Tag Archives: simplicity

Ingin memecahkan masalah? Ini tips praktis untuk bisa mulai sekarang

Setiap orang punya masalah, dan semua orang ingin memecahkannya.

TAPI,

tidak semua orang berhasil. Malah, banyak yang belum mulai mencoba.

Sekarang ini kita sering mendapatkan motivasi dan inspirasi untuk memecahkan masalah. Semangat menyala. Tapi tidak mulai juga. Ada yang mencoba, tidak berhasil. Terus api padam.

Kenapa?
Karena selain semangat dan motivasi, kita perlu tahu CARANYA.

Jadi ini caranya.

A. Pahami prinsip untuk menjadi problem solver.

Ada banyak yang mengajarkan prinsip menjadi problem solver, tapi saya ingin menyampaikan yang paling sederhana, meminjam ilmu dari pohon kelapa.

(ilustrasi karya Endang/Impro)

(ilustrasi karya Endang/Impro)

1. Selalu ciptakan manfaat.

Karena masalah banyak disekitar kita, usahakan kita bisa hidup kayak pohon kelapa. Bisa ngasi manfaat dimana saja kita berada. Masalah itu ibaratnya kayak TTS yang nunggu diisi. Susah, tapi menantang..ya kan?

2. Sederhanakan

Banyak hal timbul karena dibuat ribet. Kenapa juga kita antri check-in pesawat, setelah itu harus antri bayar airport tax. Jadi masalah banyak yang bisa dipecahkan hanya dengan mencoba menyederhanakan apa yang kita lihat ribet. Kita kudu kayak pohon kelapa yang simpel dan lurus. Makanya tinggi. Jadi kita bisa mulai dengan menyederhanakan pikiran kita sendiri lho…mau mulai aja kita suka ribet. Mending kita mulai sesuatu yang sederhana tapi bisa dilakukan hari ini, daripada mikirin yang ideal, tapi ngga pernah mulai.

3. Kolaborasi

Pohon kelapa itu akur dan tumbuh dalam rumpun. Demikian juga para pemecah masalah, harus sadar bahwa solusi lebih gampang diciptakan dengan kerjasama.

Jika ingin membaca lebih banyak tentang prinsip ala kelapa ini, bisa terjun ke link ini.

B. Pelajari jurusnya

Jurus untuk memecahkan memecahkan masalah ada banyak, seperti layaknya bela diri, ada karate, silat, kungfu, dan banyak lagi.

Dalam memecahkan masalah ada yang namanya Six Sigma dengan jurus DMAIC (Define-Measure-Analyze-Improve-Control), Quality Management dengan jurus PDCA (Plan-Do-Check-Action), ada yang disebut 8 langkah Toyota Business Practices, dan banyak lagi.

Karena ingin simple, saya bikin jurus sendiri yakni IDDE. Inginnya jurus ini bisa dipelajari dan diterapkan hanya dengan baca blog ini dan ngga usah pakai training!

Apa itu jurus IDDE?

1. Identify

Jurus pertama, identifikasi masalahnya dengan baik. Apa sih yang menjadi masalah kita sebenarnya? Jika masalah banyak sekali, yang mana yang paling penting untuk dipecahkan? Yang mana yang paling gampang untuk dimulai hari ini? Yang penting, apapun masalah yang ada, kita harus yakin bahwa kita bisa mencari solusinya.

Contohnya, masalah yang bikin saya pening minggu ini adalah saya sering menghabiskan waktu mencari-cari dokumen dan file di komputer. Kadang-kadang bisa habis waktu 2 jam untuk mencari 1 file. Setelah saya identifikasi lebih lanjut, ternyata ini gara-gara cara saya mengatur file tidak teratur dengan baik. Kadang-kadang saya simpan di folder yang saya beri nama project, nama perusahaan, dan macam-macam cara lain yang kadang juga bercampur dengan koleksi lagu :)

Screen Shot 2014-01-28 at 7.43.18 PM

2. Design

Jurus berikutnya jika kita sudah berhasil mengidentifikasi masalah adalah mulai merancang solusinya.

Dalam contoh saya, saya mendesain cara penyimpanan file yang lebih terstruktur. Dengan memanfaatkan pertemanan, saya bertanya pada teman-teman yang saya lihat jauh lebih sibuk tapi selalu efektif, tentang bagaimana mereka bisa mengelola file mereka. Dengan kolaborasi kita tidak perlu reinvent the wheel!  Dari beberapa saran yang bagus, saya mencari yang simpel. Folder-folder saya buat agar berurut dan mempunyai standar penamaan. Jadi ada folder khusus pekerjaan dengan nama project, klien, dan juga personal. Semua diatur agar gampang disimpan dan diakses kembali. Ini desain yang baru:

Screen Shot 2014-01-28 at 7.44.50 PM

3. Do

Jurus ketiga adalah ikut moto dari Nike: Just do it!
Lakukan segera. Mungkin solusi kita mujarab, mungkin juga ngga…tapi hanya dengan melakukan kita bisa tahu hasilnya. Jika gagal, coba dilihat jurus Design, mungkin perlu disempurnakan lagi. Jika sudah berhasil, mari kita lihat hasilnya.

