert Sutton dan Huggy Rao, saya mendapatkan istilah cognitive overload untuk menggambarkan cerita diatas. Seorang manusia, mempunyai kapasitas memori tertentu di dalam otak untuk memproses sekian banyak hal dalam pikirannya. Semakin banyak orang (dan masalah) yang harus dihadapi, semakin banyak proses yang berjalan di otak kita dan akhirnya mengakibatkan otak kita kelebihan beban. Cognitive overload.

Hasilnya tentu saja menurunnya kualitas keputusan kita (bad decision, blind spot) dan juga kualitas hidup kita (stress, unhappiness).

Jadi bagaimana menghindari cognitive load dalam organisasi, terutama startup dan perusahaan yang sedang tumbuh?

Rule of Thumb Sederhana

Ahli psikologi George Miller, di tahun 1956, mengemukakan teori yang sangat terkenal yang sering disebut Rule of 7 yakni “short term memory manusia bisa mengingat kurang lebih 7 hal, plus minus 2″. Dengan kata lain, otak manusia mengingat dengan sangat baik 5-9 hal dalam ingatan yang singkat.

(image from shutterstock)

Meneruskan angka ajaib 7 dari Miller, seorang ahli organisasi bernama J. Richard Hackman, menyatakan jumlah yang paling efektif dalam satu team adalah antara 4 sampai 6.  Jika anda mempunyai direct report lebih dari 9, permasalahan karena koordinasi dan komunikasi meningkat secara eksponensial.

Di perusahaan Intuit, CEO Brad Smith mempunyai Two Pizza Rule: “jumlah anggota tim tidak boleh lebih banyak dari jumlah yang diperlukan untuk menghabiskan dua pizza”.¬†Banyak organisasi yang dikenal sangat efektif misalnya tactical SEAL team atau McKinsey engagement team dikabarkan juga mengikuti aturan diatas.

Aplikasi Praktis

Secara praktis, jika anda sedang memimpin organisasi yang sedang tumbuh dengan cepat baik secara bisnis dan jumlah orang, menambah hirarki dengan memastikan setiap jumlah anggota antara 4-6 dipimpin oleh seorang leader, bisa membantu anda menghindari cognitive overload dan juga menghindari kebingungan/frustrasi karyawan anda yang sering timbul saat seorang pemimpin meng-handle terlalu banyak direct reports.

Jadi hirarki tidak selalu buruk. Selain itu, mungkin kita tidak perlu khusus menghire middle-manager, namun melihat potensi diantara direct report kita yang bisa diberikan tugas menjadi semacam team leader yang kita persiapkan sebagai pemimpin dalam organisasi kita.

Tentu saja tidak ada jalan yang mudah; artinya rule of thumb tetaplah hanya panduan. Tetap sebagai seorang pemimpin kita perlu melihat workload secara keseluruhan dan mengerti proses secara detil sebelum menetapkan struktur organisasi terbaik untuk kita.

Bob Sutton dan Huggy Rao kurang lebih mengatakan, menambah dan mengurangi (segala hal) akan menjadi kegiatan utama dalam mengembangkan bisnis :D

(photo by shutterstock)