4. Evaluate

Nah, jurus terakhir adalah langkah evaluasi. Kita perlu lihat, apakah dengan cara yang baru, masalahnya sudah hilang. Apa buktinya? Apakah kita melihat perubahan? Dan yang paling penting, bagaimana kita memastikan agar improvement ini bisa terus terjaga? Bagaimana caranya agara masalah yang sama tidak terjadi lagi.

Dalam contoh saya, dengan cara penyimpanan folder yang baru ini, saya selalu menyimpan dan mencari file apapun dengan gampang. Tidak ada yang lebih dari 5 menit sekarang ini. Tentu saja agar perbaikan ini tidak hilang di kemudian hari, saya perlu buat standar dan dokumentasi. Caranya? Ya menulis blog ini :P

Nah, itu tips menjadi problem solver. Yang penting diingat adalah prinsipnya,

Pertama, jika melihat masalah, apalagi terkait pekerjaan, segera kuatkan niat untuk memulai cari solusinya. Yang kedua, cari cara yang sederhana untuk memulai dan menyelesaikan. Dan ketiga, manfaatkan teman dan network dalam mendapatkan solusi. Dengan kolaborasi banyak hal bisa diselesaikan.

Jurus-jurus IDDE ini cukup sederhana untuk digunakan untuk memecahkan masalah di sekitar kita.

Mau mulai hari ini?

Klik untuk tweet post ini

Tweet: Ingin memecahkan masalah? Ini tips praktis untuk bisa mulai sekarang! http://ctt.ec/8MEb0+ #simplicity101

manifesto #simplicity101: let’s bring back simplicity & fun in problem solving

Dude, where’s the fun?

Sudah sejak lama saya melihat bahwa usaha pemecahan masalah dan mencari solusi di berbagai organisasi menjadi terlalu serius, kaku, dan bersifat formalitas. Banyak juga yang orientasinya lebih pada sertifikasi dan paper work. Sebenarnya tidak ada yang salah juga, tapi lama-kelamaan orang tidak merasakan lagi kesenangan, inovasi, dan kreativitas dalam mencari solusi.

Tool dan metode seperti process mapping, brainstorming, apalagi menggunakan statistik terdengar membosankan…

Cost Saving, Efisiensi, Productivity Improvement malah menjadi menakutkan?

Jadi siapa yang menghilangkan seluruh unsur fun di dalam problem solving?

It was FUN, It is FUN, It’s supposed to be FUN

Problem solving seharusnya menyenangkan. Dulu orang mendapatkan kesenangan dengan memecahkan masalah paling berat di tempat kerjanya.

Dan pada dasarnya manusia adalah mahluk serba ingin tahu yang gemar memecahkan masalah, bukan?

Siapa yang doyan mengisi Teka Teki Silang? Sudoko?

Siapa yang gemar tebak-tebakan? Bermain video games?

Bukankah itu problem yang kita pecahkan untuk medapatkan kesenangan?

Jika kita senang memecahkan teka-teki, mengapa mencari solusi di sekitar kita tidak bisa menyenangkan?

Kita bisa memulainya dari sekarang.

Manifesto simplicity#101

fresh-water

Let’s simplify and improve things around us, especially in workplaces.

Caranya?

1. Lihat sekeliling, sederhanakan segala sesuatu mulai dari hal yang paling sederhana.

  • Membuat presentasi yang rumit dan panjang? Bisa ngga dipersingkat dan lebih simpel?
  • Bekerja di perusahaan yang membuat aturan berbelit? Coba dicari bahasa yang lebih gampang?
  • Proses approval sampai 5-6 level? Bisa ngga di sederhanakan?
  • Membawa 3 handphone, 1 tablet, dan 1 laptop di tas? Hmmm….kebanyakan ya?

2. Gunakan bahasa visual

Dengan menggabungkan gambar dan text, kita bisa membuat komunikasi yang lebih sederhana tapi berbobot. Banyak isu dan masalah bisa diselesaikan HANYA dengan memvisualisasikannya.

3. START NOW, have some fun

Just do it.now.

Bagi anda yang tertarik dan punya ide yang sama di twitterland, gunakan #simplicity101 dalam tweet anda, follow @gedemanggala dan @coconutprincipl

Yuk, kita bantu CEO dan eksekutif kita

Wah apa ngga kebalik?

Mungkin itu pertanyaan sebagian besar dari kita yang bekerja sebagai karyawan di berbagai organisasi atau perusahaan dimana saja.

Tapi, tahukan anda bahwa CEO, para pengambil keputusan, eksekutif, manajemen selalu dibombardir oleh berbagai macam isu setiap saat?

Tahukah anda bahwa kebanyakan manajer serta pemimpin diberbagai organisasi tenggelam dalam lautan informasi yang datang bagai air bah?

Bisakah kita melihat bahwa atasan dan CEO kita selalu dalam kondisi yang penuh kerumitan? Complexity?

Insight ini saya dapatkan terutama dari buku karangan Henry Mintzberg yang berjudul Managing serta saya validasi sendiri berdasarkan interaksi dengan banyak pemimpin di berbagai perusahaan. Mintzberg, pakar manajemen yang cukup dihormati ini menuliskan tentang bagaimana para eksekutif, manajer, dan CEO menjalani hari-harinya. Menurut profesor di sebuah universitas di Kanada itu, jabatan pemimpin bukanlah seperti yang dibayangkan orang, yakni seorang pemikir yang bisa meluangkan waktu untuk merencanakan hal-hal “strategis”, melainkan kebanyakan dari mereka justru harus pontang-panting membagi waktu antara satu isu ke isu lain.

Yang menarik (dan tentu saja memberi kredibilitas) terhadap klaim diatas adalah bahwa Mintzberg melakukan observasi langsung (alias “go to gemba”) terhadap para eksekutif yang dipilihnya dari berbagai organisasi: perusahaan global, bank, rumah sakit, pemerintah, sampai pemimpin LSM. Dan ini dilakukan di awal tahun 70-an yang diulangi lagi di era 2000-an. Hasilnya tidak banyak perubahan, bahkan di era ini eksekutif makin susah membagi waktu.

Kesimpulan dari Mintzberg:

CEO dan eksekutif secara rata-rata hanya mempunyai span waktu 9 menit untuk fokus di satu masalah; sebelum harus pindah fokus ke masalah lain. Dengan kemajuan teknologi, seorang atasan bukannya lebih rileks, melainkan justru makin sibuk.

Ilustrasi, 2 jam pertama di hari Senin seorang CEO

Sebagai ilustrasi, berikut saya gambarkan hidup seorang eksekutif (yang mewakili kebanyakan manajer atau CEO) yang saya ambil dan gambarkan berdsarkan ilustrasi yang dibahas dalam buku Mintzberg, dengan interpretasi cukup bebas. Anggaplah kita sedang mengobservasi Dian, seorang CEO di sebuah perusahaan global.

Pada hari Minggu malam, Dian sudah merencanakan hal-hal yang menjadi fokus dan strategi untuk minggu kedepan.

Hari Senin pagi ia mulai duduk di kantor, ketika sebuah telpon masuk. Ternyata salah satu pekerja mengalami kecelakaan di lingkungan pekerjaannya. Dian menghabiskan beberapa waktu untuk mengerti apa yang terjadi serta menginstrusikan bagian yang terkait untuk melakukan investigasi. Ia teringat akan fokus yang sudah ia rencanakan..

Segera ia membuka kalendar untuk melihat schedule, dan baru sadar ia sudah 10 menit terlambat untuk menghadiri presentasi  sebuah proyek penting. Sambil melihat jadwal hari ini, wanita karir ini sempat melirik sebuah email dengan tanda high importance dan membaca cepat sebentar, ia  mendapat email  dari CFO bahwa budget Marketing sudah overrun 30% bulan ini tanpa hasil memuaskan dari sisi penjualan. Sebelum ia memikirkan apa yang harus ia lakukan, sekretarisnya mengingatkan ia untuk segera ke ruang meeting mengingat seluruh eksekutif dan team yang akan presentasi menunggu kehadirannya. Segera ia bergegas, sambil berjalan ia membaca sebuah SMS di telpon selular yang mengabarkan minggu depan sebuah team dari kantor pusat (headquarter) akan datang berkunjung.

Dian mencatat dua hal itu dalam pikirannya: masalah budget dan kunjungan kantor pusat ke dalam daftar yang ia mesti fokus; list-nya sudah sangat panjang hari ini.Sepertinya ia tidak akan sempat memikirkan strategi perusahaan…

Segera ia duduk di dalam ruangan meeting dan mempersilahkan sang pemimpin proyek memulai presentasinya.  Setelah mengikuti sekitar lima slides yang mulai tampak bertele-tele, wanita ini menginterupsi dan menanyakan berapa slides yang dipersiapkan oleh presenter dan meminta untuk langsung ke inti permasalahan.Dian merasa tidak sabar dan tidak punya waktu untuk mendengarkan hal-hal yang ia tidak ingin tahu. Bahkan sang presenter tidak bisa menjawab pertanyaan penting: kapan proyek ini akan selesai? Pertanyaan sederhana itu dijawab dengan grafik yang rumit dan berputar-putar.

Dian, sang CEO, memutuskan untuk menghentikan meeting dan meminta team untuk mempersiapkan lebih baik. Ia ingin segera bertemu dengan CFO dan Direktur Marketing untuk membahas budget; ia ingin segera juga bertemu dengan beberapa Direktur terkait untuk mempersiapkan kunjungan tamu headquarter…

Nah…bagaimana gambaran diatas, para eksekutif dan CEO, sounds familiar?

Bagaimana kita para karyawan bisa membantu CEO dan para manajer?

Daripada kita hanya membuat para CEO dan atasan kita sebagai bahan obrolan yang tak habis-habisnya karena “strategi yang keliru”, “perusahaan kita dipimpin oleh orang yang tidak becus”, “wah bos gue ngga sabaran banget, baru juga slide ke 2 udah disuruh selesai”, ataupun “bos gue orangnya amnesia, padahal baru minggu lalu dijelasin detil, sekarang udah lupa, dan lain-lain”, ada cara lain untuk membantu memberi solusi dan bukan masalah.

Intinya adalah: kita harus membuat segala hal simpel bagi CEO dan para pengambil keputusan. Ingat, mereka berada di pusat kerumitan yang terjadi di perusahaan kita.

Bagaimana caranya:

1. Jika kita membuat laporan atau presentasi, SELALU membuat executive summary di awal, yang berisikan pokok-pokok penting berikut:

  • Business Case: kenapa sang CEO mesti mendukung apa yang kita sampaikan/usulkan? Apa gunanya? Misalnya: market share perusahaan kita turun dari 20% di 2011, menjadi 15% di 2012.
  • Goal: apa yang ingin kita capai. Misalnya: mengembalikan market share ke angka 20% di tahiun 2013
  • Timeline: kapan kita ingin ini terjadi? kapan dimulai? Misalny: Improvement di mulai Jan’13, target sudah tercapai di Jul’12
  • Cost-Benefit Analysis: berapa biaya yang mesti dikeluarkan? Apa untungnya dalam return (ROI) atau % profit? Misalnya:  Cost IDR 500 juta, dalam 3 tahun diperkirakan return on investment (ROI) 25%
  • High level action: apa inti aktivitas yang akan kita lakukan? Bagian yang ini tidak perlu bertele-tele, cukup poin utama saja. Misalnya: Kita akan mengurangi waktu delivery kepada pelanggan dan menambah satu fitur unggulan.

2. SELALU gunakan angka, grafik, gambar; kurangi kata-kata yang tidak perlu. CEO dan eksekutif hanya punya 9 menit sebelum pikirannya pindah ke lain topik , ingat! :)

Contohnya, jika anda seorang pegawai perusahaan telekomunikasi yang ingin meyakinkan atasan anda untuk menghentikan penjualan produk bundling dengan Blackberry, bisa menyajikan grafik ini :) Ingat, tidak perlu ribuan kata, cukup satu grafik dan beberapa kalimat penjelasan seperti diatas.

3. Latihlah Elevator Speech: sempatkan waktu untuk setiap hal yang ingin kita “jual” atau ajukan selalu buat kerangka pikiran yang bisa disampaikan kurang dari 15 detik.

Jangan menyampaikan kalimat berikut kepada seorang top managemnent:

” pada dasarnya seperti yang kita ketahui bersama, ada beberapa hal yang perlu kita pertimbangkan dalam mengambil arah dan tujuan perusahaan yang kita cintai ini. Bahwasanya marketshare Blackberry (RIM) semakin turun dimana daripada pesaingnya yakini tak lain dan tak bukan adala produsen iPhone yakni perusahaan yang berpusat di Cupertino yang didirikan dari sebuah garasi orangtuanya oleh anak muda bernama Steve Jobs telah mengalami peningkatan konsisten, sehingga..”.TEEEEEEEEET  WAKTU HABIS!

Sampaikan dengan kalimat kira-kira seperti ini:

“Bu, dalam 6 bulan terakhir, saham RIM (Blackberry) terus menurun dalam rate 5%, sementara Apple tumbuh 8% dalam periode yang sama. Ini menunjukkan reaksi market terhadap kedua produk itu. Menurut saya, sebaiknya kita beralih dari Blackberry ke Apple, saya punya data dan strategi yang bisa saya share jika Ibu ada waktu.Oh ya, jika kita beralih ke Apple market share kita bisa tumbuh 2.5% dalam setahun ke depan.”

Sekali lagi, kita perlu bantu manajemen kita dengan selalu menyampaikan informasi dan strategi secara sederhana.

Jangan menambah kerumitan…

Bagaimana menurut teman-teman pembaca?